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9. Mai 2018 — 6 Minuten Lesezeit

3 Möglichkeiten, Ihre Arbeitswoche zu überdenken

Sie verbringen viel Zeit am Arbeitsplatz und haben sich inzwischen schon daran gewöhnt. Aber kommen Sie sich nicht manchmal vor wie im Gefängnis? Wäre es nicht viel schöner, wenn Sie das Gefühl hätten, sich bei der Arbeit frei entfalten zu können?

Ich möchte Ihnen drei Schritte ans Herz legen, die Ihnen dabei helfen können. Lernen Sie, Ihre Arbeitswoche neu zu strukturieren, damit Sie Ihre Energie nicht länger mit unnötigen Dingen verschwenden, sondern im richtigen Moment kreativ einsetzen können.

1. Arbeiten Sie zielorientiert

Machen Sie sich bewusst, was Sie in Ihrer Karriere oder zunächst einmal im kommenden Jahr erreichen wollen, und setzen Sie sich Zwischenziele. Gehen Sie dann gezielt die strategischen Schritte, die Sie dort hinführen werden. Der Autor Jack Canfield vergleicht dieses Vorgehen mit einer nächtlichen Autofahrt: Sie können zwar immer nur so weit sehen, wie die Scheinwerfer strahlen, aber trotzdem können Sie jedes Ziel erreichen.

Angenommen, Sie möchten eines Tages CFO eines Unternehmens der Fortune 500 werden, arbeiten derzeit aber noch als Bankangestellter am Kassenschalter. Ihre drei Ziele für das kommende Jahr könnten dann sein, die Service-Auszeichnung in Ihrer Filiale zu verdienen, zum Supervisor befördert zu werden und sich für eine Weiterbildung zum Rechnungsprüfer anzumelden. Daraus lassen sich die drei wichtigsten Ziele für die kommende Woche ableiten. Diese wiederum teilen Sie in drei wichtige Aufgaben für jeden Wochentag auf. Erfüllen Sie diese Ziele und gehen Sie für die nächste Woche genauso vor.

Ein digitales Aufgabenmanagement-System wie Trello oder ein simpler Taschenplaner kann eine wichtige Stütze sein, um Ihre Ziele und Fortschritte im Blick zu behalten – nutzen Sie einfach die Hilfsmittel, mit denen Sie sich am wohlsten fühlen. Legen Sie Ihre langfristigen Ziele fest und feiern Sie jeden Meilenstein, den Sie erreichen.

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2. Teilen Sie sich Ihre Aufgaben und Ihre Zeit sinnvoll ein
Wir brauchen ungefähr 25 Minuten, um in eine Aufgabe zurückzufinden, die wir unterbrochen haben, oder uns in eine neue hineinzudenken. Darum ist es ratsam, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen, damit wir uns nicht ständig neu einarbeiten müssen. Probieren Sie es aus, indem Sie sich über einen längeren Zeitraum auf eine Beschäftigungsart beschränken – verfassen Sie beispielsweise alle Blog-Beiträge für einen Monat am Stück anstatt einzeln.
Eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Aufgaben nach „öffentlich“, „privat“ oder „persönlich“ zu gruppieren. „Öffentliche“ Aufgaben wie Meetings, Telefonkonferenzen und Präsentationen mit Kundenkontakt erfordern den Umgang mit Menschen, also extrovertierte Energie. Für „private“ Aufgaben wie Schreiben, Nachdenken und Planen brauchen Sie in der Regel ungestörte Konzentration. Die „persönliche“ Zeit liegt außerhalb der Arbeit und dient der Erholung.
Achten Sie darauf, welchen Arbeitsaufgaben (oder Freizeitaktivitäten) Sie wann nachgehen, um die Zeit, in der Sie die meiste Energie haben, effektiv zu nutzen. Der frühe Vogel mag vielleicht den Wurm fangen, dafür können Nachteulen im Dunkeln jagen. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre eigenen Stärken kennen, um sie gezielt für den Erfolg einzusetzen. Vielleicht ist Ihre zwischenmenschliche Dynamik oder Ihr strategisches Denken früh morgens am stärksten, vielleicht bei Mondlicht oder gerade dann, wenn der Rest Ihres Teams ins Nachmittagstief fällt. Versuchen Sie, sich Ihre Aufgaben so einzuteilen, dass sie Ihrem optimalen Biorhythmus entsprechen.
Es könnte auch sein, dass Sie Ihre Zeit und Energie am besten nutzen können, wenn Sie sich einen Tag in der Woche ohne Unterbrechung jeweils nur internen oder nur externen Aufgaben widmen. Auch die strategische Einteilung der Zeit, die Sie sich für Persönliches nehmen und in der Sie sich sowohl körperlich als auch geistig von der Arbeit abgrenzen, kann Sie dazu befähigen, Ihre Arbeit anschließend mit viel mehr Energie fortzusetzen.
Reservieren Sie in Ihrem Kalender Zeiten für die verschiedenen Arten von Output und Input und strukturieren Sie Ihre Arbeitswoche dementsprechend. Achten Sie darauf, welche Rhythmen Sie voranbringen und welche Ihnen nicht guttun, und passen Sie Ihre Wochenstruktur entsprechend an.

3. Kommen Sie in den Flow und bleiben Sie dort

Rituale und Routinen, mit denen wir Aufgaben über den Verlauf von Tagen und Wochen beginnen, durchführen und abschließen, sind das beste Mittel gegen Entscheidungsmüdigkeit und für zielorientiertes Arbeiten.

Viele Experten raten dazu, die schwierigste Aufgabe des Tages gleich als erstes anzupacken, um mit einem Erfolgsgefühl zu beginnen. Ich selbst fange stattdessen mit der Aufgabe an, die mir am meisten Spaß macht (fünf Minuten freies Schreiben), weil sich dadurch ein Gefühl der „Zufriedenheit“ für den ganzen Arbeitstag einstellt. Vielleicht ist es für Sie das Beste, wenn Sie zuerst Kalkulationen durchführen, E-Mails beantworten, mit Kunden telefonieren oder ein Brötchen essen. Finden Sie heraus, welche Tätigkeit Ihnen hilft, mit der richtigen Energie in den Tag zu starten.

Wenn Sie auf diese Weise erfolgreich in Ihren „Flow“ gekommen sind, lassen Sie sich nicht wieder rausbringen. Schränken Sie Ablenkungen möglichst ein. Wenn Sie im „privaten“ Arbeitsmodus sind, sorgen Sie dafür, dass Sie nichts und niemand ablenken kann, weder physisch noch digital. Setzen Sie Kopfhörer mit Noise-Cancelling-Funktion oder Musik auf, um Hintergrundgeräusche auszublenden. Neigen Sie dazu, sich durch Social Media ablenken zu lassen? Dann hilft Ihnen vielleicht eine App wie Freedom, mit der Sie zu bestimmten Zeiten offline bleiben. Wenn Sie im „öffentlichen“ Modus sind, kann ein ganzer Tag voller Meetings oder Präsentationen genau das Richtige sein, um Ihre Energie aufrechtzuerhalten.

Vielleicht hilft Ihnen auch ein Ritual am Ende jedes Arbeitstages und jeder Arbeitswoche, Ihre Erfolge zu verarbeiten, sich Verbesserungsmöglichkeiten vor Augen zu führen und die nächsten Schritte zu planen. Betrachten Sie zum Beispiel noch einmal Ihre drei wichtigsten Ziele und planen Sie Ihr Vorgehen für den nächsten Tag oder die Woche.

Wenn Sie sich klare Ziele setzen und Ihre Zeit und Energie entsprechend fokussieren, können Sie Ihre Kreativität optimal entfalten. Suchen Sie den Weg, der Sie am besten voranbringt. Je mehr Sie sich an den Rhythmen und Gewohnheiten orientieren, die Sie beflügeln, desto näher kommen Sie Ihrer idealen Arbeitswoche.

Sage Cohen ist die Autorin von Ratgebern für Schriftsteller wie „Fierce on the Page“, „The Productive Writer“, „Writing the Life Poetic“ und der Gedichtsammlung „Like the Heart, the World“. 1997 gründete sie Sage Cohen Global und entwickelt seither Kommunikations-, Lern- und Befähigungslösungen, die Menschen und Unternehmen dabei helfen, neue und bessere Wege für sich zu entdecken.

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