Mit diesen 10 Tipps Benachrichtigungen effektiv einsetzen — Dropbox Business - Blog für Unternehmen

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14. August 2018 — 6 Minuten Lesezeit

Mit diesen 10 Tipps Benachrichtigungen effektiv einsetzen

Benachrichtigungen, die uns im Alltag unterstützen, nehmen wir sehr gerne in Kauf. Leider stören sie aber auch häufig oder lenken uns ab, wenn wir es gerade am wenigsten gebrauchen können. In solchen Fällen lohnt es sich vielleicht, ein kleines Update in Sachen Benachrichtigungen zu machen, damit Pieptöne, Badges und Vibrationen bei der Arbeit und in der Freizeit nicht ständig dazwischenfunken. Dazu haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Legen Sie Ihr Handy beiseite

Unregelmäßig eintreffende Benachrichtigungen können uns ähnlich in ihren Bann ziehen wie Spielautomaten. Es ist unheimlich verlockend, sofort zum Handy zu greifen, wenn es sich bemerkbar macht, selbst wenn wir dadurch immer wieder wichtige Dinge wie unsere eigenen Bedürfnisse, Aufgaben oder Beziehungen vernachlässigen. Gehören Sie zu den Menschen, die nur schwer abschalten können? Schließen Sie das Handy in den Kofferraum, wenn Sie Auto fahren, legen Sie es vor dem Schlafengehen in die Küche und lassen Sie es zu Hause, wenn Sie zu einem romantischen Essen verabredet sind.

2. Unterscheiden Sie zwischen dringenden, wichtigen und unbedeutenden Informationen

Benachrichtigungen erwecken oft den Eindruck, dringend zu sein. In Wirklichkeit müssen Sie aber gar nicht alles sofort wissen. Natürlich gibt es Situationen, in denen es wichtig ist, rechtzeitig benachrichtigt zu werden – wenn Sie zum Beispiel eine Deadline haben und vorher noch das Feedback Ihres Teams brauchen oder wenn um 11:30 Uhr ein Meeting ansteht, zu dem Sie nicht zu spät erscheinen dürfen. Die Zwischenergebnisse eines Fußballspiels müssen Sie hingegen sicher nicht alle fünf Minuten erfahren. Die Eisenhower-Matrix ist eine beliebte Methode, mit der Sie Unwichtiges aussieben und bestimmen können, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt für Sie wichtig sind.

3. Passen Sie Benachrichtigungen an Ihre Prioritäten an

Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, können Sie jeder App einen eigenen Benachrichtigungston oder -typ zuweisen. Verwenden Sie zum Beispiel Töne, Badges oder Vibrationen, um auf dringende Termine hingewiesen zu werden. Für wichtige Informationen stellen Sie visuelle Hinweise ein. Unwichtige und damit überflüssige Benachrichtigungen können Sie abstellen. Außerdem lassen sich Benachrichtigungen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, bis zum Feierabend pausieren.

4. Gruppieren Sie Apps nach Zweck und Wichtigkeit

Nicht alles, was generell Bedeutung in Ihrem Leben hat, ist zu jedem Zeitpunkt wichtig. Um das Notwendige herauszufiltern, gruppieren Sie Ihre Apps nach Themen, zum Beispiel Büro, Arbeitsweg, Familie, Dating, Unterhaltung, Reisen, Gesundheit usw. Eine andere Möglichkeit ist die Kategorisierung nach Zielen, zum Beispiel Gewichtsabnahme, Absatzziele des Monats erreichen, einen Bestseller schreiben … Auf diese Weise können Sie die Benachrichtigungen für ganze App-Gruppen ausschalten, um sich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren, und sie anschließend ganz einfach wieder einschalten.

5. Stellen Sie sämtliche Benachrichtigungen ab

Um Ihre produktivsten Stunden effektiv nutzen zu können und an Projekten zu arbeiten, die hohe Konzentration erfordern, ist es hilfreich, vorübergehend alle Benachrichtigungen abzustellen. Schließen Sie Facebook und Instagram auf Ihrem Computer und schalten Sie alle Benachrichtigungen Ihres Messengers, Ihrer E-Mails, Ihrer Kollaborationstools und Ihres Kalenders stumm. Stellen Sie Ihr Handy auf „Bitte nicht stören“ oder schalten Sie es in den Flugzeugmodus. Jetzt können Sie sich so lange wie nötig ungestört auf das Wesentliche konzentrieren.

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6. Lassen Sie Ihr Postfach nach Feierabend geschlossen

Viele von uns werden von einem niemals abreißenden E-Mail-Strom bis in unsere Freizeit verfolgt, was uns Forschungen zufolge schadet. Denn so fühlen wir uns verpflichtet, rund um die Uhr erreichbar zu sein, können die eingehenden Informationen aber oft gar nicht sofort verarbeiten, wenn wir nicht am Arbeitsplatz sind. Dadurch entsteht Stress, für den es keine schnelle Abhilfe gibt. Aus diesem Grund ist es besser, E-Mails nur während der Arbeitszeit zu lesen, wenn wir auch darauf reagieren können, und die E-Mail-Benachrichtigungen in der Freizeit abzustellen.

7. Machen Sie Urlaub von Ihren Benachrichtigungen

Probieren Sie es aus: Stellen Sie sämtliche Benachrichtigungen einen Tag oder eine Woche lang ab und beobachten Sie, was passiert. Haben Sie etwas Wichtiges verpasst oder versäumt, worauf eine Benachrichtigung Sie aufmerksam gemacht hätte? Hatten Sie ständig das Verlangen, nach den Status-Updates Ihrer Freunde zu sehen oder die Börse im Auge zu behalten? Oder ist es eher so, dass Sie ohne diese Ablenkungen viel mehr Ruhe hatten? An welche Benachrichtigungen haben Sie gar nicht gedacht und auf welche konnten Sie gut verzichten? Nutzen Sie dieses Experiment, um Ihre Benachrichtigungseinstellungen an Ihre wahren Bedürfnisse anzupassen.

8. Berücksichtigen Sie Ihre eigenen Grenzen

Dadurch, dass wir heutzutage ständig online sind, holt uns die Arbeit oft auch im Privatleben ein, ob wir wollen oder nicht. Wer sich davon nicht distanziert, gefährdet auf Dauer nicht nur seine Arbeit, sondern auch seine Lebensqualität. Wenn Sie hingegen zu Hause und auf der Arbeit jeweils voll präsent sind, werden Sie in beiden Bereichen effektiver und obendrein auch umgänglicher sein. Ziehen Sie deutliche Grenzen zwischen Ihrer Arbeit und Ihrer Freizeit. Nutzen Sie Benachrichtigungen zur Unterstützung, um in beiden Bereichen alles geben zu können.

9. Stellen Sie klar, was andere von Ihnen erwarten dürfen

Wenn Sie Ihre Grenzen für sich selbst definiert haben, geben Sie diese weiter, indem Sie zum Beispiel eine automatische Antwort einrichten, die lauten könnte: „Ich beantworte E-Mails werktags zwischen 10:00 Uhr und 15:00 Uhr und freue mich darauf, dann mit Ihnen in Kontakt zu treten.“ Ihren Kollegen können Sie zum Beispiel mitteilen, dass in Ihrer Familie ein „Technikverbot ab 19 Uhr“ gilt, um klarzustellen, dass Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sind.

10. Machen Sie sich die Verwaltung Ihrer Benachrichtigungen zur Gewohnheit

Beschränken Sie sich nicht darauf, Ihre Benachrichtigungen einmal auszusortieren, sondern wiederholen Sie es regelmäßig. Die Tools und Apps, die Sie bei der Arbeit verwenden, Ihre persönlichen Bedürfnisse und Ihre beruflichen Verpflichtungen ändern sich ständig, daher sollten Sie diese Tipps und Methoden spätestens alle sechs Monate anwenden, um Ihre Benachrichtigungen unter die Lupe zu nehmen und an Ihre aktuellen Ziele anzupassen.

Wenn Sie Ihre persönlichen und beruflichen Prioritäten klar definiert haben, können Benachrichtigungen eine sehr gute Orientierungshilfe sein. Sie legen damit das Fundament für die Zufriedenheit unter Ihren Arbeitskollegen, in der Familie und im Freundeskreis. Gleichzeitig verschaffen Sie sich selbst den nötigen Freiraum, um in Ruhe Ihre Kreativität entfalten zu können.

Sage Cohen ist die Autorin von Ratgebern für Schriftsteller wie „Fierce on the Page“, „The Productive Writer“, „Writing the Life Poetic“ und der Gedichtsammlung „Like the Heart, the World“. Als Chief Executive Storyteller bei Sage Cohen Global entwickelt sie seit 1997 Kommunikations-, Lern- und Befähigungslösungen, die Menschen und Unternehmen dabei helfen, neue und bessere Wege für sich zu entdecken.

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