So verbindet Dropbox Teams und Tools in Medienunternehmen

Wenn man in einen Film, ein Magazin oder ein Fernsehprogramm vertieft ist, vergisst man schnell, wie viele Leute an großen Medienproduktionen beteiligt sind – bis man die Credits oder das Impressum sieht. Das ist der Moment, wenn man einen Einblick in die internationale Zusammenarbeit erhält, die oft notwendig ist, um Geschichten zum Leben zu erwecken. Wie schaffen es globale Medienteams dabei, alle Mitglieder während der gesamten Projektdauer auf dem neusten Stand zu halten?

Von Konkurrenz zu Kooperation

Auf der diesjährigen NAB Show haben wir erfahren, wie neue Technologien die Zusammenarbeit von Teams verändern. Mit der Weiterentwicklung der Branche wollen immer mehr Unternehmen nicht mehr konkurrieren, sondern kollaborieren. Unabhängig davon, ob es sich um unabhängige Unternehmer, spezielle Dienstleister oder große Organisationen handelt, werden traditionelle Glaubenssätze über das Wesen von Zusammenarbeit dadurch hinterfragt.

Einzelunternehmer bis hin zu großen Firmen stehen dabei vor den gleichen Herausforderungen. Dropbox kann dabei unterstützen, den Produktions- und Vertriebsprozess zu optimieren. In Teil eins haben wir Partner und Integrationen genauer beleuchtet, die Medienteams die Freiheit geben, eine breite Palette von Tools einzusetzen. Heute schauen wir uns im zweiten Teil an, wie unsere Kunden in den Bereichen Publishing, Produktion und Kreativbranche mit diesen Tools die Zusammenarbeit vereinfachen.

Projektkoordination mit einem globalen Team

Mit Hunderten von Autoren, die 350.000 Reiseziele auf der ganzen Welt abdecken, verfügt Lonely Planet mit Sicherheit über eines der verzweigtesten Kollaborationsteams. Dabei wird Dropbox dazu verwendet, Recherchen vor Ort, Fotos und Entwürfe zusammenzutragen und sie für die Veröffentlichung auf den verschiedenen Plattformen des Unternehmens vorzubereiten. Diego Jiménez, Head of Mobile Product and Design bei Lonely Planet, sagt, „Dropbox Paper und Smart Sync bringen unser Team über große Distanzen hinweg zusammen, indem durch sie ein wirklich nahtloses globales Kollaborationsnetzwerk für Produkt, Design und Inhalt geschaffen wird.“

„Die Reisenden von heute erwarten, dass Informationen immer auf dem allerneusten Stand und von überall aus zugänglich sind. Lonely Planet setzt Dropbox dazu ein, um diesen Anforderungen zu entsprechen und mobile Angebote zu erschaffen, mit denen die Grenzen der Präsentation und des Konsums von Reiseinhalten neu gesetzt werden.“– Diego Jiménez, Head of Mobile Product and Design, Lonely Planet

Westchester Publishing Services wurde 1969 gegründet und ist das einzige US-amerikanische Unternehmen in Mitarbeiterbesitz, das im Bereich Redaktion, Erstellung, Design und digitale Umwandlung von Inhalten für Bücher, Magazine, Schulbücher und Whitepapers arbeitet. Nach der Akquise der Antares Publishing Services im Jahr 2008 expandierte das Team noch weiter mit mehr als 300 Beschäftigten in Indien. Dropbox erleichtert allen Mitarbeitern die Arbeit über Grenzen hinweg.

„Dropbox geht den Zugriff auf Dateien und die Dateiverwaltung für unsere Mitarbeiter und Kunden auf der ganzen Welt moderner an und bietet genau die Erweiterungsmöglichkeiten, die wir bei unserem Unternehmenswachstum benötigen. Unsere Effizienz hat sich immens gesteigert dadurch, dass wir einen konsistenten, weltweiten Raum für die Zusammenarbeit haben.“– Michael Jensen, Director of Technology, Westchester Publishing Services

4 Wege, um die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu erleichtern

Bevor Westchester Kunde von Dropbox Business wurde, nutzte das Unternehmen FTP, VPN und Server. Leider waren diese Tools für einige Kunden (und Mitarbeiter) eine echte Herausforderung. Westchester erkannte, dass weiteres Wachstum nur mit neuen Technologien möglich war, und wandte sich auf der Suche nach Lösungen an Dropbox. Durch die Integration von Dropbox in ein Kunden-orientiertes Portal konnten Kommunikation und Projektmanagement optimiert werden.

„Dropbox fördert nicht nur die leichtere, schnellere und anpassungsfähigere interne Zusammenarbeit, sondern fungiert durch die Dropbox-API auch als Back-End-Dateisystem für unser Portal. Mit dieser starken Kombination haben wir unsere Zusammenarbeit dahingehend verwandelt, dass eine interne und externe nahtlose Verbindung bei unseren globalen Arbeitsprozessen und mit unseren Kunden entstanden ist.“– Tyler Carey, Chief Revenue Officer, Westchester Publishing Services

Den Workflow durch Integrationen verbessern

Vor ein paar Jahren stand die global agierende Kreativagentur Sid Lee vor der Herausforderung, die Zusammenarbeit örtlich getrennter Büros organisieren zu müssen. Teammitglieder hatten Probleme, die Dateien zu finden, die sie aktuell benötigten, da verschiedene Server genutzt wurden. Die Agentur realisierte, dass sie ihren Technologiebedarf ganz neu denken musste, um flexibler zu werden. Einer der maßgeblichen Punkte bei der Entscheidung für Dropbox war die Integration mit Slack. Die Zusammenarbeit über E-Mail hatte zu permanenten Neuversendungen und einem Verlust über die Versionskontrolle geführt. Da die jetzt mit Slack geteilten Dropbox-Inhalte automatisch aktualisiert werden, wenn Nutzer Änderungen vornehmen, hat die Integration von Slack und Dropbox zur Lösung des Problems beigetragen.

„Wenn die Tools nicht miteinander sprechen macht das doch keinen Sinn. Wir konnten Dropbox mit Slack, Microsoft Office und Adobe verbinden und so sicherstellen, dass unsere Leute ihre bevorzugten Tools verwenden können.“– Maxime Levasseur, IT Project Manager, Sid Lee

Grace Moshfegh, Partner & CEO von Superdigital, betont den besonderen Wert von Integrationen ebenfalls. Sie sagt, dass die effektive Organisation ihre Kreativ- und Digitalagentur von Tools wie Slack, Hootsuite, Flow, Adobe und Google abhängig ist.

„Da unsere gesamte Kreativarbeit jetzt auf Dropbox liegt, ist es sehr wichtig, Tools und Plattformen zu finden, die sich mit Dropbox integrieren und einen nahtlosen Workflow ermöglichen. Ich fördere Effizienz bei unserer Arbeit, indem ich so viele Ablenkungen wie möglich verhindere, etwa, indem man direkt von Slack aus auf Dropbox zugreifen kann und nicht mehr ein Gespräch abbrechen muss, um an eine Datei zu kommen.“– Grace Moshfegh, Partner + CEO, Superdigital

Ein definierter Raum, der Geschäftseinheiten verbindet

Bei Dow Jones bauen die Integrationen von Dropbox mit Okta, Salesforce, Adobe und Microsoft Brücken: Sie schaffen eine einfachere, zusammenhängendere Arbeitsweise – was besonders wichtig ist, wenn man bedenkt, dass die Daten der über 4.000 Nutzer über verschiedene Domains und Netzwerke verteilt sind.

„Dropbox ermöglicht als definierter Raum für die Zusammenarbeit an Dateien und Dokumenten den Nutzern in verschiedenen Geschäftseinheiten nahtlose Kollaboration.“– Ramin Beheshti, Chief Product & Technology Officer, Dow Jones

Letzte Woche haben wir bekanntgegeben, dass Shift.io zu einer der neu erweiterten Partnerschaften gehört, mit denen Nutzer von Dropbox noch mehr Flexibilität bei der Zusammenarbeit erlangen. Die Partnerschaft hat Kunden wie Pilot, einer Full-Service-Kreativ- und Markenagentur, die mit SHIFT und Paper jeden Schritt eines Projekts von der Erstellung bis zum Vertrieb optimiert, bereits Vorteile gebracht.

„Mit Paper ist es so, als wären wir alle im selben Raum. Und wenn wir tatsächlich mal im selben Raum sind, werfen wir unser Paper-Dokument auf den Bildschirm im Konferenzraum und benutzen Paper, während wir zusammen sind. Ich finde, dass das eine Menge darüber aussagt, wie Paper all die unglaublich wichtigen Inhalte und Ideen einfangen und aufnehmen kann, die bei einem Brainstorming entstehen.“ – Louis Venezia, Eigentümer und Chief Creative Officer, Pilot

Sobald ein Inhalt erstellt worden ist, werden bei Pilot Dropbox und zwei der Produkte der SHIFT-Suite eingesetzt: MediaSilo und Wiredrive zur Kollaboration und Freigabe der fertigen Inhalte für alle Beteiligten. Louis Venezia sagt, dass seine Kunden den Einsatz von MediaSilo (das branchenspezifische Sicherheitsfunktionen wie die Einfügung von Wasserzeichen zur Sicherung geistigen Eigentums vornimmt) beim Hochladen für ihre internen Teams wünschen. Durch die Integration von Dropbox und Wiredrive kann Pilot Inhalte organisiert an Kunden weitergeben und so die Endabnahme sichern.

Kreativität in Echtzeit kombinieren

Die Künstleragentur Future Classic unterhält Büros in Sydney & Los Angeles, in denen mit internationalen Partnern Musik, Videos und Events produziert werden. Die meisten der Beschäftigten – und viele der vertretenen Künstler – nutzen Dropbox. Was lag da näher, als Dropbox Business einzurichten, um einfache Remote-Freigaben und sicheren mobilen Zugriff auf große Audio- und Videodateien zu ermöglichen.

„Viele unserer Künstler haben Dropbox bereits bei Musikveröffentlichungen genutzt. Die Zentralisierung zwischen unseren Büros in Sydney und Los Angeles hat die Freigabe von Dateien zwischen Beitragenden, Mitarbeitern und Künstlern nahtlos gemacht. Wir setzen Dropbox jetzt im Studio, in unseren Büros und weltweit mit größeren Teams ein.“– Harry White, General Manager, Future Classic

Sam Spiegel ist nicht nur Musiker, Filmemacher und DJ – er hat außerdem die Squeak E. Clean Productions gegründet. Seine Musikproduktionsfirma benutzt Dropbox Business für die Speicherung und Freigabe von Dateien und Dokumenten. Sam sagt, dass er Dropbox außerdem für die Zusammenarbeit mit anderen Musikern nutzt. „Wir speichern den Workflow von der jeweils gleichen Session, die auf Dropbox liegt“ erläutert Sam. „Wir springen zwischen den Sessions der anderen vor und zurück und kombinieren dabei die Arbeit, was einfach toll ist.“

Achten Sie auf den nächsten Beitrag in unserer Serie über den Einsatz von Dropbox in der Medien- und Unterhaltungsbranche. In Teil drei werden wir analysieren, wie Steve Aoki Dropbox Showcase zur Zusammenarbeit mit seinem Videoproduktionsteam nutzt.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Ihr Team durch Dropbox Business profitieren kann, fordern Sie ein Beratungsgespräch mit unserem Medienteam an.