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29. October 2019 — 5 Minuten Lesezeit

So unterstützt Dropbox euer Team bei Notfällen

Notfälle können zu jeder Zeit und an jedem Ort auftreten und es gibt viele verschiedene Auslöser dafür: Naturkatastrophen, wie Erdbeben oder Orkane, oder auch Stromausfälle. Notfälle können aber auch absichtlich ausgelöst werden, wie im Fall von Cyber-Angriffen oder Terrorismus. Glücklicherweise passieren Notfälle nicht jeden Tag, aber sie sind extrem unvorhersehbar und wirken sich nicht nur auf einzelne Menschen, sondern auch auf Unternehmen und deren Arbeit aus.

Damit euer Unternehmen einen Notfall besser übersteht und die Sicherheit eurer Teams gewährleistet ist, solltet ihr alle notwendigen Dinge im Büro immer zur Hand haben. Dropbox bietet Tools, die euch vor, während und nach Notfällen helfen und mit denen euer Unternehmen widerstandsfähiger wird.

Plan erstellen

Um gut vorbereitet zu sein, braucht ihr vor allem einen Plan für Notfälle und Geschäftskontinuität. Ihr müsst also eine solide Basis schaffen und genau festlegen, wie ihr und euer Team euch während und nach einem Notfall verhaltet. Ein guter Notfallplan lebt von der Zusammenarbeit – er braucht Input von mehreren Mitarbeitern und muss regelmäßig aktualisiert werden. Mit Dropbox Paper könnt ihr ohne viel Aufwand gemeinsam einen Notfallplan erstellen und so alle Teams auf demselben Stand halten.

Damit ihr unkompliziert einen Plan erstellen könnt, hat Dropbox diese Vorlage für einen Notfall- und Kontinuitätsplan erstellt. Die Vorlage eignet sich für Teams jeder Branche und für jede Art von Notfall. Ihr solltet die Vorlage individuell für euer Team anpassen, am besten nachdem ihr euch von einem Experten über die konkreten Maßnahmen in Notfällen habt beraten lassen. Der Zweck und Umfang eures Notfallplans sollte klar definiert sein. Außerdem sollten Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen festgelegt sein. Der Notfallplan sollte eine Übersicht der allgemeinen Maßnahmen in Notfällen und Standardverfahren enthalten – besonders zum Zeitpunkt der Planumsetzung und den zu verwendenden Ressourcen. Mit der Vorlage in Dropbox Paper können alle zusammenarbeiten: Teilt dazu Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zu, erstellt Checklisten und legt Fristen für den rechtzeitigen Entwurf eures Plans fest.

Notfälle sind von Natur aus dynamisch und können uns extrem überraschen, außerdem funktionieren unsere Pläne nicht immer exakt wie erwartet. Deshalb haben wir auch eine Vorlage für einen Aktionsplan für Notfälle erstellt. Unser Notfall- und Kontinuitätsplan hilft euren Teams, vor einem Notfall zu planen. Unseren Aktionsplan für Notfälle solltet ihr dagegen direkt während eines Notfalls anwenden und in Echtzeit aktualisieren, um so individuell dem jeweiligen Notfall gerecht zu werden. Mit dem Aktionsplan für Notfälle könnt ihr ein größeres Situationsbewusstsein aufbauen, effektiv Entscheidungen unterstützen und euren Teammitgliedern passende Aufgaben zuteilen.

Euer Plan sollte diese Punkte enthalten:

  • Ziele: Was möchte unser Team konkret erreichen?
  • Strategie: Wie will unser Team die Ziele erreichen?
  • Aktuelle Situation: Wer, was, wo, wann, warum?
  • Maßnahmen: Mit welchen Maßnahmen kann unser Team auf den Notfall reagieren?

Dateien sichern

In vielen Anleitungen zu Geschäftskontinuität und Notfallmanagement wird empfohlen, Dokumente auf einem USB-Speicher zu sichern. Aber auch USB-Speicher sind nicht vollkommen sicher. Sie können beschädigt und gestohlen werden oder einfach nur verloren gehen.

Mit der Dropbox-Infrastruktur, die gewöhnliche Verschlüsselung deutlich übertrifft, und Funktionen wie unserer Dateiwiederherstellung könnt ihr eure wichtigsten Dokumente sicher speichern. Vor einem Notfall könnt ihr eure Versicherungs- und Finanzdokumente sowie Fotos speichern und organisieren. Und während eines Notfalls könnt ihr relevante Fotos und Videos unkompliziert hochladen – und danach jederzeit von jeder Plattform aus darauf zugreifen.

Mit der nutzerfreundlichen Funktion Mit Dropbox scannen in unserer mobilen App könnt ihr auch gedruckte Dokumente in eure Dropbox hochladen.

Außerdem könnt ihr Dropbox-Dokumente in eure Paper-Pläne einfügen und so bei Bedarf die passenden Informationen bereitstellen.

In Notfällen sollten immer mehrere Kopien vorhanden sein. Deshalb sollten Pläne oder Vorlagen idealerweise auch auf einem lokalen Computer (Laptop oder externe Festplatte) gespeichert werden, der auch bei Strom-/Verbindungsverlust verwendet werden kann. So kann euer Team in jeder Situation immer auf die wichtigsten Informationen zugreifen.

Teams vorbereiten

Das Wichtigste in einem Notfall ist die Sicherheit – und die erreicht ihr am einfachsten durch gute Vorbereitung. Das Erstellen von Plänen und das Sichern von Dateien unterstützt die Teamkoordination und baut Vertrauen auf. Außerdem sind allgemeine Informationen über das Verhalten in Notfällen immer hilfreich. Hier findet ihr einige Tipps, die in den meisten Notfällen weiterhelfen.

Notfälle sind für uns oft unvorhersehbar und erdrückend. Aber die richtigen Tools können vor, während und nach einem Notfall für euch und euer Team einen entscheidenden Unterschied machen. Möchtet ihr mehr darüber wissen, wie Dropbox und Dropbox Paper euch und euer Team in Notfällen unterstützen können? Mehr erfahrt ihr unter dropbox.com und dropbox.com/paper/templates.

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