So beschleunigt kohlpharma unterschriftengebundene Arbeitsprozesse — Dropbox Business - Blog für Unternehmen

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9. Juli 2020 — 7 Minuten Lesezeit

So beschleunigt kohlpharma unterschriftengebundene Arbeitsprozesse

Papierlose Freigabe-Abwicklung und höhere Dynamik in der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden dank eSignature HelloSign

“Viele unserer Anwender arbeiten jetzt von zu Hause aus, was sowohl für die Kollegen im Homeoffice wie auch für die aus der EDV eine ganz neue Erfahrung darstellt. Aus dieser Situation heraus werden sich weitreichende Änderungen in der zukünftigen Gestaltung der Zusammenarbeit ergeben. Ich bin froh, die Entscheidung für HelloSign getroffen zu haben, da ich damit sowohl den Mitarbeitern im Homeoffice als auch in der Firma die Arbeit maßgeblich erleichtern kann. Der Einsatz brachte direkt mehr Dynamik in die Prozesse.”

Johannes Reinert, Vorstandsmitglied und zuständig für EDV, Facility Management, Logistik und Produktion bei kohlpharma

 

Die Herausforderung

Der Großteil der Arzneimittel wird in Europa von international tätigen Unternehmen produziert, die in der EU in der Regel einen zentralen Produktionsstandort wählen. Diese Strategie erklärt sich z.B. durch günstige Steuerbedingungen oder ein kompetitiveres Lohnniveau. In Umlauf gebracht werden die Medikamente im Anschluss EU-weit zu den jeweils marktüblichen Konditionen der einzelnen Mitgliedsländer, in der Regel günstiger als hierzulande. kohlpharma nutzt die niedrigeren Kosten im EU-Ausland, um Originalpräparate zu attraktiven Konditionen auf dem deutschen Markt anbieten zu können. Diese Originalarzneimittel werden dann nach den deutschen Anforderungen umgekennzeichnet oder umgepackt. Die daraus resultierenden Einsparungen entlasten das Gesundheitssystem, wovon Ärzte, Apotheker und nicht zuletzt Patienten profitieren.

Da kohlpharma aus Überbeständen beliefert wird, liegt die grundsätzliche Herausforderung darin, zuverlässig die Nachfrage zu erfüllen. Warenverfügbarkeit und eventuelle Lieferschwierigkeiten haben vielfältige Gründe, die das Unternehmen nicht beeinflussen kann. Besonders herausfordernd für die Logistik ist dabei der qualitätsgesicherte Transport gekühlter Arzneimittel, wie Insuline oder Impfstoffe, die konstant bei 2 bis 8°C entlang der gesamten Lieferkette gelagert werden müssen. Umso wichtiger ist, dass die Prozesse vom Einkauf bis zum Vertrieb bestmöglich koordiniert sind. Dazu setzt kohlpharma verstärkt auf die Möglichkeiten der Digitalisierung.

Bis ein Medikament vom Einkauf in den Umlauf gelangt, sind eine Vielzahl von Dokumenten auszufüllen und zu unterschreiben. Als pharmazeutischer Hersteller unterliegt kohlpharma den Anforderungen der GMP (Good Manufacturing Practices), was eine weitreichende schriftliche Dokumentation aller Prozesse sowie der durchgeführten Produktionsaufträge bedeutet. Fast die gesamte Korrespondenz einschließlich Auftragserteilungen und Verträgen wurde bisher zu großen Teilen analog, durch zeitraubendes Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und Versenden per E-Mail abgewickelt. Johannes Reinert kommentiert: ,,Die Durchlaufzeiten, besonders von GMP-relevanten Dokumenten, sind zum Teil sehr lang und insgesamt aufwändig. Daher haben wir nach einer Lösung gesucht, die diese Vorgänge beschleunigen kann. Die Suche begann,bevor die Corona-Krise Auswirkungen auf unsere Arbeitsabläufe genommen hatte. Ein weiteres Problem, für das wir eine elegante Lösung suchten, war die Schaffung einer vereinfachten, digitalen und einheitlichen Grundlage mit allen Lieferanten und Dienstleistungspartnern unserer EDV.”

Die Lösung

kohlpharma hatte sich zunächst an einer Eigenentwicklung versucht, die nicht nur das Thema „Digitale Signatur“ sondern auch die damit verbundenen Workflows abbilden sollte. Geänderte Prioritäten haben aber immer wieder zu Verschiebungen in der Fertigstellung geführt, so dass man für den Aspekt der „Digitalen Unterschrift“ eine Alternative ausprobieren wollte. HelloSign erwies sich als die beste Lösung. Der Grund dafür liegt erstens in der Funktionalität: HelloSign als reine Cloud-Lösung und die API überzeugten. Zweitens war die Präsentation der Lösung mit all den dazugehörigen Vorteilen – wie Transparenz, Kompetenz, Einfachheit der Bedienung, unmittelbare Verfügbarkeit, vertragliche Rahmenbedingungen – so gut, dass schnell eine Entscheidung zugunsten eines ausführlichen Tests im Unternehmen fiel.

,,Was meine persönliche Herangehensweise betrifft, so bin ich einen Weg gegangen, bei dem ich eine gute Lösung gesehen und mich sehr schnell dazu entschieden habe, ein klein wenig Geld in die Hand zu nehmen, um HelloSign über einen ausreichend langen Zeitraum auf seine Eignung zur Lösung aller uns bekannten oder auch im Laufe der Tests auftauchenden Probleme zu prüfen. ” – Johannes Reinert

Die Vorteile

Hohe Nutzerfreundlichkeit, schnell im Einsatz

Die Benutzeroberfläche von HelloSign ist intuitiv zu bedienen. Über eine Schritt-für-Schritt-Führung durch Verträge und Formulare kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Felder ausgefüllt und alle notwendigen Unterschriften gesetzt werden. HelloSign kann in jede Umgebung − auch unter eigenem Branding − integriert werden. Das half kohlpharma unmittelbar, den schnellen Umzug ins Homeoffice erfolgreich zu bewältigen. Von der mündlichen Bestellung bis zur Implementierung der Software verging dabei weniger als eine Stunde.

,,Ich hatte ‘per Zufall’ eine Lösung für Unterschriftsprobleme parat, die sonst dazu geführt hätten, dass wir nicht so viele Mitarbeiter mobil hätten arbeiten lassen können. Auch wenn HelloSign nicht direkt alle Probleme löst, schafft es dennoch das Potential, Geschäftsprozesse so zu verändern, dass mehr Freiheitsgrade in Bezug auf den Arbeitsort geschaffen werden können.” – Johannes Reinert.

Von analog zu digital: Die papierlose Zukunft

Nachdem die initialen Tests mehr als überzeugend verliefen, plant kohlpharma nun bereits die nächsten Schritte, um mithilfe von HelloSign Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Arbeitsbedingungen zu verbessern.
Intern – Die Transparenz erhöhen

Für die Dokumentation interner Prozesse könnten die dabei verwendeten Dokumente in Zukunft rein digital signiert werden. Das gleiche gilt für verpflichtende interne Schulungen, deren Teilnahme durch elektronische Unterschrift bestätigt wird. Beides erhöht die Transparenz enorm und spart das nachträgliche Digitalisieren entsprechender Dokumente. Bei Dokumenten, die von mehreren Verantwortlichen unterzeichnet werden müssen, vereinfachen eSignaturen den Vorgang sowohl für Bearbeiter, als auch für die Unterzeichner.

Die Lösung

Extern – Die Zusammenarbeit verbessern

Die Bearbeitung von Lieferaufträgen soll ebenso digitalisiert werden, wodurch auch die Vertragskonstrukte und Vereinbarungen mit den Lieferanten durch Vorlagen vereinheitlicht werden können. Auch Dokumente, die von kohlpharma signiert an Firmenkunden gehen, könnten in Zukunft ausschließlich mit HelloSign bearbeitet werden.

Qualitätssicherung – Prozesse nachhaltig beschleunigen

Für SOPs (Standard Operating Procedures), in denen die Produktionsprozesse genau geregelt sind, etwa im Bereich der Qualitätssicherung und bei der EDV-QS, soll die manuelle Signatur komplett durch ihr digitales Pendant ersetzt werden.

Bereits jetzt ist kohlpharma durch seine automatisierten Lagerhäuser und die lückenlose Fernüberwachung der Lieferketten ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Automatisierung in der deutschen Pharmaindustrie. Geplant ist, auf absehbare Zeit weitestgehend auf papierbasierte Freigabeprozesse zu verzichten. Bis dahin gibt es noch eine Wegstrecke zu beschreiten, aber mit HelloSign ist ein sehr guter Grundstein gelegt. Stück für Stück können Formulare in HelloSign-Vorlagen umgewandelt und in dem Zuge die physische Aktenhaltung reduziert werden. Johannes Reinert erklärt: „Ich denke an eine Zukunft, in der z.B. die Qualitätssicherung vollständig auf digitale Formulare umgestiegen ist, die sich so wesentlich leichter und zentraler verwalten lassen. Rechtlich notwendige Aktualisierungen können so in kürzester Zeit ausgespielt werden und sind überall verfügbar, ohne dass stapelweise Vordrucke vernichtet werden müssen. Unterzeichnet und ausgefüllt wird dann alles über nahtlos integrierte HelloSign-Bausteine. So gewinnen wir noch einmal an Transparenz, da jeder Vorgang bis ins Detail nachverfolgbar sein wird.”

 

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Hinweis: Gelegentlich schreiben wir hier über zukünftige Produktfeatures, bevor diese allgemein verfügbar sind.
Letztendlich können Veröffentlichungen und die genaue Funktionsweise dieser Features vom Inhalt in diesem Blog abweichen.
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