10 Tipps, wie Sie Ihre kreative Energie nicht an Verwaltungsaufgaben verschwenden

Ihr Arbeitstag hält allerlei anspruchsvolle, aber auch profane Verpflichtungen für Sie parat. Verwaltungsaufgaben mögen vielleicht nicht an der Spitze Ihrer Motivationsskala stehen, doch ein strategischer Umgang mit ihnen kann verhindern, dass sie zu Kreativitätsfressern werden. Und so geht’s.

1. Erledigen Sie Kleinkram auf dem Weg zur Arbeit

Sie können Ihren Arbeitstag im Büro mit den Aufgaben beginnen, die Ihnen Freude bereiten, wenn Sie Verwaltungsaufgaben bereits vorher auf dem Weg ins Büro erledigen. Dabei können Sie z. B. Aufgabenlisten oder CRM-Pläne erstellen, E-Mails beantworten oder Kostenanfragen bearbeiten.

2. Produktiver Aufschub

Manchmal ist es sinnvoller, kreative Aufgaben zu verschieben. Konzentrierten Sie sich stattdessen auf etwas Konkretes, das zu Ihrer persönlichen Dynamik beiträgt und Sie nicht ausbremst. Gönnen Sie sich 10 Minuten, in denen Sie mit einer ebenfalls sinnvollen Aufgabe (Recherche, Zeiterfassung, Meditation) ein wenig Dampf ablassen, um Ihrer Kreativität im Anschluss wieder freien Lauf zu lassen.

3. Reflektieren Sie beim Verwalten

Intensives Nachdenken darf nicht mit dem Aufschieben von Verpflichtungen verwechselt werden. Mithilfe von Routine-Aufgaben können Sie sogar spielend Zugang zu anspruchsvollen kreativen Herausforderungen finden, vorzugsweise mit vollem Körpereinsatz: Bringen Sie Ihren Schreibtisch in Ordnung, sortieren Sie Ihre Ordner neu oder spülen Sie die angesammelten, schmutzigen Kaffeetassen. So kann Ihr Verstand unbeobachtet im Hintergrund agieren und nach Lösungen suchen, während Sie anderweitig beschäftigt sind.

4. Profanität für professionelle Teamarbeit

Für Ihren Erfolg ist es entscheidend, die Persönlichkeitstypen und Produktivitätsstrategien Ihrer Kollegen zu verstehen. Nutzen Sie Meetings und andere Teamabläufe, die auf den ersten Blick profan erscheinen, um mehr über die Arbeitsmethoden Ihrer Kollegen zu erfahren. So können Sie noch effektiver zusammenarbeiten und das Ergebnis der gemeinsamen Arbeit noch mehr schätzen.

5. Kreativer Staffellauf

Fördern Sie Ihre Kreativität, indem Sie sich spezielle Ziele setzen, die Sie in einem festgelegten Zeitraum erreichen müssen. So können Sie jegliche Gedanken an lästige Verwaltungsaufgaben, die in Ihrem Hinterkopf lauern, erfolgreich verbannen. Ist Ihr Ehrgeiz geweckt, wird Sie dies daran hindern, sich durch unwichtige Dinge ablenken zu lassen.

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6. Verwandeln Sie „müssen“ in „wollen“

Gestalten Sie Arbeit, die Sie bisher aufgeschoben haben, interessanter, um sie endlich vom Tisch zu bekommen. Arbeiten Sie im Takt Ihrer Lieblingsmusik oder binden Sie einen Kollegen mit ein, denn geteiltes Leid ist halbes Leid. Alternativ können Sie sich auch selbst mit einer Belohnung ködern.

7. Ein Ortswechsel kann Wunder bewirken

Gewisse Aufhaben sind ortsgebunden (Abheften findet meist am Aktenschrank statt). Aber das ist glücklicherweise die Ausnahme. Verlegen Sie Ihre Aufgaben an einen anderen Ort (z. B. in den Konferenzraum, ein Café oder an einen Schreibtisch mit Laufband), um eine neue Perspektive zu gewinnen. Wenn Sie das passende Umfeld für jede Art von Aufgabe finden, kann Sie das mit einem Kreativschub belohnen.

8. Legen Sie Arbeitsbereiche fest

Mit äußerlichen und optischen Signalen beim Übergang von einer Aufgabe zur nächsten können Sie klare Grenzen setzen, auch wenn Sie Ihren Schreibtisch nicht verlassen können. Verdunkeln Sie bei kreativen Aufgaben das Büro oder geben Sie Ihren Kollegen mit Kopfhörern zu verstehen, dass Sie nicht gestört werden möchten. Nehmen Sie eine optische Veränderung an sich vor, wenn Sie sich Verwaltungsaufgaben widmen – krempeln Sie sich z. B. die Ärmel hoch oder binden Sie Ihre Haare zu einem Pferdeschwanz oder Dutt zurück.

9. Lernen Sie Verwaltungsarbeit schätzen

Denken Sie daran, dass Ihre Verwaltungsaufgaben die Grundlage für Ihr kreatives Schaffen bilden. Routine-Aufgaben geben den Systemen ihre Struktur, die kreative Arbeit erst möglich macht. Wenn Sie diese Arbeit in dem Wissen erledigen, dass sie eine wichtige Rolle für die Dinge spielt, die Ihnen wirklich am Herzen liegen, wird sie Ihre kreative Energie sogar noch beflügeln, statt sie zu stören.

10. Vergessen Sie nicht, dass Sie den ganzen Tag Zeit haben

Ein Journalist fragte einst die Autorin Grace Paley: „Sie sind Mutter, Aktivistin, Professorin und erfolgreiche Schriftstellerin. Wie schaffen Sie das alles?“ Paley antwortete: „Na ja, ich habe ja den ganzen Tag Zeit.“ Ihre humorvolle Antwort erinnert uns daran, dass unsere Erfahrung dadurch definiert wird, wie wir über unsere Zeit denken, sprechen und sie letztendlich verbringen. Wenn Ihnen klar wird, dass Sie den ganzen Tag Zeit haben, um Ihre Aufgaben zu erledigen, kann Ihnen das helfen, Ihr persönliches Gleichgewicht zwischen Verwaltungsaufgaben und kreativer Arbeit zu finden.

Bei zähen Aufgaben können Ihre Herangehensweise und Einstellung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Und im Gegensatz zu den Aufgaben selbst haben Sie die Kontrolle darüber. Jede Aufgabe für sich bringt Sie einen Schritt näher an Ihr kreatives Ziel, solange Sie sich diese Tatsache vor Augen führen. Bewusst zu entscheiden, wie, wann, wo und wieso Sie arbeiten, kann Ihre Fortschritte beschleunigen.

Sage Cohen ist die Autorin von Ratgebern für Schriftsteller wie „Fierce on the Page“, „The Productive Writer“, „Writing the Life Poetic“ und der Gedichtsammlung „Like the Heart, the World“. Als Chief Executive Storyteller bei Sage Cohen Global entwickelt sie seit 1997 Kommunikations-, Lern- und Befähigungslösungen, die Menschen und Unternehmen dabei helfen, neue und bessere Wege für sich zu entdecken.