Mit digitalen Verträgen bares Geld und wertvolle Zeit sparen

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16. Juni 2020 — 5 Minuten Lesezeit

So lässt sich mit digitalen Verträgen bares Geld und wertvolle Zeit sparen

Es ist 16:00 Uhr am letzten Freitag im Quartal. Die Abteilungsleitung und die Geschäftsführung beeilen sich, um im letzter Minute noch ausstehende Verträge unterschreiben zu lassen. Die Teams der Finanzabteilung sind währenddessen gespannt darauf, ob sie mit ihren Prognosen richtig lagen und die Bücher weiterhin ausgeglichen sind. Die Prozesse bei Unterschriften sollten aber idealerweise nicht nur gegen Monatsende so schnell ablaufen.
Egal, ob man in der Personalabteilung auf die Unterzeichnung des neuen Mitarbeitervertrags wartet, von einem Zulieferer vor der Markteinführung eines neuen Produkts noch eine Unterschrift bei der Vertraulichkeitsvereinbarung einholen muss oder auf die Gegenunterschrift für die Leistungsbeschreibung eines gerade angelaufenen Projekts wartet – jeder im Team muss die Arbeit aktiv voranbringen.
Langsamere Prozesse kosten das Team und das Unternehmen bares Geld. Dabei handelt es sich letzten Endes um ein Problem, das schon vor langer Zeit – nämlich mit dem Aufkommen digitaler Technologien – hätte gelöst werden sollen. Trotzdem hat sich die handschriftliche Unterschrift mit Stift und Papier noch jahrelang hartnäckig in Unternehmen gehalten. Aber das ist jetzt vorbei!
Unternehmen wenden sich immer häufiger an Anbieter für elektronische Signaturen, um geschäftliche Workflows zu digitalisieren und zu beschleunigen. Dadurch verbessern sich Turnaround-Zeit von Dokumenten um bis zu 80 % und die Abschlussraten immerhin um ein stattliches Viertel (26 %).
Weiß euer Unternehmen noch nicht genau, wie es anfangen soll oder wo man praxisnahe Unterstützung für den Umstieg von physischen auf elektronische Unterschriften erhält? Hier sind die vier wichtigsten Gründe für Unternehmen, elektronische Signaturen in die unternehmenseigenen Workflows zu integrieren:

 

1. Verträge endlich einfacher verwalten

In der Vergangenheit mussten für die Unterschrift digitale Dokumente erst wieder physisch vorliegen. Die Dokumente wurden also per E-Mail versandt, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und gingen dann wieder per E-Mail zurück. Trat im Prozess irgendwo ein Fehler auf, musste alles noch einmal wiederholt werden – solche Pannen kosten euch und euer Team wertvolle Zeit.
Die meisten Lösungen für elektronische Signaturen sind integrierte Plattformen (oder lassen sich in bestehende Tools und Systeme integrieren), die Workflows nachverfolgen, einen Überblick der Verantwortlichkeit bieten und euch Zeit und Aufwand durch einmal erstellte und dann immer wieder einsetzbare Vorlagen sparen. Ihr könnt Änderungen bei Dokumenten also einfach im Blick behalten, indem ihr euch anseht, wer die Dokumente geöffnet und unterzeichnet hat oder wo der Prozess eventuell hängt. Zusätzlich könnt ihr natürlich auch automatische Erinnerungen einstellen, damit euch oder eurem Team weniger Zeit mit der Prozessverwaltung verloren geht.

 

2. Vertriebszyklen geschickt verkürzen

Gibt es etwas Unerfreulicheres, als einen potenziellen Neukunden, der ganz am Ende des Vertriebszyklus abspringt und euch mit einem leeren, nicht unterzeichneten Vertrag stehen lässt?
Bei einem Workflow zum elektronischen Unterzeichnen kann der Kunde den Vertrag mit wenigen Klicks direkt abschließen. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, kann der Workflow selbstverständlich auch nacheinander wiederholt werden so können alle innerhalb weniger Sekunden unterzeichnen. Dadurch wird nicht nur der Verwaltungsaufwand gesenkt, sondern auch der Vertriebszyklus wird deutlich kürzer. Einer unserer Kunden berichtete, dass sich die Turnaround-Zeit von 48 Stunden auf nur 11 Minuten reduziert hat.

 

3. Die Compliance verbessern

Elektronisch unterzeichnete Dokumente und Verträge sind genauso rechtsgültig wie physisch unterzeichnete Dokumente und bieten daher denselben Rechtsschutz. Der wichtigste Vorteil beim elektronischen Workflow ist allerdings das Prüfprotokoll, das besonders im Streitfall nützlich werden kann.
Die Technologie der elektronischen Signaturen bietet umfassende Konformität. Sie zeigt den gesamten Verlauf jedes Dokuments von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und weist dabei im Verlauf auf potenzielle Schwierigkeiten hin.
Bei ausgedruckten Dokumenten ist naturgemäß mehr Zeit für das Unterzeichnen und Zurücksenden nötig – außerdem werden viele verschickte Dokumente nie unterzeichnet. Mit einfachen und sicheren Lösungen für elektronische Signaturen könnt ihr dieses Problem jetzt lösen und die Turnaround-Zeiten bei Verträgen um 80 % verkürzen. Zusätzlich erhaltet ihr ein vor Gericht uneingeschränkt zulässiges Prüfprotokoll.

 

4. Und nicht zuletzt: Risiken mindern

Immer wieder stellt sich die Frage, ob elektronische Signaturen rechtsgültig sind. Kurz gesagt: Die Antwort lautet Ja. Sofern elektronische Signaturen zulässig sind (bei einigen Gerichten und Dokumenten werden nach wie vor physische Unterschriften verlangt), sind sie auch rechtsgültig und daher rechtlich auf einer Ebene wie Unterschriften mit Stift und Papier.
Die meisten, wenn nicht sogar alle Lösungen für elektronische Signaturen bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie zum Beispiel Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung – so kommen die Dokumente nur dort an, wo sie auch ankommen sollen. Dies eliminiert jedes Risiko beim Unterzeichnungsprozess und sorgt dafür, dass nur von euch ausgewählte Nutzer Dokumente öffnen, unterzeichnen und sicher speichern können.
Möchtet ihr mehr darüber erfahren, wie euer Unternehmen mit Technologien für elektronische Signaturen Zeit und Geld sparen kann? Dann kontaktiert das Dropbox- und HelloSign-Team für eine kostenlose Beratung.

 

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Hinweis: Gelegentlich schreiben wir hier über zukünftige Produktfeatures, bevor diese allgemein verfügbar sind.
Letztendlich können Veröffentlichungen und die genaue Funktionsweise dieser Features vom Inhalt in diesem Blog abweichen.
Die Entscheidung, unsere Produkte zu kaufen, sollte aufgrund von heute zur Verfügung stehenden Produktfeatures fallen.