5 Probleme, mit denen Finanzteams konfrontiert sind – wie kann der Smart Workspace bei der Lösung helfen?

Wenn ihr für das Monitoring der Finanzaktivitäten und Investitionsentscheidungen eures Unternehmens verantwortet, steht ihr sicher unter großem Druck. Euer Unternehmen zählt darauf, dass ihr zusammen mit euren Teams eine Umsatz- und Kostenprognose erstellt und anschließend eine Analyse vornehmt, wenn die Ergebnisse nicht wie erwartet ausfallen. Es ist also quasi eure Aufgabe, die Zukunft vorherzusehen und möglichst genaue Finanzberichte zu erstellen.

Als Grundlage für akkurate Ergebnisse dienen riesige Mengen an Daten, was manchmal äußerst hilfreich, aber manchmal auch ziemlich hinderlich sein kann. Nur wenn ihr in der Lage seid, Dateien und Ordner sicher freizugeben, könnt ihr sensible Informationen schützen und die Vertraulichkeit eurer Daten wirklich gewährleisten. Wenn ihr aber deutlich mehr Daten verarbeitet, als euer Programm für Tabellenkalkulation realistisch bewältigen kann, kommt plötzlich alles ganz schnell zum Stillstand.

Lindsay Louie ist Senior Financial Planning & Analysis Marketing Analyst bei Dropbox. In ihrer Rolle unterstützt sie das Marketingteam; sie verwaltet die monatlichen Finanzdaten, gleicht diese mit den neuesten Prognosen ab und zeigt alle relevanten finanziellen Risiken und Chancen auf.

Wir haben Lindsay Louie um Tipps gebeten, wie Dropbox auch andere Finanzteams bei der Bewältigung von fünf häufigen Herausforderungen konkret unterstützen kann.

1. Anfragen auf mehreren Kanälen zu jeder Zeit im Blick behalten

Einer von Lindsay Louies größten Kritikpunkten ist die Notwendigkeit, verschiedene Plattformen nutzen zu müssen, um ihre wöchentlichen Aufgaben im Blick zu behalten. „Es gibt diverse Kanäle, über die Geschäftspartner mir eine Frage stellen oder eine Analyse anfordern können“, erklärt sie. „Dazu gehören E-Mails, Chatnachrichten über Google Hangouts, Slack-Kanäle, Slack-Direktnachrichten, das Einfügen von Tags in Papierdokumenten oder PO-Genehmigungen in Oracle.“

Und weil es so viele verschiedene Kanäle für Anfragen gibt, ist Lindsay Louies größte Sorge, dass sie schnell eine Anfrage übersehen könnte. Sie wünscht sich deshalb einen Ort, an dem sie alle ihre Aufgaben verfolgen und alle ihre Dateien und Chats einsehen kann. Genau dieses Problem löst Dropbox mit dem Smart Workspace, aber dazu später mehr!

„Ich nutze die Checklisten-Funktion von Paper, um Aktionspunkte aus meinen Finanz-Meetings mit Geschäftspartnern zu verfolgen,“ erklärt sie. „Das ist eine ganz einfache Möglichkeit, den Überblick über notwendige Maßnahmen, verantwortliche Personen und Fristen zu behalten.“

2. Teams funktionsübergreifend auf demselben Stand halten

Finanzteams sind für die Ausgaben im gesamten Unternehmen verantwortlich, haben aber oft Schwierigkeiten, die monatlichen Ergebnisse zu konsolidieren, ohne dabei Dateien zu duplizieren. Zusätzlich müssen die Finanzteams ihre Prognosen mit den tatsächlichen Ausgaben abgleichen, aber sie wissen nicht immer genau, wie die jeweiligen Teams ihr Geld ausgeben.

„Wir arbeiten extrem funktionsübergreifend, unterstützen verschiedene Teams in der gesamten Organisation und wollen die aktuellen Finanzpositionen und Erwartungen auf Unternehmensebene abgleichen“, sagt Lindsay Louie. „Monatlich konsolidieren wir die relevanten Einflussfaktoren für Abweichungen zwischen Ist und Prognose.“

Da jede Analystin und jeder Analyst seine eigenen Methoden hat, um Prognosen zu erstellen und Abweichungen zu begründen, kann es so schnell zu widersprüchlichen Versionen kommen. „Dabei ist Dropbox wirklich hilfreich“, sagt Lindsay Louie. „Wir können monatliche und vierteljährliche Finanzprognosen auf höchster Ebene konsolidieren und unsere Prognoseabweichungen in einem Dokument zusammenfassen, das auf Dropbox hochgeladen wird, um Probleme bei der Versionskontrolle zu vermeiden.“

3. Große, absturzgefährdete Dateien verarbeiten

Da FP&A-Teams mit Tabellenkalkulationen arbeiten, die große Mengen Finanzdaten enthalten, verlassen sie sich häufig auf Makros und Pivot-Tabellen. Dies kann allerdings dazu führen, dass Tabellenkalkulationen groß, langsam und absturzgefährdet sind. An dieser Stelle kommt die Funktion zur Dateiwiederherstellung von Dropbox ins Spiel. Laut Ethan Markert, Senior Financial Analyst bei Tinder, zeigt sich einer der besonderen Vorteile von Dropbox, wenn eine große Finanzmodelldatei abstürzt: „Wir stellen einfach nur die vorherige Version wieder her und können direkt weiterarbeiten. Wir müssen dazu nicht einmal unsere IT-Abteilung kontaktieren.“

4. Vertrauliche Informationen mit externen Teams teilen

Finanzteams tauschen oft äußerst vertrauliche Informationen – nämlich die Finanzdaten ihres Unternehmens – mit Personen aus, die nicht im Unternehmen tätig sind, darunter Unternehmensberater, Investoren und Börsenanalysten. Sollten diese Informationen auf irgendwelchen Wegen den falschen Personenkreis erreichen, besteht die Gefahr eines Rechtsstreits wegen Insidergeschäften. Wenn ihr außerdem eine Vielzahl von Inhalten für externe Teammitglieder freigeben müsst, kann sich die Organisation noch schwieriger gestalten.

Wenn die FP&A-Teams von Dropbox Links zu vertraulichen Informationen freigeben müssen, legen sie einen Kennwortschutz und Ablaufdaten fest und deaktivieren die Download-Funktion. „Wir schränken ganz genau ein, wer auf bestimmte Tabellenkalkulationen zugreifen darf. Dazu schützen wir Blätter oder Paper-Dokumente: Wir beschränken einfach den Zugriff auf bestimmte Personen, die zum Dokument eingeladen werden. So wird der unberechtigte Zugriff auf vertrauliche Informationen verhindert“, so Lindsay Louie.

5. Berichtspaketen müssen übersichtlich sein

Lindsay Louie zufolge unterstützt jeder Finanzanalyst einen bestimmten Geschäftsbereich des Unternehmens und arbeitet mit seinen Geschäftspartnern zusammen, um Informationen zu sammeln. „Wir haben alle unsere ganz eigenen, unterschiedlichen Methoden, wie wir Informationen sammeln, wenn wir uns mit unseren Geschäftspartnern treffen“, erklärt sie. „Ich persönlich arbeite gerne in Excel, dann erstelle ich in Dropbox Paper eine Zusammenfassung der finanziellen Höhepunkte und der wichtigsten Erkenntnisse des Monats“, erklärt sie.

Da alle Geschäftspartner ihre Informationen gemeinsam präsentieren müssen, sorgen sie für Ordnung in einem zentralen Dropbox Paper-Dokument.

„Jeden Monat erstellen wir ein Finanzpaket, das jeden Geschäftsbereich einbezieht“, erklärt Lindsay Louie. „Dazu gehört auch der Input von verschiedenen Analysten zu signifikanten Schwankungen oder Veränderungen der finanziellen Aussichten und zu allen Risiken oder Chancen, denen wir als Unternehmen gegenüberstehen“, so Lindsay Louie.

Durch das Erstellen der monatlichen Berichtspakete in einem zusammenfassenden Dropbox Paper-Dokument profitieren alle vom zusätzlichen Kontext zu den jeweiligen Zahlen.

Ein intelligenter Arbeitsbereich für Finanzteams

Dropbox hat vor Kurzem Dropbox Spaces als ersten Schritt zum Aufbau des Smart Workspace der Zukunft eingeführt. Deshalb haben wir Lindsay Louie gefragt, wie sie sich einen Smart Workspace für Finanzteams denn genauer vorstellen würde.

„Ich muss zu verschiedenen Zeitpunkten im Monat Input von Geschäftspartnern einholen, und ich mache das gerne möglichst unaufdringlich“, sagt sie. „Ich versuche, die Anzahl der Erinnerungs-E-Mails oder der Nachfragen nicht ausufern zu lassen. Es wäre einfach praktisch, wenn es einen zentralen Ort für alle Anfragen oder zu erledigende Aufgaben gäbe – wir hätten dann einen einzigen Anlaufpunkt und könnten auch den Status jeder Anfrage leicht verfolgen. Man verliert sonst schnell den Überblick, wenn diese Informationen nur in E-Mails enthalten sind.“

Lindsay Louie erklärt, dass ihr Team häufig auf Referenzdokumente verweist, wenn sie von Geschäftspartnern Input anfordern. Wenn sich alle Inhalte auf der gleichen Plattform befindet, spart dies kostbare Zeit. Und genau das macht der Smart Workspace: Mit Dropbox Spaces erscheinen alle Arten von Dateien an einem zentralen Ort – Excel-Tabellen in Echtzeit neben Cloud-Dokumenten wie Google Tabellen.

„Ich versende häufig Links zu bestimmten Paper-Dokumenten oder Tabellenkalkulationen. Wenn sich diese auf der gleichen Plattform befinden, ist es gleich viel einfacher, nach Inhalten zu suchen und Dateien zu organisieren. Wenn alles an einem zentralen Ort ist, gestaltet sich das Ganze reibungsloser und einfacher.“

Praktische Tipps für Teams im Bereich Financial Planning & Analysis

Berichterstattung an Analysten und Investoren

Legt einen Kennwortschutz und Ablaufdaten fest und deaktiviert Download-Funktion für freigegebene Links zu vertraulichen Informationen.
Ihr könnt eine Vorschau aller in Dropbox gespeicherten Inhalte anzeigen – einschließlich Excel-Tabellen und kompletter PowerPoint-Decks, ohne dafür das entsprechende Programm öffnen zu müssen.
Mit Dropbox Transfer liefert ihr schnell speziell mit eurer Marke gebrandete Ordner.

Teamübergreifend Budgets im Blick behalten

Mit Dropbox Spaces könnt ihr herkömmliche Dateien wie Excel-Arbeitsblätter in den gleichen freigegebenen Ordnern aufbewahren wie Cloud-Inhalte wie Google Tabellen.
Stellt sicher, dass nur berechtigte Nutzer auf einen bestimmten Ordner oder ein bestimmtes Arbeitsblatt zugreifen können.
Bleibt automatisch auf dem Laufenden, wenn andere Nutzer Dateien ansehen oder aktualisieren.
Mit der Funktion für Dateianfragen könnt ihr Dateien von anderen anfordern, ohne dabei Zugriff auf den jeweiligen Ordner zu geben.
Legt die Freigabeeinstellungen für Ordner fest, die in einem freigegebenen Ordner verschachtelt sind, damit nur bestimmte Nutzer oder Teams darauf zugreifen können.
Verknüpft Dropbox mit Buchhaltungstools, die euer Team gerne verwendet, wie zum Beispiel Xero und FreshBooks.

Verlässliche Prognosen

Arbeitet unkompliziert mit großen Excel-Dateien und ladet Dateien ohne Größen- oder Formatbeschränkungen hoch. Ganz unabhängig davon, ob ihr die Datei online oder in Excel bearbeitet, werden Änderungen automatisch mit Dropbox synchronisiert.
Spart wertvolle Zeit mit unserer branchenführenden Synchronisierung, die 4-mal schneller ist als die unserer Wettbewerber.
Wechselt nach dem versehentlichen Speichern falscher Änderungen einfach zu älteren Versionen einer Datei zurück und spart dadurch bis zu 6 Stunden Arbeitszeit pro Prognose.
Setzt einen Ordner oder sogar euer ganzes Konto auf den Zeitpunkt vor einem Missgeschick zurück.
Sperrt Dateien, an denen ihr gerade arbeitet, um andere daran zu hindern, Änderungen hinzuzufügen und widersprüchliche Versionen zu erstellen (registriert euch am besten gleich für den frühzeitigen Zugriff auf diese Funktion).

Mehr Informationen dazu, wie euer Finanzteam Dropbox nutzen kann, um große und vertrauliche Dateien zu organisieren, zu teilen und gemeinsam mit internen und externen Nutzern zu bearbeiten, findet ihr unter dropbox.com/business.