Wie Transmission ein globales Kreativteam auf einer Plattform für die Zusammenarbeit verbunden hat
Wenn Sie an mehr als 7.500 Dokumenten täglich zusammenarbeiten, fast 350 Mitarbeiter an Niederlassungen weltweit beschäftigen und beeindruckende 15 TB an kreativen Inhalten jeden Monat erzeugen, hat es oberste Priorität, von überall aus nahtlos zusammenarbeiten zu können.
Daher hat Transmission, eine globale kreative Marketingagentur, Dropbox Business für eine einfachere Zusammenarbeit bereitgestellt. Und heute organisiert das Unternehmen seine Arbeit und verwaltet Kreativ-Briefings sicher für Hunderte globaler Marken.
Aber das war nicht immer so einfach.
Das schnelle Wachstum in neuen Regionen, die unvermeidbaren Wachstumsschmerzen verteilter Tools an verschiedenen Standorten, die Workflows behinderten, und der Beginn einer viralen Pandemie haben eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich gebracht, die es zu überwinden galt.
Um zu hören, wie die Agentur diese Herausforderungen gemeistert hat und von B2B zur Großagentur des Jahres ernannt wurde, haben wir mit Alex Wares, dem UK Managing Director von Transmission, gesprochen.
Die Notwendigkeit einer zentralisierten Zusammenarbeitsplattform
“Als Kreativagentur sind Innovationen und ansprechende kreative Outputs unsere Daseinsberechtigung”, erklärt Alex. “Wenn man mit dem Innovationstempo nicht mithalten kann oder minderwertige kreative Assets liefert, gehen die Kunden zur Konkurrenz.”
“Als wir in neue Regionen eingedrungen sind, haben wir gemerkt, wie Workflows komplexer, Prozesse fragmentierter wurden und dass es unsere kreativen Talente unter Druck setzte, hochwertige Ergebnisse pünktlich abliefern zu müssen.”
Das ist ein bekanntes Problem in schnell wachsenden Organisationen – insbesondere wenn man international wächst. Es wurden neue Niederlassungen eröffnet, neue Kunden angenommen und neue Tools in Regionen eingesetzt, um die Arbeit zu erleichtern.
“Wir haben sofort erkannt, dass die Arbeit mit diesem Netz unzusammenhängender Tools die Kreativität, die Zusammenarbeit und die Compliance schwerer machte als nötig”, so Alex weiter.
“Der Dominoeffekt mehrerer Dateiversionen, des Konvertierens von Dokumenten und der Arbeit in verschiedenen Plattformen stahl uns wertvolle Zeit, die wir besser mit dem Abliefern von Output und letztendlich mit Ergebnissen für die Kunden verbracht hätten. Wir mussten alles zentralisieren.”
Es Teams ermöglichen, nach ihren Vorstellungen zu arbeiten
Trotz der Notwendigkeit, eine einheitlichere Arbeitsweise zu schaffen, wollte Transmission seinen Kreativteams nicht vorschreiben, welche Tools sie für ihren kreativen Prozess verwenden sollten.
“Eine der größten Herausforderungen aller Unternehmen ist es, ein Gleichgewicht zwischen Freiheit und Sicherheit zu finden”, sagt Alex. “Ein Teil unseres Modus operandi als Unternehmen ist es, neugierig zu sein und mit Konventionen zu brechen – um neue Wege der Problemlösung zu finden.
“Daher mussten wir eine Lösung finden, die absolute Dokumentensicherheit bot, aber flexibel genug war, um es unseren Teams zu erlauben, mit den Tools zusammenzuarbeiten, die sie bereits kannten und liebten, und zwar uneingeschränkt.”
Nachdem wir eine Reihe von Cloud-Anbietern analysiert hatten, fiel die Wahl auf Dropbox, aufgrund seines hohen Maßes an Sicherheit, der nahtlosen Integration mit Core-Tools wie Adobe, und seinen einzigartigen Zusammenarbeits-Features.
“Auch Dropbox Paper bietet weitere Vorteile”, fügt Alex hinzu. “Unsere Teams können nun schnell Brainstormings zu Ideen durchführen, Aufgabenlisten teilen und nahtlos mit Kollegen und Kunden an Trackern zusammenarbeiten.”
Die Compliance und ein sicheres Wachstum fördern
Das Vordringen in unbekanntes Terrain ist mit Risiken verbunden. Neue Gepflogenheiten, neue Kunden, neue Betriebsmodelle und neue Vorschriften müssen bedacht und eingehalten werden.
Die Richtlinien der DSGVO, die in Europa gilt, sind beispielsweise nicht vergleichbar mit anderen Regionen weltweit. Bei der Arbeit mit vertraulichen Kundendaten – häufig unter einem Embargo – bedeutete dies für Transmission, dass Compliance und Sicherheit eine entscheidende Komponente einer jeden Lösung waren.
“Wir haben ein Produkt basierend auf Social Selling, Hyper-Web-Personalisierung und Lead-Generation entwickelt, das aufgrund der Pandemie schneller vonnöten war”, so Alex.
“Sein Erfolg erlaubte es uns, in neue Bereiche zu investieren und zu wachsen. Dieses Wachstum brachte Sicherheitsanforderungen und Compliance-Vorschriften für jedes von uns verwendete Tool mit sich, die wir einhalten mussten. Dropbox erledigt nicht nur dies für uns, sondern es funktioniert bei einigen Kunden als Türöffner – allein durch die Nennung der Verschlüsselungsstandards von Dropbox kann die Compliance belegt werden.”
Durch die Zentralisierung von Daten an einem Standort kann Transmission detaillierte Zugriffskontrollen auf einzelne Dokumente und Ordner anwenden und so die höchsten Sicherheitsstandards im gesamten Unternehmen erzwingen. “Unsere Kreativteams wissen jetzt, wo sie Dinge finden, können sicher sein, dass sie über die neueste Version verfügen, und schnell zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass wir die Anforderungen von Kunden erfüllen und so innovativ wie möglich bleiben”, sagt Alex weiter.
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