5 Tipps, um im Marketing mehr Zeit für produktive Arbeit zu gewinnen

Was ist schlimmer, als zehn Stunden am Tag an den Schreibtisch gefesselt zu sein? Das Gefühl, die Hälfte der Zeit mit unnötigen Ablenkungen verschwendet zu haben. Ein Drittel aller Angestellten ist bis zu drei Stunden am Tag von den eigentlichen Aufgaben abgelenkt und nur die Hälfte aller Angestellten wendet sechs Stunden oder mehr für produktive Aufgaben auf. Diese Zahlen basieren auf einer Umfrage, die von dem Finanzmanagementunternehmen Think Money durchgeführt wurde. Und laut einer Studie des McKinsey Global Institutes verbringen wir fast genauso viel Zeit damit, unzählige E-Mails oder Ordner nach einer Datei oder anderen Informationen mühsam zu durchforsten, wie mit unserer eigentlichen Arbeit.

Marketingexperten stehen ständig unter Druck, straffe Deadlines einzuhalten – insbesondere diejenigen, die für die Koordination von Projekten, Events und Kampagnen verantwortlich sind. Wir haben deshalb 5 Tipps zusammengetragen, wie Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.

1. Weniger E-Mails
Das Lesen von E-Mails kann Ihre Produktivität enorm einschränken. Das technologische Forschungsunternehmen The Radicati Group hat herausgefunden, dass jeder Mitarbeiter in diesem Jahr durchschnittlich 124 E-Mails pro Tag sendet oder empfängt. Und obwohl immer mehr alternative Kommunikationstools zur Verfügung stehen, wird die Anzahl an E-Mails voraussichtlich jährlich um 4,4 % ansteigen.

Minimieren Sie interne E-Mails, insbesondere den entsetzlichen „Allen antworten“-Typ und wechseln Sie stattdessen für interne Konversationen zu einem teambasierenden Dienst wie z. B. Slack und Chatter. Hier können Kollegen sofort auf Mitteilungen reagieren und verlieren nicht in endlosen E-Mail-Verläufen den Überblick. Anstelle von Gruppen-E-Mails können Sie außerdem auch auf die Kommentarfunktion in cloudbasierten Tools wie Dropbox zurückgreifen, um Feedback von anderen Teammitgliedern zu erhalten. Hier haben alle direkten Einblick auf die Kommentare und doppeltes Feedback wird vermieden.

2. Weniger Meetings
Die Think Money-Umfrage hat ergeben, dass einer von fünf Mitarbeitern „sinnlose Meetings“ für die Vergeudung produktiver Arbeitszeit verantwortlich macht. (Wir vermuten, dass die anderen vier Mitarbeiter gerade zu beschäftigt mit Meetings waren, um an der Umfrage teilzunehmen.)

Persönliche Gespräche sind selbstverständlich wichtig, aber auf sinnlose Meetings können wir alle verzichten. Manager sind oft große Befürworter der sogenannten „Morgenbesprechung“, um auf dem aktuellsten Stand zu sein und zu wissen, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. Genau durch diese Meetings gehen allerdings 15 – 20 Minuten der produktivsten Arbeitszeit des Tages verloren. Mithilfe eines Kollaborationstools für Teams könnte ein morgendliches Update hingegen nur wenige Minuten in Anspruch nehmen.

Überlegen Sie außerdem, wer wirklich an diesen Meetings teilnehmen muss. Sind einstündige Gespräche über globale Marketingbudgets wirklich für den Social Media Manager relevant? Oder würden nicht vielleicht die wesentlichen Punkte aus den Meeting-Notizen ausreichen, die in einem freigegebenen Ordner für alle zugänglich sind?

3. Weniger Pendeln
Wir leben im Zeitalter des Pendelns. 2015 ist ca. einer von 14 Arbeitnehmern in der EU zwischen unterschiedlichen Regionen im gleichen Land gependelt und knapp unter 1 % ist sogar in ein anderes Land gependelt.

Während die durchschnittlichen Pendelzeiten zunehmen, sind die Auswirkungen auf das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance der Arbeitnehmer zunehmend bedenklich. Marketingmanager sollten sich selbst fragen, ob wirklich alle Teammitglieder an fünf Tagen in der Woche im Büro anwesend sein müssen. Vielleicht wären sie sogar produktiver, wenn sie zumindest einen Teil der Woche von Zuhause aus arbeiten könnten.

Dank der Option eines nahtlosen und sicheren Zugangs auf Dateien und Arbeitscomputer von Zuhause aus, ist die Anwesenheit im Büro für Angestellte in der Marketingbranche nicht mehr zwingend notwendig. Und über die Kollaborationssoftware können Manager genauso leicht sehen, ob der Designer fleißig an seinem Schreibtisch zu Hause arbeitet, wie wenn er tatsächlich im Büro sitzen würde.

4. Störungen vermeiden
Hier gibt es zwar geteilte Meinungen, aber eins der größten Nachteile an der Arbeit im Büro sind ganz sicherlich die ständigen Ablenkungen wie z. B. Kollegen, die einem auf die Schulter tippen, laute Telefonanrufe oder der Duft aus der Mikrowelle..

Wenn es darum geht, Störungen zu reduzieren, ist jeder Mitarbeiter gefragt. Muss man wirklich die Konzentration des Marketingassistenten stören, um eine Antwort auf die Nachricht zu erhalten, die man gerade erst von 5 Minuten abgeschickt hat? Vielleicht kann man ja ein System entwickeln, das Mitarbeitern im Büro und zu Hause die Möglichkeit ungestörter Arbeitszeit bietet. Wie bereits erwähnt, verfügen die meisten Kollaborationstools über ein Statussystem, das anzeigt, wenn jemand verfügbar ist oder nicht gestört werden möchte. Einigen Sie sich darauf, diesen Status zu respektieren, sofern etwas nicht wirklich dringend ist oder aufgeschoben werden kann.

5. Regelmäßige Pausen
Tipp vier und fünf wirken vielleicht auf den ersten Blick gegensätzlich, sind es aber nicht. Regelmäßige und geplante Pausen sind keine unnötigen Ablenkungen, sondern sorgen dafür, dass Mitarbeiter produktiv und motiviert bleiben. In einem kürzlich veröffentlichten Blog schrieb David Allen, der Produktivitätsguru und Autor von Getting Things Done, über das gleiche Thema. Darin empfiehlt er, „auf die schwankenden Konzentrationsphasen im Laufe eines Arbeitstages zu reagieren und sie entsprechend zu nutzen” – selbst, wenn wir keine offiziellen Pausen machen. In solchen Phasen können weniger dringende und anspruchslosere Aufgaben erledigt werden, zum Beispiel während man auf den Beginn eines Meetings wartet.

Wenn also der Media Manager gerade seine E-Mails checkt, anstatt an dem Bericht zu arbeiten, um den Sie ihn gebeten haben – bleiben Sie ganz entspannt. Er gönnt seinem Gehirn einfach nur ein paar Minuten Ruhe.

Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihre Marketing-Abteilung mit Dropbox effektiver arbeiten kann, lesen Sie unseren Blog post