8 Vorteile einer Woche ohne Meetings
„Wenn ich in einem Wort erklären müsste, warum die Menschheit ihr volles Potenzial noch nicht ausgeschöpft hat und wohl auch nie ausschöpfen wird, dann würde ich mich wohl für ,Meetings’ entscheiden.“ – Dave Barry
Mit Meetings werden Teams an einen Tisch geholt, damit sie bei ihren Projekten schneller vorankommen. Aber in manchen Fällen können sie den Fortschritt auch hemmen. 47 % der Teilnehmer einer aktuellen Studie von Salary.com nannten Meetings als häufigste Ursache für verschwendete Arbeitszeit. Um das Verhältnis zwischen Nutzen und Verschwendung für mich selbst herauszufinden, bin ich diese Woche allen Meetings ferngeblieben – mit folgendem Ergebnis.
1. Ich habe Initiative ergriffen, statt nur zu reagieren
Statt meine Arbeit zwischen Tür und Angel zu erledigen, während ich von einem Meeting zum anderen renne, konnte ich mir Prioritäten setzen und meinen Tagesablauf so planen, dass ich ihnen ausreichend Zeit widmen konnte. Die Möglichkeit, selbstverantwortlich zu arbeiten, hat mir sehr viel Schwung gegeben.
2. Ich konnte meine Deadlines einhalten
Oft habe ich nach einem Meeting eine lange Liste von Anliegen anderer Leute vor mir, die meine Aufmerksamkeit und Energie beanspruchen. Ohne die ständigen Unterbrechungen und dringenden Notfälle war es mir möglich, in meinem kreativen Flow zu bleiben und mich auf meine wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. So konnte ich zum Beispiel den Entwurf für ein Whitepaper in drei Stunden am Stück fertigstellen, statt im Laufe der Woche immer wieder ein bisschen daran zu arbeiten, wofür ich insgesamt viel mehr Stunden benötigt hätte.
3. Ich habe gelernt zu delegieren
Ich habe erstmals andere aus meinem Team gebeten, mich bei den Meetings zu vertreten, die ich diese Woche abgelehnt hatte. Das bekräftigte die Autorität meiner Kollegen und bewahrte mich vor Mikromanagement. Am Ende waren wir alle zufriedener mit unseren Aufgaben und Leistungen – und auch miteinander –, ohne dass Arbeit auf der Strecke blieb.
4. Ich konnte wichtige Informationen schneller abrufen
Ein Meeting ist auch eine Möglichkeit, Informationen zu sammeln. Wenn es einem aber vor allem um die gewonnenen Erkenntnisse geht, ist es manchmal sinnvoller, sich über diese im Nachhinein zu informieren. Meine Vertreter verwendeten Dropbox Paper, um Protokolle anzufertigen und freizugeben. So konnte jeder (sowohl die Teilnehmer des Meetings als auch Abwesende) die nächsten Schritte einleiten. Ich habe anschließend die Kommentarfunktion genutzt, um ein paar Rückfragen zu stellen, und bekam sehr schnell die Antworten, die ich brauchte.
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5. Ich haben meinem Arbeitgeber Geld erspart
Bain & Company stellte bei einer Zeitbudgeterhebung für große Konzerne fest, dass einer Organisation durch ein einziges wöchentliches Meeting Kosten von 15 Millionen $ im Jahr entstehen. Vor diesem Hintergrund nutzte ich die Gelegenheit, meine Arbeit zu erledigen, statt meine Zeit in einem Konferenzraum zu verbringen.
6. Ich konnte feststellen, welche Meetings wichtig sind
Wenn bei einem Meeting nur Informationen zusammengetragen wurden, fiel mein Fehlen nicht weiter auf. War aber produktive Zusammenarbeit das Ziel, schränkte meine Abwesenheit das ganze Team ein. Jetzt weiß ich also, wo ich wirklich gebraucht werde und welche Einladungen ich in Zukunft unbedingt annehmen sollte.
7. Ich habe beschlossen, mir jede Woche zwei Tage freizuhalten
Seit ich erlebt habe, wie kreativ ich an einem Tag ohne Meetings sein kann, werde ich mir jeden Dienstag und Donnerstag bis Jahresende freihalten, um mich auf meine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. In dem Wissen, dass mir jede Woche feste Zeiten zur Verfügung stehen, um in den Flow zu kommen und produktiv zu sein, kann ich auch die mit Meetings gefüllten Tage wieder besser nutzen.
8. Ich setze mich für bessere Meetings ein
Nachdem ich mir vorgenommen hatte, an weniger, aber dafür relevanteren Meetings teilzunehmen, habe ich mich über verschiedene Erfolgsmethoden informiert. Diese Tipps für gelungene Meetings in 15 Minuten haben mein ganzes Team inspiriert, Meetings im Stehen abzuhalten, ungewöhnliche Startzeiten zu wählen und weniger Einladungen zu verschicken. Seitdem sind wir alle viel mehr bei der Sache.
Auch wenn es langfristig nicht möglich ist, jedes Meeting abzulehnen, so war es für mich doch eine wertvolle Erfahrung, die mir gezeigt hat, wie ich meine Zeit an einzelnen Tagen und über die ganze Woche verteilt am sinnvollsten nutzen kann. Ich habe für mich das Maß an Beteiligung, Delegation, Input und Output gefunden, das mir erlaubt, meine kreative Energie aufrechtzuerhalten, mit der ich meine besten Leistungen erbringen kann.
Sage Cohen ist die Autorin von Ratgebern für Schriftsteller wie „Fierce on the Page“, „The Productive Writer“, „Writing the Life Poetic“ und der Gedichtsammlung „Like the Heart, the World“. Als Chief Executive Storyteller bei Sage Cohen Global entwickelt sie seit 1997 Kommunikations-, Lern- und Befähigungslösungen, die Menschen und Unternehmen dabei helfen, neue und bessere Wege für sich zu entdecken.
