Warum die Migration in die Cloud ein Kinderspiel ist
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat gerade eine Firma aufgekauft, wodurch sich Ihr Team um 340 Mitarbeiter vergrößert hat und alle arbeiten mit unterschiedlichen Technologien und einer unterschiedlichen IT-Infrastruktur. Hinzukommt, dass Sie auch noch die Auftragsbücher sowie einige wichtige Geschäftsunterlagen dieser Firma „geerbt“ haben, auf die Ihre neuen Mitarbeiter nun nicht mehr zugreifen können. Jetzt stellen Sie sich vor, Sie sind gerade dabei, das größte IT-Transformationsprojekt in der Geschichte Ihres Unternehmens durchzuführen, das die Zusammenarbeit Ihres großen, neuen Teams komplett neugestaltet und revolutioniert. Und jetzt kommt der Clou: Stellen Sie sich vor, dass all Ihre Probleme in nur einer Woche gelöst wurden und es zu KEINER Ausfallzeit gekommen ist.
Ist das überhaupt möglich?
Wir haben herausgefunden, dass genau das einem der führenden Energiesparunternehmen in Großbritannien gelungen ist, indem sie mit Office 365 und Dropbox Business 40 TB Daten und 200 Ordner in die Cloud migriert haben – und all das innerhalb einer einzigen Woche.
Carl Mason, IT Director bei BillSave UK erklärt uns im Interview, wie unkompliziert die Migration aller Mitarbeiter zu Dropbox Business und Office 365 abgelaufen ist.
Umzug in die Cloud
Vor nicht allzu langer Zeit haben wir die Mark Group Limited aufgekauft und somit unser Team innerhalb nur eines Monats um 340 Mitarbeiter vergrößert. Im Rahmen dieser Übernahme haben wir auch die Auftragsbücher, Prozesse und 40 TB Daten übernommen, was den Ablauf noch komplexer gestaltet hat. Die Dateien wurden vor der Übernahme noch im Mark Group Limited HQ verwaltet, allerdings wurde die Administration nach der Übernahme eingestellt. Somit konnten die Mitarbeiter nicht mehr auf die Dateien zugreifen, die ursprünglich über WAN und VPN bereitgestellt wurden.
Da viele unserer Mitarbeiter an verschiedenen Orten auf der ganzen Welt oder von unterwegs aus arbeiten, standen wir vor einer großen Herausforderung: wir mussten diese 40 TB Daten zugänglich machen, ohne dabei den betrieblichen Arbeitsablauf zu stören. Diese Aufgabe haben wir genutzt, um parallel unsere zukünftige Technologiestrategie zu überarbeiten.
Mission „Migration“
Als die Hauptniederlassung umzog, hatten wir lediglich 7 Tage Zeit, um alle unsere Daten, Ordner und Inhalte an einen neuen Zielort zu transferieren. Aus diesem Grund war ein Wechsel zu Dropbox Business und Office 365 die sinnvollste Lösung für uns. Und tatsächlich ist uns ein reibungsloser Übergang gelungen. Schritt für Schritt haben wir alle Daten und Dateien sicher und schnell auf Dropbox Business übertragen und unsere Mitarbeiter konnten umgehend per Internet und von jedem anderen Gerät aus auf die gewünschten Daten zugreifen.
Durch die Kombination von Dropbox Business und Office 365 konnten wir außerdem einen Satz an Tools einführen, die unsere IT-Plattform ergänzen. Das Angebot an Features wie SSO via Windows Azure AD hat für eine nahtlose Integration gesorgt. Unsere Mitarbeiter haben ein 15 MB-Limit für E-Mails, daher ist der Austausch und die Zusammenarbeit mit Daten über Dropbox Business nicht nur besonders fortschrittlich, sondern auch sicher.
Zusammen unschlagbar
Der Wechsel von alten, lokal installierten Systemen hin zu einer cloudbasierten Software stellt für uns und unsere Arbeitsweise einen enormen Vorteil dar. Unsere Mitarbeiter können beispielsweise durch die Dropbox Business-Integration mit Office 365 ihre Dateien an einem einzigen Ort bearbeiten, die dann mit anderen Geräten synchronisiert werden. Außerdem ist jede in den Dateien vorgenommene Änderung für alle Nutzer sichtbar.
Wir verwenden auch die Funktion, die es allen Nutzern ermöglicht, gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten. Dies hat sich insbesondere für unsere Planungsteams als hilfreich erwiesen, wenn sie an unterschiedlichen Verfahren für höhere Effizienz arbeiten – und das hatte wiederum eine große Auswirkung auf unsere Nutzer.
Während der größten Transformation in der Geschichte unseres Unternehmens hatten wir die Möglichkeit, die alltäglichen Arbeitsabläufe unserer Mitarbeiter zu revolutionieren. Die Migration unserer IT-Infrastruktur zur Cloud mit Dropbox Business und Office 365 hat neue Arbeitsabläufe und eine erhöhte Effizienz geschaffen, mit denen unsere Mitarbeiter zufriedener sind und produktiver arbeiten können.
