Expertenratgeber: So werden Universitäten fit für die Zukunft
Als Drew Cook im Januar 2012 zum Director of ICT an der University of Lincoln ernannt wurde, bestand seine erste Aufgabe darin, eine IT-Strategie für die geplante Zukunftsausrichtung der Universität zu entwickeln.
Im Interview mit uns beschreibt Cook eine für den Bildungssektor typische Situation, in der das IT-Team zwar gute Arbeit geleistet hatte, diese jedoch vom Geschäftsplan des Instituts als Ganzes völlig losgelöst existierte: „Es musste eine IT-Strategie her, die eine klare Zukunftsvision verfolgte und den Weg dorthin bereitete.“
Cook erläutert weiter, wie er sich dieser Herausforderung stellte und welche Lektionen er dabei lernte. Im Folgenden haben wir seine Tipps für IT-Beauftragte im Bildungsbereich zusammengestellt, die eine ähnliche Umstellung planen.
Implementierung einer neuen Strategie
Dank seiner jahrelangen Erfahrung im privaten Sektor erkannte Cook sofort, dass er den Verantwortlichen die Augen für die Institution als Gesamtkomplex würde öffnen müssen, um ihnen klarzumachen, welche Maßnahmen zur Umsetzung der Strategie an der University of Lincoln notwendig waren. Zu diesem Zweck richtete Cooks Team das Augenmerk auf die Unternehmensarchitektur: „Indem wir uns an der Unternehmensarchitektur orientiert haben, konnten wir die Universität insgesamt als strukturierte Organisation mit ihren Führungsorganen, externen Einflüssen, Informationen und Verfahrensweisen betrachten, bevor wir dann im nächsten Schritt ermittelt haben, welche Systeme und Technologien wir brauchten“, erklärt Cook.
Daraufhin konnte Cooks Team die Herausforderungen, die sich ihm stellten, im Einzelnen in Angriff nehmen. Während einige der vorhandenen Systeme unabhängig voneinander gut funktionierten und durchaus als ‚beste Lösung ihrer Art‘ hätten bezeichnet werden können, machte es das Spinnennetz an Integrationen laut Cook unmöglich, den Überblick über die verwalteten Informationen zu behalten. Hinzu kam, dass angesichts der zunehmenden Zahl an Studierenden die Lehrräume knapp wurden. Die Universität expandierte mit neuen Gebäuden und Abteilungen, wodurch auch die Anforderungen an die IT stiegen, die audiovisuelle und Computertechnik auf den wachsenden Campus auszuweiten. Das IT-Team befasste sich daher mit alternativen Möglichkeiten, das benötigte Angebot bereitzustellen.
Das war mit ein Grund für die Entscheidung, anstelle von lokalen Lösungen einen cloudbasierten Dienst zu wählen. Es gab aber ein paar Vorbehalte, die bei dieser Entscheidung berücksichtigt werden mussten. Cook erläutert: „Neben der reinen Funktionalität musste jede Cloud- und Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die wir in Betracht zogen, ein gutes Nutzererlebnis bieten. Sie musste leistungsstark und kosteneffizient sein und sollte idealerweise weniger technisch komplex sein, anstatt die Dinge zusätzlich zu verkomplizieren. Gleichzeitig mussten natürlich die Ansprüche der Universität hinsichtlich Informationssicherheit, Technologie und Compliance erfüllt sein.“
Umsetzung der Strategie
Cook übernahm an der Universität die Leitung eines hochqualifizierten und erfahrenen IT-Teams, dessen Organisationsstrukturen sich jedoch rein auf die Technologie fokussierten. So waren innerhalb der Abteilung künstliche Grenzen entstanden, die sie in viele kleine Teams in isolierten Unterbereichen spalteten. Um ein vereintes Team aufzubauen, das nicht nur Server, Speicherplatz, Netzwerke und Datenbanken bereitstellen, sondern angebotsorientiert arbeiten und die Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche wie Lehren und Lernen, Bibliotheksangebote und Studentenbewerbungen verstehen würde, mussten diese Grenzen durchbrochen werden.
Durch die Neuorientierung an der Unternehmensarchitektur konnten Cook und die Universität die Bereitstellung der IT umstellen: „Wir haben aufgehört, lediglich Systeme bereitzustellen, und haben alle Komponenten zu einer zusammenhängenden digitalen Strategie für die gesamte Universität verbunden. Jetzt unterstützen wir durch unser Angebot die Studierenden und Mitarbeiter der Universität auf ganzer Linie.“
Cook fährt fort: „Ich wusste, dass wir die Vorteile der Cloud und der Technologien von Unternehmen wie Dropbox, Microsoft und Google nutzen sollten. Mit dieser Strategie konnten wir der Universität ein größeres Angebot zur Verfügung stellen und die Kapazitäten unserer Rechenzentren ausweiten. Wir haben einen Anbieter gefunden, der uns zu einem günstigen Preis alles liefert, was wir brauchen – Apps, Service, Infrastruktur und Support –, und das macht für uns einfach Sinn.“ Dank dieser Lösung kann die University of Lincoln allen Mitgliedern der Universitätsgemeinschaft den Zugang zu großartigen Tools und einem erstklassigen Angebot bieten.
Rückblick: Lektionen
Obwohl die IT-Strategie an der Universität verstanden und unterstützt wurde, gab es einige Herausforderungen. Cook bedient sich zur Veranschaulichung eines Vergleichs aus der traditionellen Architektur und erläutert, dass ‚sein Team mit den Einschränkungen des vorhandenen Wohnhauses‘ arbeiten musste, dass also Wasser, Heizung und Beleuchtung ständig weiterlaufen mussten, während die Familie noch im Haus wohnte. „Die Universität erkannte zwar die Wichtigkeit der Sanitärinstallationen“, erklärt Cook, „die Verantwortlichen wollten aber auch alles mit hübschen Vorhängen an den Fenstern und ein paar flauschigen Kissen dekoriert haben. Um sich die Unterstützung für die übergreifende Strategie langfristig zu erhalten, ist es hilfreich, neben den umfassenderen Programmen auch ein paar schnelle Ergebnisse einzuwerfen, also quasi das Haus mit ‚hübschen Vorhängen und flauschigen Kissen‘ auszuschmücken.“
Die Unternehmensarchitektur war Cook zufolge entscheidend für den Erfolg der neuen Strategie: „Durch eine Orientierung an der Unternehmensarchitektur wandelt sich die Fokussierung der IT von der Technologie hin zum Angebot. Mit dieser Methode lassen sich innerhalb unserer Abteilung die täglichen Einsätze des IT-Teams und das von den Universitätsmitgliedern genutzte Angebot – auch indirekt – verbinden.“
Die Verbindung von lokalen und cloudbasierten Lösungen ist komplex und erfordert ein Umdenken hinsichtlich der technischen Architektur. „Was als SaaS verkauft wird, kann auch eine lokale Lösung als Teil eines Managed-Hosting-Angebots mit traditionellem Support und Lizenzgebühren sein“, so Cook. „Im Gespräch mit dem Anbieter ist es wichtig, ins Detail zu gehen und sich zu vergewissern, dass seine Lösung tatsächlich SaaS liefert und ihm die wirtschaftlichen Vorteile einer Infrastruktur mit Services im Abomodell für sich selbst und seine Kunden bewusst sind.“
Fünf Jahre nach Beginn des Projekts hat Cook jetzt Zeit genug, über dessen Erfolg nachzusinnen und den Blick in die Zukunft zu richten. Wir haben ihn gefragt, was er den IT-Entscheidern an anderen Universitäten raten würde, und er gab uns eine einfache Antwort: „Vertrauen Sie nicht auf einen Fünf-Jahres-Plan. Die technologische Entwicklung ruht nicht, und auch Universitäten und das ganze Hochschulbildungswesen entwickeln sich weiter. Ihre Strategie muss dementsprechend anpassungsfähig sein. Unsere Prorektorin spricht von einer Universität des 21. Jahrhunderts, und wir alle müssen unseren Beitrag dazu leisten, um sie für alle Mitglieder der Universitätsgemeinschaft zu verbessern.“
