So verbessert ein italienischer CIO mit Dropbox die Versorgung tausender Menschen
Im öffentlichen oder im privaten Sektor, die Herausforderung bleibt gleich: CIOs müssen Kosten einsparen, die Abfallerzeugung senken und die Leistungen verbessern. Im öffentlichen Sektor kommen zu diesen Aufgaben dann noch die Kontrolle durch Politiker und Steuerzahler hinzu.
Für Cristiano Fratini, CIO des italienischen öffentlichen Versorgungsunternehmens AMGA Legnano, das Abfallsammlung und Straßenreinigung verwaltet und Gasleitungen wartet, gibt es aber einen großen Vorteil: Wenn man es richtig anstellt, kann man Millionen sparen. Er muss es wissen, denn genau das hat er getan.
Bei mehr als 350 Mitarbeitern in ganz Italien und tausenden zu versorgenden Haushalten muss das Vorgehen von AMGA gut überlegt sein.
Verbesserungspotenziale aufspüren
Für Cristiano und AMGA war die größte Herausforderung die Vereinheitlichung des Unternehmens: „Es gab kein einheitliches System, mit dem die Teams arbeiten konnten, und es gab auch keine klaren Anweisungen zu genehmigten Tools.“
„Von unseren Führungskräften wurden keine Tools für die Zusammenarbeit vorgegeben“, erklärt Cristiano. „Deshalb verwendeten unsere Teams, Lieferanten und Partner alle unterschiedliche Tools. Dadurch wurde unsere Zusammenarbeit stark beeinträchtigt und unser IT-Team verbrachte viel zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben.“
Es gab Kompatibilitätsprobleme zwischen den Tools, und während der Übertragung gingen immer wieder Informationen verloren oder Workflows dauerten unglaublich lang. Auch für unsere Kunden – öffentliche Stellen, wie zum Beispiel Städte und Gemeinden – war die Situation nicht leicht, denn wir hatten für jede Region unterschiedliche Protokolle und Richtlinien“, so Cristiano.
„Die unterschiedlichen Systeme und Prozesse haben unsere Effektivität gebremst. Es führte deshalb kein Weg daran vorbei, alles zu vereinheitlichen.“
Zusammenarbeit als Herausforderung
Im öffentlichen Sektor stellt das höhere Durchschnittsalter der Mitarbeiter eine echte Herausforderung dar, denn ältere Mitarbeiter müssen im Umgang mit neuen Technologien häufig erst einmal geschult werden.
„Unsere Mitarbeiter sind durchschnittlich Mitte vierzig“, erklärt Cristiano. „Wir brauchen Tools, die einfach bereitgestellt, einfach genutzt und schnell von unseren Teams und unserem Kundenstamm angenommen werden.“
Hinzu kamen die neuen Anforderungen nach den Datenschutzänderungen durch die DSGVO im Mai 2018. „Jetzt gelten für uns neue Vorschriften für das Teilen unserer Inhalte mit anderen Standorten, Partnern und Lieferanten. Wir brauchen deshalb ein Tool, mit dem wir diese Vorschriften einhalten können.“
Mit Dropbox Business hat Cristiano diese Herausforderungen bewältigt und das Unternehmen auf einer gemeinsamen Plattform zusammengebracht: Die Teams arbeiten jetzt viel enger zusammen. Außerdem ist die Unternehmenskultur nun stärker auf Zusammenarbeit fokussiert.
Die Vorteile von Dropbox Business
Seit AMGA Dropbox nutzt, haben sich die Arbeitsweisen deutlich verbessert. „Wir haben jetzt ein einheitliches System, mit dem alle Workflows problemlos funktionieren und alle auf die nötigen Inhalte zugreifen können“, so Cristiano.
„Als Holdinggesellschaft müssen wir Richtlinien und Leitfäden bereitstellen können“, so Cristiano weiter. Trotz Mitarbeitern an vielen verschiedenen Standorten konnten wir diese Aufgabe mit Dropbox Business erleichtern und die Schnelligkeit und Bereitstellung unserer Dienstleistungen verbessern.“
Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme hat Cristiano eine zukunftsweisende Plattform für AMGA eingerichtet. „Wir haben geringere Ausfallzeiten, und unser IT-Team hat jetzt durch weniger Verwaltungsaufwand mehr Zeit für wichtigere Aufgaben“, sagt Cristiano. „Wir haben jetzt eine klare Richtung und mehr Ressourcen, um uns auf unsere Dienstleistungen und unsere Kunden zu konzentrieren.“
