7 Wege, wie Marketing-Abteilungen mit Dropbox effektiver arbeiten
Dropbox ist so viel mehr als nur eine unkomplizierte Art, um Dateien mit Kollegen auszutauschen. Unsere Kunden benutzen es, um vertrauliche Angebote zu verschicken, um ihren Mitarbeitern oder externen Anbietern Feedback zu geben und mit ihnen neue Ideen auszutauschen und das war erst ein Vorgeschmack darauf, was das Tool zu bieten hat.
Hier sind sieben Möglichkeiten, wie Sie das ganze Potenzial von Dropbox ausschöpfen können.
1. Erhalten Sie Pitches von Freelancern und Agenturen
Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Pitches für ein neues Design von verschiedenen Freelancern und Agenturen in der Cloud sammeln. Dafür soll jeder seinen Entwurf in Dropbox hochladen, ohne dabei natürlich Einsicht auf die anderen eingereichten Vorschläge zu bekommen und so eventuell Ideen stehlen könnten, wie es bei freigegebenen Ordnern möglich wäre. Um das zu umgehen, gibt es Dateianfragen.
Alles was Sie tun müssen ist, eine Dateianfrage von Ihrem Dropbox-Konto aus zu stellen. Geben Sie dafür einfach alle E-Mail-Adressen der Personen ein, von denen Sie die Dateien brauchen. Alle hochgeladenen Dateien werden dann im gleichen Ordner gespeichert, den aber nur Sie allein einsehen können. Sobald etwas Neues hochgeladen wird, werden Sie außerdem sofort benachrichtigt – das ist nicht nur praktisch, sondern spart auch eine Menge Zeit, da Sie so den Ordner nicht ständig überprüfen müssen. Und was noch besser ist, der Absender muss nicht einmal ein Dropbox-Konto haben, um Dateien hochzuladen.
2. Sammeln Sie gemeinsam Ideen für Werbekampagnen oder Events
Wenn Sie mit Ihrem Team gemeinsam Ideen erarbeiten wollen, ohne alle beteiligten Mitarbeiter unter einem Dach versammeln können, dann starten Sie einfach eine Brainstorming-Session mit Dropbox Paper. Egal, ob eine neue Werbekampagne oder ein bevorstehendes Event diskutiert werden soll, jeder kann seine Ideen ins gleiche Dokument zur gleichen Zeit hinzufügen. Sie können sogar Bilder und Videos einfügen, Aufgaben verteilen, Deadlines vorgeben oder die Ideen der anderen kommentieren. Und wenn Sie fertig sind, können Sie auf “Präsentieren” klicken und die Pitches, die Ideen für eine Kampagne oder die Event-Planung an Ihr Team übermitteln – alles aus Dropbox Paper heraus.
3. Besprechen Sie Feedback, ohne unendlich viele E-Mails zu verschicken
Ein Marketingprojekt auf die Beine zu stellen, ist meistens mit mehreren Feedbackrunden und vielen Beteiligten verbunden. Das kann auf ein unendlichen Hin- und Her an E-Mails hinauslaufen. Nehmen wir einmal an, Sie reagieren auf die neusten Änderungen an einem Projekt von Ihrem Kreativteam. Anschließend will sich jeder an der Diskussion beteiligen, sei es der Marketingchef oder der Projektmanager und darauf reagiert natürlich wieder Ihr Kreativteam. Dropbox hat verschiedene Features, mit denen Sie beim Sammeln und Beantworten von Feedback eine Menge Zeit sparen können.
Mit Dateikommentaren können Sie alle Diskussionen rund um eine spezielle Design-Datei oder ein Dokument an einem Ort verwalten. Nutzen Sie diese Funktion, um einer oder mehreren Personen Feedback zu geben oder von ihnen zu erhalten. Das geht ganz einfach, in einem einzigen Schritt von Ihrem Browser aus. Sie können sogar andere Mitarbeiter durch Markieren zum Antworten oder Bearbeiten einer Aufgabe auffordern, die mit der Datei verbunden ist. Außerdem bietet Dropbox eine Voransicht vieler verschiedener Dateitypen. Das heißt, wenn Ihr Kreativteam an einem Photoshop-Dokument arbeitet, Sie aber nicht die passende Software benutzen, können Sie es trotzdem in Ihrem Webbrowser ansehen, Elemente darin markieren und dem Designer durch Kommentare direktes Feedback geben.
Und wenn Sie nicht sicher sind, ob eine bestimmte Person die Datei schon gesehen und eine Rückmeldung gegeben hat, schauen Sie einfach in der Viewer Info nach, ein Tool von Dropbox Business, das sich zurzeit noch in der Beta-Phase befindet.
Egal, ob Sie gerade an einem Blog schreiben, ein Design entwerfen oder ein Event planen, bei denen kreative Zusammenarbeit an vielen Dokumenten stattfindet: Mit Dropbox Paper erhalten Sie genau den passenden und flexiblen Arbeitsplatz, den Ihre Mitarbeiter für eine effektive Teamarbeit brauchen.
4. Schaffen Sie Platz in Ihrem Posteingang und auf Ihrem PC
Grundsätzlich müssen große Dateien kein Problem mehr für Ihren Posteingang sein. Marketingfachleute versenden regelmäßig Design-Dateien, riesige PowerPoint-Präsentationen oder große Tabellenkalkulationen. Wir alle haben uns längst mit dem Aufblinken der gefürchteten “Ihr-Posteingang-ist-voll”-Nachricht abgefunden. Aber wenn Sie freigegebene Links statt angehängte Dateien benutzen, lässt sich das ganz einfach vermeiden. Der Empfänger kann die Datei sogar ansehen oder herunterladen, wenn er kein Dropbox-Konto besitzt. So schützen Sie Ihre Mailbox vorm Leben am Datenlimit.
Dropbox Business-Konten sind außerdem mit Smart Sync ausgestattet – ein Segen für alle, denen langsam der Speicherplatz am PC ausgeht. Anders als Dropbox Basic lädt Smart Sync nicht automatisch alle Dateien aus Ihrer Dropbox herunter, um sie lokal zu speichern. Dateien werden nur dann heruntergeladen, wenn sie auch wirklich gebraucht werden. Sie können immer noch sämtliche Voransichten im Windows Explorer oder Mac Finder betrachten und wenn Sie direkt an den Dateien arbeiten wollen, lassen die sich ganz einfach durch einen einzigen Klick mit Ihrem Gerät synchronisieren.
5. Schützen Sie vertrauliche Marketinginformationen
Müssen Sie häufig vertrauliche Daten senden, zum Beispiel einen Design-Entwurf für einen neuen Auftraggeber oder eine Datei, die Kundendaten enthält? Mit Dropbox Business können Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien limitieren oder sie mit einem Passwort schützen, um den Datenaustausch noch sicherer zu gestalten. Und falls Sie nicht möchten, dass jemand dauerhaft Dateien einsehen kann, können Sie mit Dropbox Business ein Verfallsdatum für geteilte Links festlegen.
6. Greifen Sie einfach auf frühere Entwürfe zurück
Stellen Sie sich vor, Ihr Kreativteam bastelt schon seit Wochen an einer Werbeanzeige herum und dann stellt sich am Ende heraus, dass eine ältere Version doch die bessere ist. Falls niemand das Original gespeichert hat, sind Sie mit Dropbox auf der sicheren Seite: Dropbox speichert einen Versionsverlauf für 30 Tage und sogar länger, wenn Sie Dropbox Business verwenden. Wenn Sie dieses Feature nutzen wollen, suchen Sie einfach die betroffene Datei auf dropbox.com, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei und wählen Sie Versionsverlauf aus. So können Sie jede gespeicherte Version aufspüren. Sie können sogar Dateien wiederherstellen, die schon gelöscht wurden.
7. Halten Sie alles und jeden auf dem neuesten Stand
Zu guter Letzt sollten Sie alle, die mit und in Ihrem Marketing-Team arbeiten, auf dem gleichen Stand halten. Geben Sie einen Dropbox-Ordner für andere Mitarbeiter frei, damit Sie gemeinsam an den gleichen Dateien und Ordnern arbeiten können. Alle Änderungen, die Sie in freigegebenen Ordnern vornehmen, werden quasi sofort mit den Ordnern der anderen Teammitglieder synchronisiert. Das neue Feature Dropbox-Badge teilt Ihnen außerdem mit, wenn jemand ein Dokument öffnet, bearbeitet oder aktualisiert – egal ob es sich um ein Word-Dokument, eine Excel-Datei oder eine PowerPoint-Präsentation handelt. So arbeiten Sie immer an der neusten Version und stellen nicht mit Erschrecken fest, dass mehrere Versionen verschiedener Teammitglieder im Konflikt zu einander stehen.
Wenn Sie Marketingberichte zentral erfassen, gehören lästige Missverständnisse der Vergangenheit an. Vorbei sind die Zeiten, bei denen Sie mit Feedback von Ihrem Marketing-Manager konfrontiert wurden, das sich auf eine veraltete Version von Ihrem Bericht bezieht. Sie können jetzt sichergehen, dass Feedback rechtzeitig beim Design-Team landet und der Vertriebsleiter immer weiß, wo die aktuellen Markenrichtlinien zu finden sind.
Doch die Vorteile beschränken sich nicht nur auf die Mitarbeiter im Marketing-Team. Nutzen Sie Dropbox, damit Ihr Verkaufsteam immer auf die neusten Präsentationen, Kataloge und Videos von jedem Gerät aus zugreifen kann, auch wenn sie unterwegs sind. Und geben Sie Ihrem Finanzteam Zugriff auf die aktuellste Version Ihres Marketingbudgets.
