Arbeiterwohlfahrt Mönchengladbach: Wie die Cloud nicht nur den Pflegebereich revolutioniert

Arbeiterwohlfahrtverbände übernehmen in ganz Deutschland vielschichtige Aufgaben. Neben sozialpolitischer Interessenvertretung, Bildung, Familien und Jugend bildet den Schwerpunkt der Betrieb von Begegnungsstätten als Ergänzung zum staatlichen Angebot. Der Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Mönchengladback e. V. mit seinen 1.500 Mitgliedern recht klein. Und dennoch organisieren sich hier 300 Mitarbeiter in 30 verschiedenen Aufgabenfeldern in unterschiedlichen Arbeitsformen und -orten. Die vielschichtigen Aufgabengebiete machten eine zentrale Steuerung bisher unmöglich.

Da sich auch in diesem Bereich Kunden immer mehr durch Smartphones und Tablets digitalisieren, muss die Sozialwirtschaft nachziehen, um den Kontakt zum Kunden nicht zu verlieren.  Betreute möchten mit ihren Pflegern digital kommunizieren können.

„Für viele Menschen ist es inzwischen völlig normal, auf digitalem Wege zu kommunizieren. Denen darf man nicht nur die Wahl zwischen Telefonat, Gespräch, Brief und bestenfalls E-Mail lassen“, berichtet Uwe Bohlen, Vorstand des Arbeiterwohlfahrt Kreisverbands Mönchengladbach e. V.  Sich den Kundenwünschen verschließen kann also keine Option sein.

Mitarbeiter verlangen in gleichem Maße neue Technologien. „Wer privat Vieles mit seinem Smartphone regelt und gewohnt ist, darüber zu kommunizieren, will im Job nicht auf umständliche und langsame Arbeitsmittel umsteigen“, hat Bohlen festgestellt. Angesichts des Fachkräftemangels besonders im Pflegebereich ist die Gewinnung junger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr wichtig. Eine moderne Arbeitsplatzausstattung und das Nutzen aller verfügbaren Kommunikationsmittel kann ein entscheidender Faktor sein. Deshalb wolle man hier auch ganz vorne sein, sagt der AWO-Manager.

Die Lösung: Dropbox

200 der 300 Mitarbeiter aus Kern und Peripherie der Organisation wurden mit mobilen Endgeräten ausgestattet und für 160 Nutzer auch Dropbox Business eingeführt. „Nun können unsere Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig arbeiten sowie Termine mit Kunden selbstständig vereinbaren. Gleichzeitig lassen sich so Arbeit und Privatleben besser miteinander verknüpfen. Dies erleichtert es zudem, auf die Anforderungen der Kunden einzugehen“, erläutert Bohlen.

AWO digital: Von Kollaboration über Qualitätssteigerung bis hin zu Kundenzuwachs

„Das Ziel ist, so viel wie möglich zu vereinfachen, komplizierte Abläufe zu beschleunigen und flexibler zu werden. Das führt am Ende zu einer höheren Qualität, zu einer Konzentration auf das Kerngeschäft und besseren Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden und Mitarbeiter – und damit zu mehr Zuwendung für die Kunden, was unser eigentlicher sozialer Auftrag ist, ist Bohlen überzeugt. Alle Mitarbeiter tragen nun selbst Verantwortung dafür, welche Dokumente sie mit anderen teilen wollen. Die Dokumente dafür liegen in Dropbox-Ordnern, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Wenn jemand seine Beiträge einfügt, können alle anderen sofort die aktuelle Version sehen und daran weiter arbeiten.

Im Ergebnis können Mitarbeiter in den Fachbereichen besser ihre Arbeit erledigen, die Verwaltung wird entlastet, die Qualität steigert sich und ein Kundenzuwachs wird ebenfalls beobachtet. Als Treiber der Innovation sieht Uwe Bohlen die Erfüllung der vorgenommenen Ziele – mehr Selbstständigkeit, mehr Verantwortung, mehr Freiheit und mehr Möglichkeiten – mit Hilfe der neuen Strukturen und Dropbox Business auf dem besten Weg. Ein wichtiger Nebeneffekt des Umstiegs auf die Cloud-Technologie: Die Kosten für die bis dahin server-basierte IT-Infrastruktur konnten um ein Drittel reduziert werden.

Top 3 Ergebnisse

• Erhebliche Zeitersparnis in der Verwaltung
• Flexible und kollaborative Arbeitsstrukturen dank mobiler Technologien
• Kostenreduzierung hinsichtlich der IT-Infrastruktur

„Insbesondere in der Sozialwirtschaft ist das Thema Digitalisierung noch unterentwickelt; dabei bin ich der Überzeugung, dass wir uns und unsere Aufgabe nur so weiterentwickeln können. Hierbei geht es nicht um Digitalisierung als Selbstzweck. Wir müssen als Verband einen Kulturwandel gestalten – für unsere engagierten Mitarbeiter und für die Zufriedenheit unserer Kunden.

~ Uwe Bohlen, Vorstand des Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Mönchengladbach e. V.

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