Für it-agile führte Dropbox alle Assets an einem Ort zusammen

“Dropbox ist unsere single source of truth“

Henning Wolf, Mitgründer von it-agile

Der Weg zu Dropbox

Ein hochspezialisiertes Team, bestehend aus 50 Mitarbeitern, verteilt auf Hamburg, München und Nordrhein-Westfalen bringt es auf insgesamt über 528 Jahre praktische Erfahrung auf dem Gebiet der agilen Softwareentwicklung. Dieses Wissen wird in Schulungen, Workshops und Coachings und dem eigens verlegten Magazin “agile review” an Führungskräfte und ihre Unternehmen weitergegeben. Kernbestandteil der Philosophie von it-agile ist die Selbstorganisation. Die mittlerweile über 700 Kunden von it-agile – zu denen auch knapp die Hälfte der DAX-Unternehmen gehören – vertrauen dabei auf die große Kompetenz und die Kundenzentrierung des Unternehmens, das alle vermittelten Konzepte selbst vorlebt.

Bei it-agile entschied man sich bereits früh, auf Dropbox als Plattform zu setzen. 2008 wurde Dropbox als Alternative für einen selbst betriebenen FTP-Fileserver eingeführt und ist seitdem nicht mehr wegzudenken. Henning Wolf fasst die Entscheidung folgendermaßen zusammen: “Dropbox ist unfassbar bequem und einfach in der Handhabung, wenn es darum geht, gemeinsame Dateiräume egal welchen Typs zu schaffen.” Die Migration hat dabei nicht einmal zwei Wochen in Anspruch genommen. Mit der Einführung von Dropbox kann it-agile die Arbeit flexibel wie nie organisieren: Verteilt, ob aus dem Homeoffice oder von unterwegs, online wie offline.

Mittlerweile ist Dropbox so zentral für die Arbeit von it-agile, dass sie zur ersten Anlaufstelle geworden ist, wenn es um Informationen zu Schulungen oder Kundenangeboten geht.

Ein Quantum mehr Agilität dank Dropbox

Von den Trainern, über Marketing und Vertrieb bis hin zur Verwaltung, die intern “Moneypenny” genannt wird: Alle im Unternehmen schätzen die leichte Administrierbarkeit, einfache Bedienung und nicht zuletzt die Smart-Sync-Funktion, um lokalen Speicherplatz zu sparen. Im neuen Smart Workspace von Dropbox finden alle Tools und Inhalte zusammen, wodurch Workflows und Arbeitsfokus optimal unterstützt werden.

Herausforderung – Die Sache mit dem Dateizugriff: Zuvor fiel es den Nutzern häufig schwer, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Ein klassischer Fileserver eignet sich nicht zur Kollaboration in Echtzeit über mehrere Standorte hinweg. “Oft kam es zu Versionskonflikten und auch in Sachen Sicherheit und Verfügbarkeit war die Lösung alles andere optimal”, erinnert sich Henning Wolf.

Lösung – Verteiltes Arbeiten leicht gemacht: Dank der Cloud-Collaboration Plattform von Dropbox werden Änderungen fortlaufend gespeichert und synchronisiert. Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig lassen sich ungewollte Änderungen über den Dokumentverlauf rückgängig machen. Alle Dateien bleiben stets auf dem neuesten Stand und sind immer verfügbar, ganz gleich von welchem Standort aus gearbeitet wird.

Herausforderung – Sicherheitsbedenken: Dezentrale, flexible Arbeit in Selbstorganisation stellt die besondere Anforderung an die Mitarbeiter Kundendaten sicherheitskonform abzulegen und zu verwalten. Ein zentraler Ort, an dem auch alle sensiblen Daten rund um die Coachings vorgehalten werden, muss daher hohen Ansprüchen gerecht werden.

Lösung – DSGVO-konform mit Dropbox:Die Daten liegen jetzt in vielfach zertifizierten Datenzentren, auf Wunsch auch in Deutschland. Mit seinem mehrstufigen Sicherheitskonzept und Admin-Tools, die für das richtige Maß an Kontrolle und Transparenz sorgen, bietet Dropbox Business eine DSGVO-konforme Speicherung von Unternehmens- und Kundendaten. Auch notwendige Veränderungen von Zugriffsberechtigungen bei Wechseln im Team, sind für die Administratoren ohne großen Aufwand zu bewältigen.

Herausforderung – Kollaborationshürden: Gerade mit externen Dienstleistern gestaltete sich die Zusammenarbeit schwierig. Für die Produktion des “agile review”-Magazins, geschah der Austausch mit der externen Grafik umständlich per Mail, für große Bilddateien musste auf Behelfslösungen zurückgegriffen werden.

Lösung – Naht- und reibungslos: Mit Dropbox arbeiten die Teams gemeinsam und zur gleichen Zeit an Präsentationen, Schulungsmaterialien und internen Dokumenten. So kann der Vertrieb beispielsweise zusammen an Angeboten feilen und auch das Marketing organisiert die ‘agile review’ via Dropbox.

Herausforderung – Schulung vorbei – was nun?: Nachdem eine Schulung abgeschlossen ist, sind die Emotionen der Kursteilnehmer meist noch aufgewühlt, die Erinnerungen frisch. Doch auch Wünsche, Vorschläge und tolle Ideen geraten im Alltagsstress oft leicht in Vergessenheit.

Lösung – Nachhaltiges Wissensmanagement: Die Bereitstellung von Kursunterlagen oder der nachträgliche Versand von Fotoprotokollen für die Kunden geht für die Trainer via Dropbox leicht und sicher von der Hand. So kann der Kunde auch Monate später noch durch von seinen gewonnen Eindrücken und Erkenntnissen profitieren.

Herausforderung – Papierkrieg und Mailchaos: Im agilen Coachingbetrieb sind Mitarbeiter ungebunden unterwegs, dort wo ihre Expertise gebraucht wird. Bei IT-Problemen wurden Admins eher dezentral informiert und viele einzelne Baustellen aufgemacht.

Lösung – Administration ganz easy: Dank der Einführung von Dropbox Paper bei den Administratoren liegen wichtige Informationen gebündelt vor und die Bearbeitung von Tickets läuft deutlich unkomplizierter. Als reines Cloud-Tool belegt Paper keinen zusätzlichen Speicherplatz und die intuitive Bedienbarkeit, sowie die praktischen Features für die Bearbeitung von Code machen es auch für Admins zu einer echten Arbeitserleichterung.

Herausforderung – Distanzproblem: In manchen Situtationen ist es schwer bis unmöglich Coaches und Kunden physisch zusammenzubringen – traditionell eine Hürde für Lernkontexte.

Lösung – Remote Coaching keine Zukunftsvision: Durch die bereits vorhandene digitale Infrastruktur konnte der Betrieb kontaktlos weitergeführt werden. Das gelebte Beispiel von agiler Arbeit überzeugt gerade hier Kunden vom Erfolg des Modells und der verwendeten Softwarelösung.

“Digitalisierung ist keine einmalige Transformation. Sie erfordert neues Denken, bei dem Agilität extrem hilfreich ist. Dabei braucht man Tools wie Dropbox, die ihre Aufgabe sehr gut machen und so unkompliziert sind, dass sie in den Hintergrund geraten und wir uns auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.” – Henning Wolf

Über it-agile

it-agile startete 2005 als Entwicklungsdienstleister, spezialisiert auf agile Softwareentwicklung. Im engen Austausch mit Kunden merkte man schnell, dass es einen enormen Bedarf für die gebündelte Expertise von it-agile gab und entwickelte das Unternehmen in Richtung Beratung und Fortbildung weiter. Alleine im Jahr 2019 nahmen über 1.700 Menschen an Fortbildungsangeboten von it-agile teil.