Wie der CIO von ADCO sein Bauunternehmen mit Dropbox Business revolutioniert

Auch in der Baubranche beobachten IT-Manager zunehmend, wie Innovation und Transformation traditionelle Arbeitsweisen revolutionieren.

Konkret bedeutet dies, dass Technologieteams, die mit der Aufgabe betraut werden, sowohl Kosten zu reduzieren als auch Alltagsarbeiten einfacher zu gestalten, häufig einen gewagten Drahtseilakt vollführen müssen.

Wie fördert man kontinuierlich das Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens, ohne dass dabei Mitarbeiter auf der Strecke bleiben, die der Transformation gegenüber skeptisch eingestellt sind?

Hier kommt Doug Zuzic, CIO von ADCO, ins Spiel. Das in den 1970ern gegründete Unternehmen hat schon über 3.500 Projekte im Wert von über 10 Milliarden Dollar abgeschlossen und Zuzic führt die Baufirma aktuell durch ihre digitale Transformation.

Das Ziel? ADCO soll für seine Kunden zum Bauunternehmen der Wahl werden.

Zentrale Unternehmensplattform in der Cloud

„Unsere Infrastruktur war schon mindestens sieben Jahre alt und musste dringend ausgetauscht werden“, erzählt Zuzic. „Wir stellten uns also die Frage, ob wir in physische Infrastruktur investieren oder uns mit Cloud-basierten Lösungen beschäftigen sollten.“

ADCO, das über fragmentiert gespeicherte, unübersichtliche und nur eingeschränkt mobile Daten verfügte, benötigte eine zentrale Plattform, auf der diese Daten zusammengeführt werden könnten, die den Zugriff erleichtern und die Zusammenarbeit im Team standardisieren würde. Diese Lösung fanden sie mit Dropbox Business.

„Mit Dropbox können wir Teams und Inhalte zusammenbringen und den Zugriff für unsere Mitarbeiter vor Ort auf Baustellen vereinfachen“, so Zuzic. „Alle Geschäftsbereiche können so gemeinsam an Zeichnungen, Plänen und Projekten arbeiten. Teams müssen nicht mehr erst eine Anfrage an die IT senden, um in unserer Architektur verborgene Dateien wiederzufinden – sie können ganz einfach auf der Baustelle über ihr Gerät darauf zugreifen. Das revolutioniert unsere Abläufe gerade extrem.“

ADCO ist aktuell dabei, alle 40 seiner alten Dateiserver außer Betrieb zu nehmen. „Die Idee, Server durch die Migration unserer Daten in die Cloud überflüssig zu machen, reduziert schon jetzt unsere Betriebskosten“, erläutert Zuzic. „Dank dieses Cloud-zentrierten Ansatzes konnten wir unseren IT-Mitarbeitern starke strategische, proaktive Rollen zuweisen. Sie arbeiten jetzt an den wirklich wichtigen Projekten und schaffen dem Unternehmen echten Mehrwert.“

Bessere Geschäfte und produktivere Mitarbeiter dank Technologie

Da in jeder Region projektbezogene Daten unabhängig von den anderen Regionen gespeichert wurden, kam es schon bald zur Entstehung von Informations- und Abteilungssilos, die die Leistungsfähigkeit des Unternehmens einschränkten. „Das war ziemlich unschön“, bestätigt Zuzic. „Wir haben erkannt, dass wir als ein großes Team zusammenarbeiten müssen, wenn wir das Potenzial des Unternehmens voll ausschöpfen wollen. Dropbox Business hilft uns dabei, genau das zu erreichen.“

Elizabeth Mackison, Grafikdesignerin bei ADCO, beschreibt am besten, wie die neue Plattform das Unternehmen unterstützt und die Kommunikation über die gemeinsam genutzten Dienste vereinfacht: „Unser Team ist schon von Natur aus sehr kollaborativ. Ich arbeite bei jeder Ausschreibung mit mindestens 10 verschiedenen Personen zusammen. Über Dropbox Business können wir Dokumente problemlos im Team teilen.

Wir sehen, woran die anderen gerade arbeiten, sind besser geschützt und haben einen besseren Überblick über unsere Arbeitsabläufe.“ Sie fügt hinzu: „Dropbox Business hat die Arbeit unseres Teams beschleunigt und wir sind deutlich flexibler als vorher. Ein Unterschied wie Tag und Nacht.“

Unternehmenswachstum und Skalierung ohne Abstriche bei der Sicherheit

„Unsere alte Infrastruktur stellte uns vor allem vor die Herausforderung, dass uns Transparenz fehlte“, beschreibt Zuzic. „Wir konnten nie genau sagen, wie gut unsere Leistung bei bestimmten Projekten war oder wie weit wir schon gekommen waren. Diese Unsicherheit hat unser Wachstum behindert.“

Jetzt kann ADCO dank transparenter Projektleistung erfolgreich seine Zukunft planen. Budgets, Prozesse und Vorkehrungen lassen sich einfach verwalten und die Flexibilität der Plattform ermöglicht eine problemlose Skalierung.

„Das Alter unserer Server führte zu einigen Problemen, auf die man uns während eines Sicherheits-Audits hinwies“, erzählt Zuzic. „Da Dropbox nach ISO 27001 zertifiziert ist und es die Möglichkeit gibt, das On- und Offboarding von Nutzern im Handumdrehen vorzunehmen, hat sich die Sicherheit unserer Daten extrem verbessert.“