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17. November 2020 — 5 Minuten Lesezeit

Das neue Dropbox Spaces macht mobiles Arbeiten einfacher und organisierter

Seit die Pandemie die Umstellung auf verteilte Arbeit erzwungen hat, stoßen Teams bei der Zusammenarbeit an Projekten auf neue Hindernisse. Wir wissen aus eigener Erfahrung als verteilt arbeitendes Team, dass es zu lange dauert, alles relevanten Informationen zu finden, wenn Inhalte, Diskussionen und Aktivitäten über Tools und Kanäle hinweg verteilt sind. Und wenn jeder an einem anderen Ort arbeitet, dann wird es noch schwieriger, den Fortschritt der Projekte im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass die Arbeit voranschreitet.

Dropbox Spaces wurde entwickelt, um genau diese Probleme zu lösen. Um die gemeinsame Nutzung und Organisation von Dateien zu vereinfachen, haben unsere Kunden schon in der Vergangenheit auf Dropbox gesetzt. Mit Spaces bauen wir diese Kernfunktion jetzt weiter aus, um die Projektzusammenarbeit für Teams zu erleichtern. 

Seit der Einführung im letzten Jahr hat sich Spaces zu einem eigenständigen virtuellen Arbeitsbereich entwickelt. Das neue Spaces bringt Projekte und Teams zusammen, damit ihr vom Start bis zur Lieferung effizient zusammenarbeiten könnt. Hier erfahrt ihr, wie Spaces eurem Team dabei helfen kann, Projekte voranzutreiben.

Optimiert eure Arbeit

Wenn Informationen über verschiedenste Tools und Kanäle verteilt sind, wird es deutlich schwieriger, Projekte zu verwalten. Spaces erleichtert das Zusammenführen all der Dinge, die ihr für ein Projekt braucht, in einem einzigen Space für Teams.

Einfaches Starten von Projekten mit Teamkollegen oder Kunden – egal wo alle gerade sind

  • Erstellt dedizierte Projekt-Spaces, die ihr für euer Team freigebt, damit alle auf derselben virtuellen Oberfläche arbeiten können.
  • Bringt Dateien, Cloud-Inhalte, Aufgaben, Kommentare und Zeitpläne in einem einzigen Space für Teams zusammen.
  • Kontrolliert, wer Zugriff auf einen Space hat, damit ihr sicher sein könnt, dass die Arbeit nur für die relevanten Mitarbeiter freigegeben wird.

 

Relevante Projektdateien schnell finden und zu einem Space hinzufügen 

  • Fügt alle Arten von Inhalten – einschließlich Google Docs, Trello-Boards, Excel-Tabellen, JPEG-Dateien und mehr – zu eurem Arbeitsbereich hinzu, ohne den Inhalt von seinem ursprünglichen Speicherort zu verschieben. Ihr könnt in einem Space auf all eure Inhalte zugreifen und müsst dafür nicht mehr zwischen Apps hin- und herwechseln.
  • Findet problemlos die richtigen Inhalte, indem ihr über Projekte, Cloud-Dokumente und Dateien hinweg sucht.

 

Organisierter Überblick über all eure Projekte an einem zentralen Ort

  • Zeigt all eure Projekte in einer kurzen, einfachen Übersicht an und seht auf einen Blick, wer daran beteiligt ist.
  • Spaces sind während und nach Projekten zugänglich, damit euer Team jederzeit auf frühere Projekte zurückgreifen kann.

 

Priorisiert euren Tag

Mit konkurrierenden Prioritäten fällt es schwerer, effizient zu arbeiten und das zu erledigen, was getan werden muss. Mit Spaces könnt ihr eine priorisierte Aufgabenliste für das ganz Team erstellen, Projektmeilensteine hinzufügen und euren Zeitplan so verwalten, dass ihr keine einzige Frist mehr verpasst.

Haltet Projekte auf Kurs und das Team im Zeitplan

  • Zeigt Aufgaben mit hoher Priorität als Übersicht an, damit ihr schnell planen könnt, wie ihre den Tag angehen wollt.
  • Verfolgt alle Aufgaben an einem zentralen Ort – auch projektübergreifend – einschließlich der Aufgaben, die euch oder einem Teamkollegen zugewiesen wurden, sowie der Aufgaben, die ihr für euch selbst erstellt habt.
  • Kategorisiert und visualisiert Projektaufgaben flexibel in einer Listen- oder Kalenderansicht. Fügt dann Kommentare oder Links zu zugehörigen Dateien hinzu, damit ihr schnell in die Arbeit einsteigen könnt.

 

Verwaltet euren Zeitplan für den Tag

  • Verbindet euren Outlook- oder Google-Kalender mit Spaces, damit eure Meetings für den Tag angezeigt werden.
  • Integriert beliebte Videokonferenztools, um Meetingnotizen, Tagesordnungen und Folgeaufgaben in Spaces zu verfolgen.
  • Nehmt mit einem einzigen Klick direkt aus Spaces an einem Meeting teil.

 

Bleibt in Verbindung, um Projekte voranzutreiben

Es ist schwieriger denn je, mit Menschen in Kontakt zu bleiben und laufende Arbeiten im Blick zu behalten. Mit Spaces könnt ihr Feedback teilen und beantworten und von überall den menschlichen Kontakt bei der Zusammenarbeit erleben.

Arbeitet zusammen und tauscht Feedback zeitlich versetzt oder in Echtzeit aus

  • Veröffentlicht und überwacht wichtige Projektaktualisierungen für das Team und weist per @Kollege bestimmte Teammitglieder darauf hin.
  • Hinterlasst Kommentare oder Fragen für Teamkollegen direkt in verknüpften Inhalten in eurem Arbeitsbereich, damit die Diskussion und die Arbeit endlich an einem Ort stattfinden.
  • Antwortet oder reagiert in einem Space, damit das ganze Team weiß, dass ihr das neueste Update gesehen habt.

Nutzt eine gemeinsame Ansicht der laufenden Arbeiten und behaltet die Updates des Teams im Blick

  • Bleibt über Projektupdates auf dem Laufenden und mit dem Team in Kontakt, damit alle an einem Strang ziehen. Seht euch die neuesten Projektupdates und Feedbackanfragen an, damit ihr nie etwas verpasst.
  • Taggt einen Teamkollegen oder eine Kundin in einem Update. Dieser kann dann direkt mit einem Kommentar, Emoji oder einem Link zu einer neuen Datei antworten.

 

Arbeitet effizienter, indem ihr Besprechungs- und Projektinhalte an einem Ort zusammenbringt

  • Sorgt dafür, dass euer Team an einem Strang zieht, indem ihr ein Dokument mit einer Meetingübersicht erstellt, in dem wichtige Informationen für das Team erfasst werden – einschließlich der Tagesordnung, der Aktionspunkte und der Teilnehmer.
  • Wenn ihr ein Meetingdokument erstellt, wird es automatisch zu eurer Kalendereinladung hinzugefügt, damit eure Teamkollegen bei Bedarf unkompliziert auf die Notizen und die Tagesordnung zugreifen können.

 

Das neue Dropbox Spaces ist jetzt als private Betaversion erhältlich. Fordert den Zugang am besten gleich unter dropbox.com/beta_spaces an.

 

 

 

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Die Entscheidung, unsere Produkte zu kaufen, sollte aufgrund von heute zur Verfügung stehenden Produktfeatures fallen.