Dropbox Smart Sync für alle Teams und neue selektive Team-Synchronisierung

Mit dem begrenzten Speicherplatz einer Festplatte auszukommen ist oft schon dann eine Herausforderung, wenn man nur seine eigenen Dateien unterbringen möchte. Sobald man anfängt, Dateien für ein ganzes Team freizugeben, wird es noch schlimmer. Denn welche herkömmliche Laptop-Festplatte kann schon mit den vielen Terabyte an Daten mithalten, die sich in einem Team so ansammeln? Heute präsentieren wir allen Nutzern und Administratoren von Dropbox Business zwei Features, die das Problem überfüllter Festplatten aus der Welt schaffen: Smart Sync und selektive Synchronisierung für Teams.

Dropbox Smart Sync: Schluss mit begrenztem Speicherplatz

Im Dropbox-Konto Ihres Teams ist genug Platz für Ihre Dateien und die Ihrer Kollegen, aber Ihre Festplatte wird das nicht lange mitmachen. Da kommt Dropbox Smart Sync ins Spiel, ein Feature, mit dem Sie von Ihrem Desktop aus sämtliche Dateien und Ordner in Ihrer Dropbox sehen können – egal, ob sie auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud gespeichert sind. Smart Sync war bisher nur für Nutzer von Dropbox Professional und Business-Teams im Rahmen unseres Programms für Vorabversionen erhältlich. Doch ab sofort stellen wir es allen Business-Nutzern zur Verfügung.

Mit Smart Sync haben alle Teammitglieder ihre gesamte Arbeit immer griffbereit. Wenn Sie auf eine Datei zugreifen möchten, die in der Cloud gespeichert ist, laden Sie diese einfach mit einem Doppelklick auf Ihren Computer herunter, um sie zu öffnen. Haben Sie auf Ihrer Festplatte eine überdimensional große Datei oder einen riesigen Ordner gespeichert und damit etliche Gigabyte an Speicherplatz belegt, klicken Sie mit rechts darauf und wählen Sie „Nur online“: Auf diese Weise haben Sie im Handumdrehen wieder genug Platz auf Ihrem Rechner. Administratoren können außerdem festlegen, ob neue Inhalte standardmäßig auf den Festplatten der Teammitglieder gespeichert werden oder nicht.

Dropbox Business-Kunden, die Smart Sync schon über das Programm für Vorabversionen kennengelernt haben, schwören auf dieses Feature und möchten es nicht mehr missen. So auch das Versorgungsketten-Beratungsunternehmen Maine Pointe, wie Senior Director of IT Bryan Hallas berichtet: „Unsere Mitarbeiter haben jetzt alle Dateien jederzeit zur Hand und sind nicht mehr auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen. Dadurch sind sie im Außendienst wesentlich schneller und brauchen sich keine Gedanken mehr wegen der Bandbreite zu machen.“

Öffnen Sie die Verwaltungskonsole, um die Smart Sync-Einstellungen Ihres Teams anzupassen.

Selektive Team-Synchronisierung: Schneller einsatzbereit

Administratoren brauchen eine Möglichkeit, neuen Nutzern schnellstens Zugang zu den Inhalten zu verschaffen, die sie brauchen. Smart Sync ist für die meisten Teams ideal, aber manche Unternehmen möchten vielleicht bestimmte größere Datensammlungen ausschließen, um die Bereitstellung von Dropbox zu optimieren. Wir möchten Administratoren bei der Datenverwaltung helfen, indem wir ihnen ermöglichen, die selektive Synchronisierung für Team-Ordner einzustellen.

Mit unserer neuen selektiven Synchronisierungsfunktion für Teams, die in unserem Programm für Vorabversionen verfügbar ist, können Administratoren festlegen, welche Team-Ordner standardmäßig synchronisiert werden. Damit erhalten sie folgende Vorteile:

Schnellere Bereitstellung. Indem der Administrator die Datenmenge begrenzt, die nach der Installation durch die Dropbox-Desktopanwendung synchronisiert werden muss, können Nutzer schneller anfangen zu arbeiten.
Zentralisierte Steuerung. Anstatt die selektive Synchronisierung für jeden Nutzer einzeln einzustellen, können Administratoren Einstellungen für das ganze Team vornehmen und somit wertvolle Zeit einsparen.
Einfache Archivierung. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann der Administrator den dazugehörigen Ordner markieren und so verhindern, dass er unnötig Speicherplatz auf den Computern neuer Nutzer belegt.

Diese neuen Funktionen helfen, Einschränkungen durch begrenzten Speicherplatz zu umgehen, damit Dropbox Business-Teams effizienter zusammenarbeiten können. Beide stehen schon heute zur Verfügung. Öffnen Sie einfach Ihre Verwaltungskonsole, um die Smart Sync-Einstellungen für Ihr Team anzupassen und die Vorabversion der selektiven Team-Synchronisierung zu aktivieren.