Effizienter als Team arbeiten und Projekte unterwegs im Auge behalten
Bei Teamarbeit dreht sich alles um gute Kommunikation. Und je besser und regelmäßiger Sie miteinander kommunizieren, desto schneller erreichen Sie das Ziel. Allerdings kommt man manchmal schwer voran, wenn die Teamkollegen sich nicht im gleichen Büro aufhalten. Wir haben ein paar Ideen zusammengetragen, mit denen es Ihnen leichter fallen sollte, regelmäßige Prozesse in Ihrem Team nachzuverfolgen, und die Übersicht angesichts der ganzen Beiträge aller Beteiligten zu behalten. Die folgenden vier Tipps können Sie einsetzen, um Ihre Teamarbeit noch effizienter zu gestalten, und bei laufenden Projekten den Überblick zu behalten.
1. Alle Änderungen auf einem Dashboard verfolgen
Produktivitätstools sind nützliche Helfer, solange man nicht so viele benutzt, dass es eine halbe Ewigkeit dauert, um durch zeitaufwendiges Hin- und Herwechseln an alle Informationen zu kommen, die man gerade braucht. Man tankt ja schließlich auch nicht an einer Autobahnraststätte, holt sich an der nächsten Tankstelle einen Kaffee und erst am übernächsten Stopp etwas zu essen. Mit Dropbox bekommen Sie alles auf einmal: Dokumente, Dateien und Kommentare werden in Dropbox Paper an einem Ort gespeichert, auf den Ihr ganzes Team zugreifen kann und wo jede Aktivität für alle einsehbar ist. So kann sich jeder ganz einfach über den aktuellen Stand eines Projektes informieren.
2. Paper-Dokumente unterwegs organisieren
Sicher kennen Sie das auch: Man hat das Büro verlassen und genau dann folgt einem kreativen Einfall der nächste. Manchmal fliegen einem die besten Ideen sogar mitten im Berufsverkehr zu. Wir möchten, dass Sie diese Geistesblitze unterwegs so leicht einfangen können wie mit einem Notizbuch, dass Sie spontan im Zug aus der Tasche holen können. Darum haben wir ein neues Feature eingeführt, mit dem Sie Ordner erstellen und vom Mobilgerät aus Paper-Dokumente dorthin verschieben können. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten unabhängig von dem Gerät zu sortieren, das Sie gerade benutzen.
3. Sketch-Designdateien auf Mobilgeräten ansehen und prüfen
Wenn Sie Designer sind, haben Sie schon genug zu tun, ohne sich auch noch mit organisatorischen Details herumärgern zu müssen. Wenn Sie sich mit der Koordination von Projekten beschäftigen müssen, anstatt kreativen Tätigkeiten nachzugehen, wird nicht nur Ihre Zeit, sondern auch Ihr Talent verschwendet. Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass Sie Sketch-Designdateien jetzt nicht mehr in PDFs oder Grafikdateien umwandeln müssen, bevor Sie diese verschicken. Erstellen Sie stattdessen einen freigegebenen Link zu Ihrer Sketch-Datei, über den jeder Empfänger eine Voransicht abrufen und in jedem beliebigen Browser ansehen kann. In der Dropbox-App für Mobilgeräte können die Betrachter sogar unterwegs Kommentare hinzufügen.
4. Alte Dateien archivieren, um Inhalte zu sortieren
Es ist immer sehr zeitaufwendig, in dem Wust aller Dateien genau die Datei zu finden, die Sie gerade brauchen. Wenn dann noch mehrere Personen gleichzeitig am selben Projekt arbeiten – und das zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten – wird es immer schwieriger nachzuvollziehen, welche Version die aktuelle ist. Aus diesem Grund gibt es in Dropbox Paper ein neues Feature, mit dem Sie Dokumente leichter archivieren und ihnen Notizen hinzufügen können. So weiß Ihr Team immer Bescheid, wo das neueste Dokument mit dem aktuellen Inhalt zu finden ist.
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