Ein paar Top-Tipps zur Auswahl der richtigen Kollaborationstools für Ihren Arbeitsplatz
40 Stunden Wochenarbeitszeit im Büro klingt zunächst nach viel Zeit, um alle Aufgaben zu schaffen. Aber sind die Mitarbeiter wirklich die ganze Zeit über richtig produktiv? Laut einer Studie des McKinsey Global Institute erreichen sie ihre höchste Produktivität nur 39 % der Zeit. Die restlichen 61 % verbringen sie damit, E-Mails durchzugehen, fehlende Dateien zu suchen oder sich und ihre Kollegen auf den neuesten Stand zu bringen.
Die richtige Technologie kann da helfen, Arbeitsabläufe effizienter zu machen, Prozesse zu optimieren und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten. Doch obwohl sich das herkömmliche Arbeitsmodell dank einem Anstieg der Telearbeit in den letzten Jahren gewandelt hat, stellt sich doch die Frage: Hat die Technologie, die uns den Arbeitstag erleichtern sollte, ihn stattdessen unnötig verkompliziert?
Denken Sie beispielsweise an die Kollaborationstools, die Sie selbst im Büro verwenden. Da kommen vielleicht Slack und WhatsApp für interne Live-Chats zum Einsatz, während Sie für tiefgreifendere Kundenkommunikation wahrscheinlich herkömmliche E-Mails verwenden und sich die Versionskontrolle Ihrer Dateien mit Onlinedokumenten erleichtern. Das heißt, Sie und Ihr Team sind gezwungen, ständig von einer Kommunikationsplattform zur nächsten zu springen, um Projekte und Kundenanfragen zu bearbeiten.
Und da all diese Tools für Desktop-PCs, Laptops, Smartphones und Tablets verfügbar sind, werden die Mitarbeiter im Büro und außerhalb mit Warnungen, Benachrichtigungen und Chat-Mitteilungen bombardiert. Die Gefahr ist, dass ein Mitarbeiter, der immer online ist und alles mitzuverfolgen versucht, sogar weniger produktiv ist, weil sein Gehirn nicht alles auf einmal aufnehmen kann.
Kommt Ihnen das bekannt vor und Sie würden Ihre internen Arbeitsabläufe gern optimieren? Laut Dropbox Business-Kundin Maaike Doyer, CFO bei Business Models Inc, kommt es vor allem darauf an, ob Sie die richtigen Kollaborationstools nutzen. „Damit Ihr Unternehmen schneller wachsen kann, muss es agil sein. Mit den richtigen Tools – und dem richtigen Geschäftsmodell – können kleine Unternehmen sich wirklich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber etablierten, aber weniger agilen Konzernen verschaffen.“
Doch wie können Sie bei dem riesigen Angebot auf dem Markt sicher sein, dass Sie sich für die richtigen Kollaborationstools für Ihr Unternehmen entscheiden?
1) Denken Sie daran: Weniger ist manchmal mehr. Da die Auswahl an Kollaborationstools so enorm ist, ist es wichtig, sich von vornherein darüber im Klaren zu sein, was man mit seiner Investition erreichen will. Möchten Sie die interne Zusammenarbeit beschleunigen? Die Kundenkommunikation verbessern? Die Dateiduplizierung verringern? Oder alles zusammen?
Sobald Sie Ihre Antwort auf diese Frage haben, sollten Sie in die geringste Zahl an Tools investieren, mit denen Sie dieses Ziel erreichen können. Wenn Sie beispielsweise Inhalte in jedem beliebigen Format mit anderen teilen, Änderungen in diesen Inhalten kennzeichnen, live chatten sowie Aufgaben zuweisen und verwalten möchten – und all das an einem Ort –, können Sie das mit einem Kollaborationstool wie Dropbox Paper tun.
2) Stellen Sie sicher, dass die Tools kompatibel sind. Die meisten Organisationen haben ein bevorzugtes Betriebssystem, eine bevorzugte Dokumentverwaltungsplattform oder einen bevorzugten E-Mail-Host. Bevor Sie sich also für ein neues Tool entscheiden, vergewissern Sie sich, dass das Tool Ihrer Wahl mit den bestehenden Systemen bzw. Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens kompatibel ist.
3) Testen Sie das Tool auf Herz und Nieren und sammeln Sie Feedback. Damit Ihre Investition Erfolg hat, sollten Sie zunächst Feedback von Mitarbeitern und Kunden einholen. Fragen Sie die Teammitglieder, welche Tools sie bereits verwenden (nicht nur geschäftlich, sondern auch privat), welche Art von Tools sie mögen und was sie an ihrem Arbeitsplatz gern nutzen würden. Holen Sie auf jeden Fall Feedback zu Kollaborationstools ein, bevor Sie eine Entscheidung treffen, und führen Sie möglichst zusammen mit den jeweiligen Anbietern Pilotprogramme durch. So können Sie neue Produkte in einem realistischen Umfeld testen, bevor Sie zu viel in sie investieren.
