Eine ganze Universität migriert in die Cloud

Mit einem Augenzwinkern traf Adrian Ellison, der sich als IT Director an der University of West London bekanntermaßen stark für digitale Innovation im Bildungswesen einsetzt, diese Aussage und brachte uns damit auf die Frage, wie IT-Führungskräfte an Universitäten eigentlich mit der Generation der Millennials mithalten können.

Unsere Suche nach einer Antwort auf diese Frage führte uns zum University College of Northern Denmark. Die dänische Hochschule zeichnet sich durch ihre Progressivität aus und ist momentan sogar dabei, sämtliche Angebote in die Cloud zu migrieren.

Die IT-Abteilung war in einer kritischen Lage, da die Studierenden mit den Kernfunktionen zunehmend unzufrieden waren. Die Qualität des Angebots musste steigen, die Flexibilität musste verbessert und die Kosten mussten gesenkt werden. Digitale Transformation und die damit einhergehende Migration des gesamten Angebots in die Cloud stellten die grundlegende Funktionsweise der IT-Abteilung jedoch auf die Probe.

CIO René Storgaard Madsen hat uns erzählt, wie er sich für die komplette Umstellung der IT-Kultur am University College of Northern Denmark einsetzt.

Erzählen Sie uns von Ihrem Projekt.

„Vor etwa 18 Monaten haben wir unsere IT-Strategie umgekrempelt, von einem lokalen System hin zur vollständigen Migration in die Cloud. In einem Jahr werden wir die Umstellung voraussichtlich abgeschlossen haben und können unser internes Rechenzentrum dann abschalten. Damit sind wir eine der ersten Unis in Dänemark, ich glaube sogar weltweit, die komplett cloudbasiert arbeiten.“

Was war der Anlass für die Umstellung?

„Die Anwender wurden immer unzufriedener mit der vorhandenen IT und gleichzeitig brauchten wir mehr Flexibilität, um uns auf neue Geschäftsanforderungen einstellen zu können. Zuvor war es so, dass wir uns bei jedem neuen Projekt oder Einfall doch wieder auf ‚Kerntätigkeiten‘ und ‚IT-Support‘ konzentrieren mussten, statt die vorhandenen IT-Systeme und die Infrastruktur weiterzuentwickeln. Es kam uns vor, als hätten unsere IT-Verwaltung und unser Arbeitsansatz eine gespaltene Persönlichkeit. Um unsere Universität für die Digitalisierung zu wappnen, mussten wir uns komplett neu orientieren.

Wir standen vor einem Problem, das viele CIOs kennen, denn IT-Abteilungen sind oft von veralteten Technologien oder Systemen abhängig, die der Kollaboration und Innovation im Weg stehen. Es musste wirklich etwas geschehen …“

Wann wurde Ihnen klar, dass eine Veränderung fällig war?

„Uns wurde bewusst, in was für einer schwierigen Lage wir steckten, als die Mitarbeiter und Studierenden der Uni in den Umfragen nach wie vor über ihre Unzufriedenheit klagten, obwohl wir unserem Kernangebot immer mehr Zeit widmeten.

Ein unzureichendes Kernangebot schadet dem Ruf der Einrichtung. Da Bildung in Dänemark kostenlos ist, konkurrieren die Institute nicht finanziell miteinander. Dadurch wird die Qualität des Angebots zum Herausstellungsmerkmal, und in dieser Hinsicht machten wir keine gute Figur.“

Was waren die entscheidenden Elemente Ihrer Migrationsstrategie?

„Die sinkende Qualität unseres Angebots war ein großer Motivator, aber es gab auch andere Herausforderungen, zum Beispiel die Ressourcen. In die Hardware und Wartung unseres lokalen Rechenzentrums hatten wir viel Geld investiert, das uns für neue Angebote und Innovationen fehlte.

Um alles wieder in den Griff zu bekommen, mussten wir wirtschaftlich flexibler werden. Wir mussten das Geld aus dem Serverraum in cloudbasierte Angebote umschichten, wo der Markt freier und innovativer ist. Die Freiheit, an den richtigen Stellen investieren zu können, war entscheidend für unseren Fortschritt. Flexibilität und Zuverlässigkeit müssen Hand in Hand gehen, denn ohne eine gesicherte Grundlage sind keine Experimente möglich.“

Welche unmittelbaren Vorteile haben Sie sich von der Cloud versprochen?

„Niedrigere Kosten. Unser Rechenzentrum wurde von zwei Personen betreut, die hochspezialisiert sein mussten. Ihnen die Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu geben, die sie für ihre Aufgabe brauchten, wurde sehr kostspielig – und je qualifizierter sie wurden, desto größer war die Gefahr, dass sie abgeworben würden.“

Wie haben Sie die Dozenten und Dekane von der vollständigen Migration überzeugt?

„Letztendlich war allen klar, dass es ein erhebliches Risiko darstellte, mit so wenigen Leuten ein zum Scheitern verurteiltes System aufrechtzuerhalten, das für die Uni so wichtig war. Das war ein starkes Argument. Ohne einen solchen Ansporn neigen viele dazu, sich an das Bekannte zu halten, aber meiner Erfahrung nach ist Stillstand gefährlich.

Oft wird die Sicherheit als Ausschlusskriterium für ein cloudbasiertes Angebot genannt, aber ich sehe das ganz anders. Wir sind auf Angebote umgestiegen, deren Sicherheit unsere eigenen Möglichkeiten weit übersteigt. Unsere internen Sicherheitsmaßnahmen sind aus Sicht von Cloudanbietern veraltet, und ihre werden immer besser.

Das waren zwei wesentliche Kriterien, mit denen wir die Organisation ins Boot geholt haben. Ein externer Berater, der die Situation objektiv einschätzen konnte, hat uns bei der strategischen Planung unterstützt, und das war sehr wertvoll für uns. Die interne Kommunikation wurde dadurch reibungsloser und wir hatten die Gewissheit, einen Experten an unserer Seite zu haben.“