So entwickelt Mazars Spanien mit Dropbox Business eine mitarbeiterorientierte Technologiestrategie
David Marcelino ist ein CIO, der bei der IT-Strategie immer nach neuen Ansätzen sucht. Seine Technologie-Roadmap bei Mazars Spanien – einem der größten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen weltweit – setzt den Mensch in den Mittelpunkt und stellt damit das traditionelle Modell auf den Kopf. In der Roadmap werden Teams und Aktivitäten anstatt Tools zugeordnet.
Mit mehr als 600 Mitarbeitern an sieben Standorten in Spanien, haben sich bei den ersten Digitalisierungsversuchen von Mazars funktionale Silos zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen gebildet. Jeder Standort arbeitete über seine Server vor Ort – dabei waren Informationen lokal gespeichert und die Kundenkommunikation wurde mit E-Mails abgewickelt.
Das war effektiv, aber nicht effizient. Die fehlenden Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zwischen den Standorten hat zusätzlich die Produktivität gesenkt. Das wirkte sich auch negativ auf das Wachstum und das Kundenerlebnis aus.
Deshalb wurde David Marcelino als CIO eingestellt. Er sollte das Problem, das viele IT-Führungskräfte im Zusammenhang mit dem modernen Arbeitsplatz kennen, lösen.
Und so ist es ihm mit Dropbox Business gelungen.
Einen neuen Ansatz wählen
Mit der Aufgabe, den dysfunktionalen Arbeitsplatz zu reparieren, konnte sich David Marcelino vollständig auf eine passende Lösung für Mazars Spanien konzentrieren. Außerdem hatte er den Rückhalt seiner Vorgesetzten, um das Unternehmen in eine erfolgsversprechende Richtung vorwärts zu bringen.
„Ich habe mir zuerst Stift und Papier gegriffen“, erklärt David Marcelino. „Ich bin kreuz und quer durch Spanien gereist, um mit Beteiligten aus dem gesamten Unternehmen zu sprechen. So wollte ich herausfinden, was sie für die Arbeit brauchen und wie sie arbeiten möchten.“
Während seiner Umfrage fiel ihm die passende Lösung für das Unternehmen ein. „Wir mussten den Strategieprozess umdrehen“, so David Marcelino. „Wir mussten die Arbeit und Projekte nach den Mitarbeitern und nicht nach den Tools priorisieren. Außerdem mussten wir eine eindeutige Roadmap für den Wandel erstellen, die dieses Vorhaben unterstützt.“
Eine Strategie aus den richtigen Prioritäten entwickeln
Nachdem David Marcelino die Prioritäten verschiedener Teams aus dem gesamten Unternehmen in einer umfassenden Liste zusammengetragen hat, musste er die Prioritäten noch in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. „Da wir direkt mit den Mitarbeitern gesprochen haben, anstatt mögliche Probleme nur zu erahnen, konnten wir die zu lösenden Probleme besser verstehen. Daraufhin haben wir Workflows implementiert, die unsere Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen und bei der die Zusammenarbeit nicht mehr über E-Mails abgewickelt werden muss“, erklärt David Marcelino. „Unsere obersten Prioritäten waren Mitarbeiterproduktivität, Kundeninteraktion und reduziertes Risiko von Datenverlust.“
David Marcelino war der Umfang dieser Herausforderung bewusst. Deshalb hat er eine Technologie-Roadmap von drei Jahren entwickelt, um das Unternehmen zu verändern. Als erster wichtiger Schritt wurde eine Plattform eingeführt, die die Zusammenarbeit zwischen den Teams und den einzelnen Geschäftsbereichen fördert – die Plattform ist Dropbox Business.
„Der Wissensaustausch und die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte in einer sicheren Umgebung ist unglaublich wertvoll für das Wachstum“, so David Marcelino. „Da unsere Mitarbeiter jetzt ihr einzigartiges Know-how einbringen und gut zusammenarbeiten konnten, hat sich unsere Lösungsfindung beschleunigt. Außerdem sind die Mitarbeiter jetzt mehr einbezogen und die Kundeninteraktion läuft besser“.
Mit dem gesamten Unternehmen die Umsetzung fördern
Eine so umfassende Veränderung der Abläufe war ein großer Schritt für Mazars. Um die Veränderung zu fördern und die Vorteile eines cloudbasierten Smart Workspace zu zeigen, hat David Marcelino mit dem Personalleiter zusammengearbeitet. So sollten die Lösungen mit der Unternehmenskultur und den integralen Bestandteilen des Unternehmens abgestimmt werden.
„David erklärte, wie der Umstieg zu Dropbox Business die isolierte Arbeitsweise der Standorte und Teams aufbrechen würde“, sagt der Personalleiter. „Dann haben wir einen Kommunikationsplan entwickelt, um die Mitarbeiter auf die bevorstehende Umstellung vorzubereiten und sie dafür zu begeistern. Da wir diesen Prozess früh gestartet und den großen Mehrwert einer unternehmensweiten Umsetzung hervorgehoben haben, wurde das Projekt schneller unterstützt und auch die ersten Mitarbeiter nutzten das neue Angebot schneller.“
Die Zukunft für Mazars Spanien
„Früher haben unsere Mitarbeiter unzählige Stunden damit verbracht, nach den aktuellen Prognosen in E-Mails zu suchen oder sie haben an verschiedenen Versionen desselben Vertrags gearbeitet“, so eine Führungskraft aus der Personalabteilung.
„Mit Dropbox Business hat sich das stark verändert“, führte sie fort. „Die Kunden sind zufriedener. Die Produktivität ist höher. Jetzt können unsere Mitarbeiter auf ihre Weise und mit ihren bevorzugten Tools arbeiten. Unsere Zukunftsaussichten sehen sehr gut aus.“
David Marcelinos Pläne für die Zukunft von Mazars Spanien sind innovativ und wirklich aufregend. „Da wir eine mitarbeiterorientierten Ansatz in der IT-Strategie gewählt haben, können unsere Mitarbeiter den realen Unternehmenswert aktiver beeinflussen“, sagt David Marcelino. „Es gibt mehr Innovation, gesteigerte Produktivität und auch die Kunden sind stärker involviert. Außerdem haben wir das Durcheinander und die Komplexität beseitigt, die unser Wachstum gebremst haben.“
