Entwürfe einfacher genehmigen. Mit diesen drei Schritten kommen Sie diesem Ziel näher
Designer und Architekten haben nicht gerade einen einfachen Job. Bis aus einer Idee ein schicker Innenraum oder aus einer ersten Skizze ein beeindruckendes Gebäude wird, vergeht eine ganze Menge Zeit. Es dauert allerdings oft schon eine gefühlte Ewigkeit, bis man sich als Team auf einen Entwurf einigen kann. Wenn es darum geht, teils knallharte Kritik wegzustecken und aus den unendlichen Feedbackrunden irgendetwas Brauchbares herauszuholen, mit dem jeder einverstanden ist, ist oft die Geduld eines fernöstlichen Zen-Meisters gefragt. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, diesen Genehmigungsprozess so zu gestalten, dass man konstruktiv miteinander diskutiert, anstatt sich gegenseitig das Leben schwer zu machen. Dabei dreht sich alles um die Auswahl der richtigen Tools, mit denen Ihr ganzes Team problemlos zusammenarbeiten kann. Und so funktioniert’s:
1. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Apps gut miteinander vernetzt sind
Wenn Apps nicht miteinander integriert sind, müssen Ihre Mitarbeiter erst mühsam eine App schließen, eine andere App öffnen und dann irgendwie dort weitermachen, wo sie aufgehört haben. Diese Lücken im Arbeitsablauf sind Hürden, die zu ineffizienter Arbeitsweise und zum Verlust von Zeit und Daten führen. Stellen Sie eine gute Vernetzung sicher, um eine hohe Produktivität zu gewährleisten.
Als die beiden Gründerinnen von PritchardPeck Lighting sich Gedanken um effektive Kommunikation im Team gemacht haben, entschieden sie sich für einen Mix aus Dropbox, Slack und Gmail. „Im Büro kommunizieren wir über Slack“, sagt Kristin Peck. „Wir finden es einfach praktischer, die interne Kommunikation von der Kommunikation mit unseren Kunden trennen, für die wir Gmail nutzen. Slack bietet uns im Prinzip die Möglichkeit, effizient mit Sofortnachrichten zu arbeiten. Wenn mir jemand aus dem Team einen Dropbox-Link schickt, reicht ein Klick, um die Datei zu öffnen. Ich kann also sofort sehen, worum es geht, ohne dass ich anwesend sein muss.“ So nutzt PritchardPeck die Möglichkeiten von Dropbox, um das „kleine, aber starke“ Unternehmen zu expandieren.
2. Skalieren Sie Ihre Prozesse auf die Anforderungen Ihrer Projekte
Nutzen Sie die besten Apps der Branche, damit Ihr Unternehmen bei der Skalierung seiner Prozesse flexibler ist. Eine Komplettlösung hat häufig Funktionen, die Sie gar nicht brauchen, oder es fehlen bestimmte Funktionen, die bei der Unternehmensexpansion notwendig werden. Mit einem optimierten Arbeitsablauf können Sie die Lösungen auswählen, die Sie für das Unternehmenswachstum brauchen, ohne Ihre Prozesse durcheinander zu bringen.
Das preisgekrönte Architektenbüro BNIM, zum Beispiel, verließ sich bei der Eröffnung seiner sieben neuen Büros in den USA auf Dropbox Business, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen. So hat BNIM Dropbox genutzt, um gemeinsam von jedem Büro oder Gerät aus an großen Designdateien zu arbeiten und seine Kundenprojekte schneller abzuschließen.
3. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um Zeit zu sparen
Ohne optimierte Arbeitsabläufe müssen Mitarbeiter häufig ihre Zeit damit verschwenden, nach Dateien zu suchen oder Prozesse zu verbinden, die nicht zusammenpassen. Etablieren Sie nahtlose Arbeitsabläufe, damit in Ihrem Unternehmen mehr Zeit mit tatsächlicher Arbeit und weniger Zeit mit der Koordination verbracht wird.
Das Architektenbüro Red Dot Studio verschickt mit den teilbaren Dropbox-Links große Präsentationen und CAD-Dateien an die eigenen Teammitglieder sowie an externe Ingenieure, Berater und Kunden. Wenn sich jemand die neuesten Entwürfe ansehen will, braucht derjenige nur die mobile Dropbox-App zu öffnen.
„Auf Baustellen haben wir immer viel Zeit damit vergeudet, Skizzen zu suchen, zu scannen und abzuspeichern. Jetzt können wir einfach schnell ein Bild mit unseren Handys machen, es sofort im gewünschten Ordner speichern und noch vor Ort mit allen Beteiligten teilen. Das ist einfach viel praktischer und bequemer für uns.“ – Alix Daguin, Project Designer bei Red Dot Studio
Erstellen Sie Arbeitsabläufe, die die besten Apps und Tools der Branche vereinen, damit Ihre Mitarbeiter besser und effektiver zusammenarbeiten können. Im Klartext heißt das, dass sie weniger Zeit damit verbringen müssen, sich durch einen Sumpf an Apps zu quälen, und sich stattdessen auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: ihre Arbeit. Beim Einholen der erforderlichen Freigaben und Genehmigungen können Sie dank nahtloser Zusammenarbeit Verwechslungen vermeiden und unzählige Arbeitsstunden einsparen.
