Schaffung einer globalen Plattform: Wie 1000heads die sichere Zusammenarbeit mit Dropbox vorantrieb
Als Werbeagentur hilft 1000heads seinen Kunden dabei, ihre Geschichte über die Multimedia-Plattformen weltweit zu erzählen. Das Unternehmen zielt darauf ab, die Art und Weise zu verändern, wie Marken sprechen und wie über sie gesprochen wird. Daher bietet es strategische Beratung und kreative Services für einige der bekanntesten Marken weltweit – Wella, Nando’s, und Carphone Warehouse, um nur einige zu nennen.
Als Nick Smith als IT and Digital Operations Director zum Unternehmen stieß und eine Diaspora an Tools vorfand, die eingesetzt wurden, um kreative Briefings bereitzustellen, machte er sich sofort auf die Suche nach einer Plattform, mit der er für das gesamte globale Business alle Akteure zusammenführen, Risiken eliminieren und Workflows straffen konnte.
Da Nick erkannte, dass 1000heads eine zentralisierte Plattform benötigte, um Teams und Kunden zusammenzubringen, stellte er Dropbox Business bereit, um dem Unternehmen dabei zu helfen, seine Kunden glücklich zu machen, die Sicherheit zu verstärken und die Zusammenarbeit zu verbessern. Und so funktioniert es.
Die Notwendigkeit der Zentralisierung von Technologien
“Als ich bei 1000heads angefangen habe, war ich überrascht, einen fragmentierten und über unsere verschiedenen internationalen Niederlassungen verteilten Technologie-Stack vorzufinden”, so Nick. “In London nutzen die Mitarbeiter SharePoint und OneDrive und einige Dateien wurden auch lokal gespeichert, während wir in New York Dateien lokal speicherten und neben anderen persönlichen Lösungen GSuite-Konten nutzten. Der Fußabdruck unseres Netzwerks war groß und komplex, was zu Dateiversionsproblemen und Sicherheitsbedenken führte.”
Es war für Nick sofort offensichtlich, dass sich hier eine bedeutende Möglichkeit bot, einen sofortigen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, indem dieses Ökosystem vereinfacht wurde. Zunächst stand er jedoch vor der großen Herausforderung, herauszufinden, wo alles gespeichert war.
“Alles an einem Ort zusammenzubringen, hatte enorme Vorteile für die Sicherheit und den Betrieb,” so Nick weiter. “Dropbox wurde bereits effektiv in anderen regionalen Niederlassungen eingesetzt, weshalb wir diese Bereitstellung erweiterten, indem wir die Mammutaufgabe angegangen sind, alles an einen Ort zu bringen.”
Seit 1000heads Dropbox nutzt, konnten unnötige Tools und die damit verbundenen Kosten eliminiert werden, es wurde ein zentraler Ort geschaffen, an dem Teams zusammenkommen und -arbeiten konnten und die Sicherheit wurde durch eine verstärkte Kontrolle auf Dokumentenebene verstärkt.
Die Kunden mit an Bord nehmen und intensivere Beziehungen aufbauen
Die umfassenden Sicherheitsfunktionen und die Verschlüsselungstechnologie von Dropbox bieten eine unglaublich sichere Basis, auf deren Grundlage das Unternehmen arbeiten kann. Dateien werden dabei im Ruhezustand mit detaillierten Zugriffskontrollen gesichert und bei der Übertragung verschlüsselt.
“Als Unternehmen sind für uns die Kunden und die kreativen Inhalte, die wir für sie bereitstellen, die wichtigsten Elemente unseres Betriebs”, sagt Nick. “Und als wir herausgefunden haben, dass wir die Möglichkeit hatten, gemeinsame Umgebungen für eine nahtlose Zusammenarbeit zu schaffen, haben wir diese Chance sofort genutzt.”
Die Schaffung eines auf Zusammenarbeit basierenden Arbeitsbereichs für die Kreativteams und die Kunden von 1000heads ist so einfach wie die Erstellung eines neuen Ordners und das einfache Hinzufügen von Teammitgliedern – unabhängig davon, ob diese intern oder extern sind oder von wo aus sie arbeiten.
“Wir haben die Projektlieferung schnell beschleunigen können und mehr Vertrauen und Verständnis von unseren Kunden erhalten, während wir an vertraulichen Daten zusammenarbeiten. Dies hat uns dabei geholfen, die Remote-Arbeit zu beschleunigen und diese Zusammenarbeit mit Transparenz und Sicherheitskontrollen zu versehen.”
Die Arbeit kreativ und im Fluss halten
“Die Zentralisierung aller Elemente auf einer Plattform hat die Zusammenarbeit einfacher gemacht und alles im Fluss gehalten – sogar während der Pandemie”, sagt Nick. “Da die Teams von zu Hause aus und rund um die Welt arbeiten, war es für die Transformation entscheidend, einen Ort für alles zu schaffen.”
Teams müssen nicht mehr nach der neuesten Version eines Dokuments suchen und können in Echtzeit zusammenarbeiten. Dropbox Paper wird langsam auch im gesamten Unternehmen weitergehend angenommen, da Teams den Wert erkennen, indem Meetingaktionen vorangetrieben, kreative Ideen gefördert werden und die kollektive Brainpower genutzt wird.
“Ich möchte die Tools, die unsere Kreativteams nutzen, nicht zu schlecht machen – die IT ermöglicht schließlich all dies”, so Nick weiter. “Die Tatsache, dass sich Dropbox offen in so ziemlich alle Kern-Tools integrieren lässt, die unsere Teams verwenden, ohne die Sicherheit zu gefährden, ist wirklich ein überzeugender Faktor. Keine Downloads, kein Konvertieren, kein Speichern und erneutes Hochladen mehr – alles passiert über eine zentralisierte, sichere Plattform.”
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