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1. April 2020 — 6 Minuten Lesezeit

So unterstützt Dropbox das standortunabhängige Arbeiten

In den letzten Jahren arbeiten immer mehr Menschen mobil und standortunabhängig. Mitarbeiter und Teams passen sich nun in ganz neuem Umfang an die Gegebenheiten der dezentralen Arbeit an. 
 
Wir möchten dazu beitragen, diesen Übergang so problemlos wie möglich zu gestalten. In diesem Post wird erläutert, wie Dropbox-Nutzer unsere Produkte optimal nutzen, um produktiv arbeiten und bei der Remote-Arbeit in Verbindung bleiben zu können.
 
Dropbox bietet Funktionen, mit denen ihr jegliche Inhalte geräteübergreifend verfügbar machen, in Echtzeit zusammenarbeiten und unterschiedliche Dateitypen an einem zentralen Ort anordnen könnt. So wird das Arbeiten von praktisch überall aus möglich und unterscheidet sich kaum von der Arbeit in einem zentralen Büro.
 

Synchronisierung: Alle Inhalte in der Cloud speichern

Wenn ihr Vorbereitungen für das dezentrale Arbeiten treffen möchtet, speichert im ersten Schritt alle benötigten Daten in der Cloud. So stellt ihr sicher, dass ihr und euer Team von jedem beliebigen Gerät aus auf alle Materialien für alle aktuellen Projekte zugreifen könnt. 
 
Synchronisiert Dateien plattformübergreifend. Meldet euch zunächst bei eurem Dropbox-Konto an und fügt eure Dateien und Ordner zum Dropbox-Ordner auf eurem Computer, Smartphone oder Tablet hinzu. Die neueste Version aller Dateien und Ordner wird automatisch synchronisiert und auf all euren Geräten verfügbar gemacht, sodass ihr aktualisierte Versionen nicht per E-Mail an euer Team senden müsst. Das grüne Häkchen zeigt an, dass alle wichtigen Dateien vollständig synchronisiert wurden. Ihr könnt auch frühere Versionen aller wichtigen Dateien aus den letzten 30 Tagen wiederherstellen. Mehr erfahren
 
Offlinezugriff auf all euren Geräten. In diesem unberechenbaren neuen Paradigma kann es vorkommen, dass ihr an Orten arbeitet, an denen es kein WLAN- oder Mobilfunksignal gibt. Kein Problem. Auch wenn ihr keine Internetverbindung habt, sind lokal synchronisierte Ordner und Dateien in der Desktop-App verfügbar, sodass ihr weiterarbeiten könnt, bis ihr wieder online seid. Sobald ihr wieder eine Verbindung herstellt, führt Dropbox automatisch eine Synchronisierung eurer Ordner und Dateien mit allen vorgenommenen Änderungen aus. Mehr erfahren
 
Ladet Fotos hoch und scannt Dokumente mit eurem Smartphone. Mit der Dropbox-App für Mobilgeräte könnt ihr Papier-Dokumente scannen oder Bilder hochladen, die ihr mit eurem Smartphone aufgenommen habt. Die Bilder werden im PDF- oder PNG-Format im Ordner eurer Wahl gespeichert und sind dann bereit für die Freigabe. Nutzer von Dropbox Professional und Dropbox Business haben sogar die Möglichkeit, mit der optischen Zeichenerkennung (OCR) nach Text innerhalb ihrer gescannten Dokumente zu suchen. Mehr erfahren
 
Spart Platz auf eurer Festplatte. Je mehr ihr in großen Teams zusammenarbeitet, desto mehr Festplattenspeicher benötigt ihr. Dropbox Smart Sync ist für ausgewählte Abos verfügbar. Hiermit könnt ihr Dateien und Ordner vollständig online schalten, ohne sich über Speicherplatzprobleme Gedanken machen zu müssen. Sie sind dann weiterhin auf eurem Desktop sichtbar, auch wenn sie gar nicht mehr auf der Festplatte gespeichert sind. Wenn ihr sie erneut verwenden möchtet, funktioniert dies mit nur einem Klick – öffnet eine Datei, und sie wird automatisch auf eurer Festplatte gespeichert. Mehr erfahren 

Dropbox Smart Sync

Organisieren: Ein virtuelles Büro einrichten

Dropbox Spaces bietet euch eine zentrale Informationsquelle, wo ihr alle Inhalte eures Teams in einer praktischen Ansicht anzeigen könnt. Dieser intelligente Arbeitsbereich bietet mehr Übersicht und eine besser organisierte Struktur für alle laufenden Projekte. Mehr erfahren
 
Alles immer an einem Ort. Die neue Desktop-App von Dropbox verbindet lokale Dateien und Cloud-Dokumente wie Google Docs und Dropbox Paper miteinander und ermöglicht euch so einen zentralen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte. Sie lässt sich auch mit beliebten Tools wie Zoom, Slack und Trello integrieren, was euch den ständigen und zeitaufwändigen Wechsel zwischen verschiedenen Apps erspart. Das ist besonders dann praktisch, wenn ihr gerade erst mit der dezentralen Arbeit beginnt und euch noch an den kleineren Laptop-Monitor anstelle des großen Monitors im Büro gewöhnen müsst. 
 
Konzentriert euch auf die wichtigsten Arbeiten.  Dropbox unterstützt euch dabei, die wichtigsten Informationen schnell zu finden, sodass möglichst wenig Zeit mit der Suche danach verschwendet wird. Ihr könnt empfohlene Inhalte zuerst anzeigen, nach Stichwortsätzen in Textdateien und Übersichtsbeschreibungen suchen und Bilder schnell finden, indem ihr nach Bildinhalten anstatt nach Dateinamen sucht. Das gilt übergreifend für die Formate JPG, JPEG, PNG und GIF.
 
Bereitet euch effektiver auf Meetings vor. Mit unserer Kalenderintegration auf eurem Desktop könnt ihr Inhalte anhängen und freigeben sowie auf Vorlagen für Meetingnotizen zugreifen.
 
Schneller signieren. Mit der HelloSign-Integration könnt ihr Dokumente direkt in Dropbox signieren und senden. Nachdem ihr euer Dokument signiert habt, wird automatisch eine Kopie in eurem Dropbox-Konto synchronisiert. Mehr erfahren

Erweiterte Suche in Dropbox Spaces

Zusammenarbeit: Von überall aus möglich

Wenn alle Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten, ist es am schwierigsten, alle auf dem neuesten Stand zu halten, wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. Dropbox Paper ist ein digitaler Arbeitsbereich, in dem Teams problemlos Projektinhalte erstellen, koordinieren und miteinander kommunizieren können. Mehr erfahren
 
Tools zur einfachen Aufgabenverwaltung. Weist Aufgaben zu, fügt Fälligkeitsdaten hinzu und @erwähnt Teammitglieder, um sie auf Fragen und Aufgaben aufmerksam zu machen. Sie erhalten entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Fälligkeitsdatum ihrer Aufgabe. 
 
Ergänzt kreative Prüfungen durch Rich Media. Mit Paper könnt ihr Invision-, Sketch- oder Dropbox-Dateien direkt in Dokumente einfügen. Ihr könnt sogar Links zu Google Maps, GIFs, YouTube-Videos und SoundCloud-Clips hinzufügen. Kopiert einfach die URL und fügt sie ins Dokument ein. Daraufhin wird in Paper automatisch eine Vorschau angezeigt. Ein Dokument, in dem verschiedene Formate angezeigt werden, kann beim Gedankenaustausch mit dezentral arbeitenden Mitarbeitern sehr nützlich sein.
 
Leichter Feedbackaustausch. In Paper lässt sich die Zusammenarbeit persönlich gestalten. Ihr könnt sehen, wann die Teammitglieder ein Dokument überprüft haben. Zuordnungen zeigen genau, wer was eingefügt hat, und mit vielseitigen Emojis lässt sich der Überprüfungsprozess persönlicher gestalten. Ihr könnt sogar ganz gezielt bestimmte Teile eines Bilds kommentieren, um ein genaues Feedback geben zu können.
 
Plant alle Schritte eines Projekts. Die Chronikfunktion in Dropbox Paper ist nicht nur für die Zusammenarbeit nützlich, sondern auch für die Koordination. Weist Teammitgliedern Aufgaben zu. Legt Projektmeilensteine fest, um Fristen und Startdaten zu markieren. Vergrößert oder verkleinert die Ansicht, um nur eine Woche oder einen Zeitraum von bis zu einem Jahr anzuzeigen. Mehr erfahren 
 
Schnell große Dateien an beliebige Personen senden. Dropbox Transfer bietet euch die Möglichkeit, Dateien mit einer Gesamtgröße von bis zu 100 GB mit nur wenigen Klicks zu senden. Ladet Dateien durch Ziehen und Ablegen von eurem Computer hoch oder fügt einfach in Dropbox gespeicherte Elemente hinzu. Ihr erhaltet daraufhin einen Link, den ihr an beliebiger Stelle einfügen und an Nutzer eurer Wahl senden könnt – und diese brauchen noch nicht einmal ein Dropbox-Konto, um die Daten aufzurufen. Die Empfänger erhalten Dateikopien. Eure Originale bleiben also unberührt. Mehr erfahren
Chronikfunktion in Dropbox Paper

 

Wenn ihr beim Einrichten von Dropbox für das dezentrale Arbeiten Hilfe benötigt, setzt euch hier mit dem Support in Verbindung.

Mehr Tipps & Tricks

Hinweis: Gelegentlich schreiben wir hier über zukünftige Produktfeatures, bevor diese allgemein verfügbar sind.
Letztendlich können Veröffentlichungen und die genaue Funktionsweise dieser Features vom Inhalt in diesem Blog abweichen.
Die Entscheidung, unsere Produkte zu kaufen, sollte aufgrund von heute zur Verfügung stehenden Produktfeatures fallen.