Transparentes Design: Fünf Wege, um einen offenen kreativen Prozess zu etablieren

In dieser Woche sind wir beim Cannes Lions International Festival of Creativity. Hier sprechen wir darüber, wie Transparenz Ihnen dabei helfen kann, den kreativen Prozess in koordinierte Bahnen zu lenken. Bereits in einem früheren Post zum transparenten Design haben wir die Vorteile eines offenen kreativen Prozesses vorgestellt. Heute möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie eine transparente Kultur am Arbeitsplatz etablieren können, damit sich Ihre Mitarbeiter wohl genug fühlen, um offen Ideen auszusprechen und somit auch Risiken einzugehen.

Sehen Sie die Vorteile von Transparenz

Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, auch unabhängig von Status und Hierarchie im Team unterschiedlicher Meinung sein zu dürfen. Nur so können innovative Ideen entstehen. Jedes Teammitglied sollte sich sicher genug fühlen, um kreative Risiken einzugehen ohne Gefahr laufen zu müssen, negativ beurteilt zu werden. Studien zeigen, dass Teams ein solches Umfeld schaffen können, wenn sie sich bemühen, sowohl spielerisch als auch hilfsbereit miteinander umzugehen.
Es gibt keine universellen Richtlinien dazu, was den Wohlfühlbereich der Mitarbeiter ausmacht und jedes Unternehmen ist auch kulturell unterschiedlich. Um Transparenz zu schaffen und Kreativität zu fördern, ist es aber enorm wichtig, Mitarbeitern das Gefühl zu geben, sich selbst einbringen zu können, auch wenn sie sich dadurch eventuell angreifbar machen.

Legen Sie zu Beginn das Arbeitsverfahren fest

Bevor es so richtig losgehen kann, schicken wir allen Teammitgliedern immer eine detaillierte Projektzusammenfassung, damit jeder die Ziele des Projekts vor Augen hat und alle auf dem gleichen Stand sind. Bei unserem Brand Studio Team testen wir sogar eine Vorlage, durch die wir noch einen Schritt weitergehen können als mit einer normalen Zusammenfassung. Sie ist noch ausbaufähig, aber ein guter Anfang. Hier ist das Standard-Layout, um zu unterstreichen, dass auch unfertige Arbeit geteilt werden sollte.

In Ihrem Dokument zum kreativen Prozess sollten Sie:

• alle wichtigen Informationen einfügen: Deadlines, Teilnehmer, den Link zum Dropbox-Ordner
• die Designer dazu auffordern, über Probleme zu berichten, die sie gerade versuchen zu lösen
• einen Bereich für ein Moodboard einbinden, mit dem Ideen gesammelt werden können
• einen Screenshot zu aktuellen Projekten teilen, um Feedback zu erfragen
• Links zu bereits abgeschlossenen Projekten zur Verfügung stellen

Was wir an so einem Dokument so schätzen, ist, dass sich das ganze Projekt an einem einzigen Ort entwickeln kann. Wir nutzen dafür Dropbox Paper. Indem wir ein Paper-Dokument zum Mittelpunkt unseres Arbeitsprozesses machen, wird die Arbeit nicht nur für jeden transparenter, sondern wir können auch zwischen den Meetings Feedback geben und Antworten auf Fragen bekommen. Die gesamte Kommunikation bleibt im selben Dokument. Von dort starten wir jedes Projekt und können jedes Problem, für das wir eine Lösung brauchen, klar darstellen und besprechen. Es ist einfach ein ideales Tool, um Ideen zu diskutieren, unsere Arbeit teilen und zu kommentieren. Jeder kann getroffene Entscheidungen im Dokument nachvollziehen und neue Ideen gehen nicht in weitergeleiteten E-Mails verloren.

Teilen Sie die relevanten Informationen zum Projekt

In vielen Werbeagenturen mag man es, plötzlich den Vorhang zu ziehen und den Kunden mit etwas zu überraschen, dass er noch nie zuvor gesehen hat. Für ein firmeninternes Team wie uns, das mit externen Kreativteams arbeitet, ist das eine Horrorvorstellung. Wir wollen nicht, dass man uns etwas verkauft. Wir wollen eine richtige Partnerschaft.

Inzwischen gibt es immer mehr Unternehmen, die interne Teams aufbauen, die mit externen Partnern zusammenarbeiten. Wie bei unseren kreativen Partnern besteht auch unser Team aus einem Creative Director, einem Schreiber und einem Strategen. Und falls der Prozess richtig koordiniert wird, kann man mit dieser geballten Kreativität einfach großartige Dinge zustande bringen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Art, wie wir mit Agenturen zusammenarbeiten. Anstatt eine Projektzusammenfassung zu senden und darauf zu warten, dass sie sich mit passenden oder mittelmäßigen Ideen bei uns melden, gliedern wir sie in unser Team ein. Dafür setzen wir tägliche Meetings an und treffen uns dann entweder in ihrem oder unserem Büro. Und Informationen, die das Projekt gefährden könnten, werden direkt miteinander geteilt, nicht erst Wochen später.

Zeigen Sie, wie Sie vorankommen

Im besten Fall haben Sie direkten Zugang zur Führungsebene und arbeiten mit ihr als gleichwertige Partner zusammen. Aber das ist nicht immer so. Wie kann man dem Vorstand also seine Arbeit präsentieren und gleichzeitig transparent bleiben? Zeigen Sie, wie Sie vorankommen und Ihr Team kann nachverfolgen, wie Sie Ihre Schlüsse gezogen haben.

Wie oft waren Sie bereits in einer solchen Situation: Sie haben eng mit der Agentur zusammengearbeitet. Sie haben ein wunderbares Portfolio zusammengestellt und am Ende der Präsentation fragt jemand: „Haben Sie schon mal überlegt, das mit Blau zu hinterlegen?” oder„Warum haben Sie diese Überschrift für die Startseite gewählt?” Bei uns gibt es auch solche Situationen. Aber wir stellen in unseren Meetings nur Standpunkte und Empfehlungen vor. Nur für den Fall. Und da bei Paper alles an einem Platz bleibt, ist es einfacher, den Mitarbeitern die Entwicklungsphasen einer Idee vor Augen zu führen.

Das spart nicht nur Zeit und Ärger, es schafft auch ein dynamischeres Team und eine bessere Abstimmung. Wenn jeder Mitarbeiter in den Prozess involviert wird, zeigen Sie ihm, dass man sein Feedback zu schätzen weiß. Teammitglieder sind auch motivierter, wenn sie im Entstehungsprozess des Projekts mitwirken können und nicht nur das fertige Projekt kritisieren.

Es gibt anderen außerdem die Gelegenheit zu erfahren, auf wie viele verschiedene Variablen ein Design aufbaut – seien es Überlegungen, Entscheidungen oder auch Kompromisse. So können einige Ihrer Entscheidungen auch von den jeweiligen Teammitgliedern schlüssig für den Rest der Gruppe dargestellt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter das Geschick und den Nutzen Ihrer Arbeit erkennen können, dann hebt sich das Niveau des ganzen Teams. Und wenn Ihre Mitarbeiter sich dabei einbringen können, gewinnen Sie auch ihr Vertrauen für zukünftige Projekte.

Reflektieren Sie Ihre Arbeit

Durch Transparenz im kreativen Prozess schaffen Sie die Gelegenheit, andere von Ihren Visionen zu überzeugen. Genauso wichtig ist es aber auch, sich mit bereits abgeschlossenen Projekten auseinander zu setzen. Die Firmendateien, die Sie im Dropbox-Ordner Ihres Teams speichern, sind mehr als nur Dateien. Sie sind Ihr Wissen, Ihre Ressource. Warum also nicht einen Schritt weitergehen, als nur die Projektdateien zu archivieren? Nehmen Sie sich die Zeit und betrachten Sie Ihre Projekte aus der Retrospektive – so können Sie und andere daraus lernen. Kurz nach einem großen Projekt haben Sie wahrscheinlich nicht die Energie dafür, das gerade abgeschlossene Projekt zu analysieren. Aber ein Rückblick ist am sinnvollsten, wenn alles noch frisch ist und Sie alles Wissenswerte rund um den kreativen Prozess an einem Platz, in einem Dokument, gespeichert haben.

Hier ist ein einfacher, aber effizienter Ansatz, um Projekte rückblickend zu betrachten:

• Zusammenfassung – Für alle, die die Fakten ohne viel Drumherum präsentiert bekommen wollen
• Was hat sich ereignet? – Eine objektive Stellungnahme zu den Fakten
• Was haben wir richtig gemacht? – Eine gute Gelegenheit, um positive Handlungsweisen herauszustellen
• Was haben wir falsch gemacht? – Dabei sollte niemand persönlich hervorgehoben werden. Man sollte nur aufzeigen, was verbessert werden könnte
• Was haben wir gelernt? – Das ist etwas, was man mit dem ganzen Unternehmen teilen sollte

Wir glauben fest daran, dass durchgängige Transparenz den Lernprozess im Unternehmen verbessern kann. Und entwaffnende Ehrlichkeit kann Vertrauen im Team schaffen. Die eigene Arbeit rückblickend zu betrachten, zeigt nicht nur auf, was man vermeiden sollte, sondern es bereichert auch das Unternehmen um wertvolle Erfahrungen.

Wir denken, dass man offener sein sollte, transparenter – und auch verletzlicher. Das kann einen wirklich positiven Effekt auf das Arbeitsumfeld haben. Um weitere Möglichkeiten zu entdecken, Ihr Team transparenter zu gestalten, probieren Sie Dropbox Paper aus.