Unterstützung für die IT: Neue Funktionen für Dropbox Business
In den letzten Jahren sind die Anwendungen, die wir bei unserer täglichen Arbeit nutzen, immer leistungsstärker geworden. Sie haben mehr Funktionen und eine immer länger werdende Liste an nutzerdefinierten Einstellungsmöglichkeiten. Diese Entwicklung hat uns allerdings nicht nur Vorteile gebracht: SaaS-Apps sind heute zwar leistungsstärker, aber die Verwaltung fällt der IT auch immer schwerer. Durch verwirrende Einstellungen und unnötig komplizierte Benutzeroberflächen entsteht für IT-Teams jetzt deutlich mehr Arbeit als noch vor 10 Jahren.
Deshalb hat Dropbox umfangreiche Veränderungen an Dropbox Business vorgenommen und bietet nun neue Funktionen, die IT-Verantwortliche entlasten. Die Team-Verwaltung wird in Zukunft deutlich einfacher, ihr erhaltet mehr Tools für Datensicherheit und Compliance und neue Erkenntnisse über die Team-Aktivität in Dropbox.
Team-Verwaltung vereinfachen
Stellt euch vor, ihr seid für die Zusammenarbeit in einem großen Universitätsverbund mit mehreren unterschiedlichen Universitäten zuständig. Jede Universität hat ihre eigene IT-Abteilung und bevorzugt unterschiedliche Tools für die Arbeit. Einige Universitäten nutzen zum Beispiel Google Docs und andere Dropbox Paper. Einige stellen Dropbox Business schon bereit und andere noch nicht. Außerdem verwenden die Fachbereiche, Mitarbeiter und Studierenden an den Universitäten ähnliche Dienste, aber jede Nutzergruppe braucht unterschiedliche Sicherheitseinstellungen und Konfigurationen.
Möchtet ihr alle Gruppen in einer Umgebung zusammenführen, aber trotzdem noch auf spezielle Anforderungen jedes Teams eingehen – ohne dabei die IT mit zusätzlicher Arbeit zu belasten?
Mit den neuen Funktionen von Dropbox Business ist das jetzt möglich. Mit der Unternehmenskonsole habt ihr umfangreiche Kontroll- und Überblicksfunktionen, könnt aber auch wenn nötig die Kontrolle weitergeben. Als Unternehmens-Admin könnt ihr außerdem Nutzer in mehreren Dropbox-Instanzen überprüfen und verwalten. Ihr könnt die zusammengefasste Aktivität innerhalb einer Bereitstellung einsehen, nach Teammitgliedern suchen und Einstellungen individuell anpassen – und das alles an einem zentralen Ort. Gleichzeitig könnt ihr Inhalte und Nutzereinstellungen an jeden Team-Admin weitergeben und Rollen für jeden Admin basierend auf den Zugriffsberechtigungen festlegen.
Jeder Team-Admin kann seine individuellen Einstellungen vornehmen, solange diese den unternehmensweiten Sicherheitsstandards entsprechen. Früher hättet ihr vielleicht einen ganzen Nachmittag an dieser Art von Feineinstellungen gesessen – jetzt wird diese Aufgabe einfach an die zuständigen Teams weitergegeben.
Datensicherheit und Compliance sicherstellen
Unsere Nutzer können sich immer auf die unschlagbare Kombination aus Einfachheit und Sicherheit verlassen. Dropbox ist für jeden spielend leicht zu nutzen und basiert auf einer vertrauenswürdigen Plattform, um eure Daten sicher zu schützen.
Jetzt haben wir einen ähnlichen Ansatz – Nutzerfreundlichkeit und Datensicherheit als oberstes Ziel – bei den speziell für Team-Admins entwickelten Sicherheits-Tools gewählt. Dropbox Business-Admins erhalten über die Unternehmenskonsole einen besseren Überblick mit einer detaillierten Anzeige aller Teams, Mitglieder und Aktivitäten, einschließlich des gesamten Cloud-Inhalts in der Dropbox des Teams.
Zusätzlich erhalten Admins in Dropbox mit Legal Holds und unserem erweiterten Versionsverlauf Zugriff auf spezielle Kontrollfunktionen. Entwickelt, um dem Team einen schnellen Überblick über die Daten in einem Konto zu geben, könnt ihr mit diesen Data Governance-Tools Dateiversionen sogar bis zu 10 Jahre lang speichern. So seid ihr sicher, dass eure Daten auch viele Jahre nach der Erstellung gut organisiert, leicht zugänglich und schnell auffindbar bleiben.
Darüber hinaus hat Dropbox die Datenspeicherung auf weitere lokale Rechenzentren auf der ganzen Welt ausgeweitet, damit Team-Admins ihre Anforderungen an die Datenaufbewahrung unkompliziert erfüllen können. Wählt einfach aus, in welcher Region die Daten eures Teams gespeichert werden sollen. Mit diesen Funktionen bleibt euer Team flexibler und hat effizientere Kontrollfunktionen, um den jeweiligen lokalen Datenschutzbestimmungen zu entsprechen.
Wir arbeiten mit BetterCloud zusammen, um die Admin-Tools in Dropbox Business zu erweitern. Mit dieser Integration stehen IT-Teams noch mehr Tools für die sichere Bereitstellung, Verwaltung und Steuerung von Dropbox am Arbeitsplatz zur Verfügung. Die Integration wird noch in diesem Jahr eingeführt und enthält erweiterte Schutzfunktionen gegen Datenverlust.
Mit neuen Einblicken durchgreifen
Damit eure Daten so sicher geschützt wie möglich sind, müsst ihr dafür sorgen, dass eure Kollegen ihre Tools richtig nutzen. Das Verhalten eurer Kollegen zu kontrollieren, kann aber ganz schön aufwendig sein. Um euch diese Aufgabe zu erleichtern, führt Dropbox eine neue Aktivitäts-Seite mit einer übersichtlichen Oberfläche für die Suche, das Filtern und Melden ein – außerdem gibt es Tastenkombinationen, um direkt Maßnahmen umzusetzen.
Außerdem wird Dropbox bald ein neues Dashboard einführen, auf dem besonders wichtige Nutzeraktivitäten hervorgehoben werden, damit ihr einen umfassenden Überblick über die Team-Aktivitäten an einem Ort erhaltet.
Das neue Dropbox Business testen
Viele der oben beschriebenen Funktionen stehen Dropbox Business-Nutzern schon jetzt zur Verfügung und viele weitere Funktionen werden in den kommenden Wochen dazukommen. Einen vollständigen Überblick der Funktionen – einschließlich aktueller Tools und neuer Optionen – findet ihr auf der unten stehenden Dropbox Business-Seite.
