Vorbereitungen für Remote Work treffen

Zusammenarbeit in Teams außerhalb des Büros erfolgreich umsetzen

Um der Gefahr einer Ausbreitung des neuartigen Corona-Virus, COVID-19, vorzubeugen, hat Dropbox vorsorglich weltweit alle Mitarbeiter für die nächsten zwei Wochen gebeten, im Homeoffice zu arbeiten. Die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter und ihrer Familien sowie der Community hat oberste Priorität.

Auch wenn Dropbox Tools entwickelt, die geografisch weit verstreuten Teams helfen, zusammen zu arbeiten, ist die Situation, dass die Belegschaft von fast 3.000 Mitarbeitern mehr als ein paar Tage nicht im Büro erscheint, gewöhnungsbedürftig. Auch wenn es grundsätzlich nichts Neues für die Mitarbeiter von Dropbox ist, gelegentlich oder sogar phasenweise remote zu arbeiten.

Den Schalter von heute auf morgen vollständig von Büroarbeit auf Remote Work umzulegen, ist allerdings auch für Dropbox eine Herausforderung.

Die grundsätzliche Frage einer so dezentralen Arbeitsorganisation ist, wie die Arbeit möglichst reibungslos und zielführend fortgeführt werden kann. Auch wenn die Zusammenkunft der Mitarbeitenden als soziale Komponente ihres Arbeitslebens eingeschränkt wird, dürfen Moral und Motivation des Teams nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Das Dropbox IT Team hat es sich zum Ziel gesetzt, den Übergang in diese neue Phase so nahtlos wie möglich zu gestalten und die Arbeitskultur dabei aufrechtzuerhalten. Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden, zwischen dem Vertrauen in die Mitarbeiter, der richtigen technischen Ausstattung, die die Fortentwicklung der Projekte sichert, und dem Schutz des geistigen Eigentums der Firma.

Es ist klar, dass viele Branchen und Beschäftigte nicht die Möglichkeit haben, auf ein Remote-Modell auszuweichen. Die Mitarbeiter von Dropbox haben das Glück, in einer Branche zu arbeiten, in der ein Großteil der Arbeit online fortgesetzt werden kann. Auf die Lösung eben dieser Herausforderung hat sich Dropbox bei der Entwicklung des ersten Smart Workspace fokussiert. In der Hoffnung, dass die Herangehensweise von Dropbox für andere hilfreich sein könnte, werden hier die Pläne und Vorgehensweisen transparent gemacht.

3 Punkte sind für das Gelingen von Remote Work entscheidend:

1. Gewährleistung einer sicheren Arbeitsumgebung für verteilte Teams

Es gibt eine ganze Reihe bewährter Best-Practices, die dazu dienen, das eigene Netzwerk für Remote Work fit zu machen, damit eine gute Balance zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit entsteht. Auch wenn Dropbox davon bereits vieles eingeführt hat, besteht die Möglichkeit, dass einige der Tools für manche Mitarbeiter neu sind. Sie sollten sich damit entsprechend vertraut machen, während die IT-Teams möglicherweise neue Support-Systeme etablieren müssen.

VPN: Der Zugriff auf die sensibelsten Daten sollte auf ein internes privates Netzwerk beschränkt sein. Bei Dropbox können Mitarbeiter auf bestimmte Informationen nur über ein VPN (virtuelles privates Netzwerk) zugreifen, selbst wenn sie von zu Hause aus oder über eine öffentliche WLAN-Verbindung in einem Café arbeiten. Teilweise müssen sich die Mitarbeiter eventuell noch daran gewöhnen, sich per VPN anzumelden, aber der Zugewinn an Sicherheit rechtfertigt den Aufwand in jeden Fall.

Multi-Faktor-Authentifizierung / 2FA: Anwendungen zur Multi-Faktor-Authentifizierung wie DUO, Authy oder Google Authenticator bieten eine sichere Methode zur Identitätsprüfung, um den Zugriff auf Anwendungen und sensible Anmeldungen zu schützen. Dabei wird in der Regel über ein zweites authentifiziertes Gerät ein einmaliger Code generiert, der beim Log-in zusammen mit den anderen Daten eingegeben werden muss − zum Schutz gegen den Diebstahl von Log-ins.

Passwort-Manager: Passwort-Manager wie 1Password oder LastPass erleichtern es den Mitarbeitern, auf die verschiedenen, für ihre Arbeit relevanten Log-ins zuzugreifen − unabhängig davon, an welchem Endgerät die Mitarbeiter sich gerade befinden. Diese sollten dementsprechend auch auf allen für die Arbeit genutzten Geräten installiert sein. So kann verhindert werden, dass Mitarbeiter in Versuchung geraten, für mehrere Log-ins dieselben Daten zu verwenden, da sie sich lediglich ihr Master-Passwort merken müssen oder auch biometrische Merkmale zum Log-in verwenden können.

Weitere Maßnahmen:

• Mitarbeiter erinnern, ihre Software stets auf dem neuesten Stand zu halten.
• Check-Listen für das wichtigste Zubehör für Remote Work teilen: Ladegeräte, Maus, Tastatur, Multi-Adapter, Kopfhörer für Videokonferenzen etc.
• Effektiven Fern-Support unterstützen: Dazu gehört das Überdenken des Onboardings und Offboardings, das Eingehen auf Hardware-Anforderungen und zum Beispiel die Einführung einer Software zur Fernwartung von Desktops für den IT-Support. Man sollte nie den Fehler begehen, diese wichtigen Prozesse als gegeben hinzunehmen − sie müssen per Fernzugriff ermöglicht werden, damit das Geschäft reibungslos weiterlaufen kann.

2. Kollaborations-Tools im Einsatz, damit es nahtlos weitergeht

Schon heute spielen cloudbasierte Kollaborations-Tools in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle, aber für eine Belegschaft, die vollständig remote arbeitet, werden sie umso wichtiger.

Dateien synchronisieren und gemeinsam nutzen: Findet die gesamte Arbeit in der Cloud statt, ist der einfache Zugriff auf die gesamte Ablage von Vorteil − egal von wo und auf welchem Gerät gearbeitet wird (Dropbox nutzt natürlich Dropbox dafür). Das ist besonders praktisch, wenn das Büro unerwartet verlassen werden muss. In der Vorbereitung auf diese Situation erinnert Dropbox alle Mitarbeiter daran, die lokalen Dateien zu synchronisieren.

Cloud-Dokumente für die Zusammenarbeit in Echtzeit: Mit dem Team gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten, hilft dabei, alle auf dem aktuellen Stand zu halten. Direktes Kommentieren von Inhalten gibt den Team-Mitgliedern mehr Kontext für Feedback, verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlkommunikation und reduziert unnötige E-Mails und Chats.

Projektmanagement und Koordination: Onlinebasierte Kollaborations-Tools helfen bei der Erstellung von Projektplänen, Aufgabenlisten und Zeitplänen und erlauben es, den Fortschritt in einem zentralen Dokument zu verfolgen. Ohne persönliche Abstimmungen oder die Möglichkeit, den „kurzen Dienstweg“ zu nutzen, sind diese unerlässlich, um organisiert zu bleiben und Fortschritte zu machen. Durch eine Lösung wie den Smart Workspace lassen sich die Reibungsverluste beim Wechsel zwischen den einzelnen Tools vermeiden, indem man an einem zentralen Ort auf alle verwendeten Apps zugreifen kann.

Auf bestimmte Kommunikationskanäle einigen: Festgelegte Kanäle für die unternehmensweite als auch individuelle Kommunikation helfen dabei, die Kommunikation zentral und übersichtlicher zu gestalten. Unterschiedliche Kollegen und Teams haben unterschiedliche Vorlieben. Daher ist es wichtig, die Erwartungen im Vorfeld offen zu klären.

Videokonferenzen: Tools wie Zoom helfen dabei, Gespräche im Eins-zu-Eins, in Gruppen oder sogar betriebsweiten Meetings, wie Townhalls und Allhands, zu erleichtern, damit auch im Homeoffice ein direkter Austausch möglich ist.

3. Vertrauensbildende Maßnahmen fördern

Die virtuelle Zusammenarbeit im Team birgt spezielle Herausforderungen, deshalb sollte man eine gewisse Eingewöhnungszeit einplanen. Folgende Richtlinien helfen bei Dropbox, eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit zu unterstützen:

Regelmäßige Check-ins einplanen: Für die Homeoffice-Phase plant Dropbox einen regelmäßigen Rhythmus von Eins-zu-Eins-Gesprächen, deren Häufigkeit nach Bedarf angepasst wird. Aufgrund der besonderen Natur der virtuellen Kommunikation kann es sein, dass solche virtuellen Meetings häufiger erforderlich sind als im üblichen Office-Alltag.

Überkommunizieren: Ohne „Flurfunk“ und Status-Meetings verpasst man leicht neue Entscheidungen und Updates. Es hat sich gezeigt, dass die meisten Mitarbeitenden wichtige Informationen bevorzugt über mehrere Kanäle erhalten möchten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Informationsfluss gestört wird und man sich außen vorgelassen fühlt. Dropbox kommuniziert deshalb wichtige interne Updates in einer solchen Situation mit einer höheren Frequenz und über mehrere Kanäle parallel, als unter normalen Umständen. Besonders sollte auf die Kollegen geachtet werden, die aufgrund geringerer Sichtbarkeit eventuell vergessen werden könnten.

Arbeitszeiten neu denken: Obwohl Dropbox aktuell damit rechnet, die Produktivität zu halten, ist unvermeidbar, dass sich die Arbeitszeiten einiger Mitarbeiter verschieben werden. Verpflichtungen wie etwa Kinderbetreuung sorgen für eine Verschiebung des eigenen produktiven Zeitfensters. Dropbox rät seinen Mitarbeitern, sich die Arbeit so einzurichten, dass sie persönlich das bestmögliche Ergebnis erzielen und gleichzeitig in der Zusammenarbeit die Bedürfnisse der Kollegen respektieren.

Pläne zum betrieblichen Kontinuitätsmanagement offen kommunizieren: Mitarbeiter sollten immer über wichtige Informationen und konkrete Maßnahmen für den Notfall auf dem Laufenden gehalten werden.

Während sich Dropbox an die neue Arbeitsrealität anpasst, wird an weiteren Materialien auf Basis der neu gewonnenen Erfahrungen gearbeitet, die schon bald zur Verfügung stehen werden. Hier finden sich mehr Informationen darüber, wie Dropbox Unternehmen, sowie deren Teams und Mitarbeiter dabei unterstützen kann, unabhängig von ihrem Arbeitsort organisiert zusammen zu arbeiten.