Wer braucht schon ein Büro, wenn es Dropbox Paper gibt?

Auch wenn Sie vielleicht noch nie etwas von Lullabot gehört haben, kennen Sie mit Sicherheit ein paar seiner berühmten Kunden.

General Electric, NBC, die Harvard University und die Grammy Awards vertrauen alle auf die erfahrenen Web-Design- und Web-Entwicklungsexperten von Lullabot.

Im Vergleich mit seinen prominenten Kunden bleibt Lullabot eher unbekannt. Das 55-köpfige Team hat keine Büroräume, sondern sitzt in jedem Winkel der USA und arbeitet komplett über das Internet. Und trotzdem meistert es seine Projekte mit Bravour. Nachdem Lullabot die MSNBC-Website von Grund auf neu gestaltet hatte, berichtete ein Executive Editor des Medienunternehmens: „Für mein leitendes Team war es laut eigenen Angaben das erfüllendste Erlebnis ihrer Karriere, und sowas kommt beileibe nicht häufig vor.“

Wie baut also dieses kleine, im ganzen Land verstreut sitzende Team multimediale Vorzeigeseiten wie Syfy.com auf, die auch noch zu allen Plattformen und Geräten kompatibel sind?

„Ganz klar, das Wichtigste dabei sind unsere Leute“, so CEO und Gründer Matt Westgate. „Wir sind alle ganz verschieden. Dadurch, dass wir nicht auf einen Ort festgelegt sind, können wir die passioniertesten und talentiertesten Köpfe für unser Team gewinnen, egal wo sie wohnen. Wir wollen als Vorbild für dezentrales Arbeiten dienen, weil wir der Meinung sind, dass wir so einfach bessere Ergebnisse liefern.“

Das virtuelle Büro

Diese Arbeitsweise hat ihre ganz eigenen Herausforderungen. Westgate weist darauf hin, dass die Kommunikation umso wichtiger ist, da man eben nicht einfach einen Raum weiter gehen kann, um mit jemandem zu reden. Deshalb vertraut Lullabot auf Dropbox Paper.

„Für Lullabot ist Paper essenziell. Es ist mehr als nur ein Werkzeug für uns – indem es Kollaborationshindernisse ausräumt, repräsentiert es geradezu unsere Unternehmenskultur.“

– Matt Westgate, CEO und Gründer von Lullabot

Paper dient Lullabot als virtuelles Büro. „Kein noch so gutes Content-Managementsystem kann uns bieten, was Paper für uns leistet: kommentieren, andere Mitarbeiter am gleichen Dokument anzeigen, wichtige Erinnerungen schicken und mehr“, so Seth Brown, COO.

Außerdem macht das Arbeiten mit Paper Spaß. „Wir können schrittweise vorgehen – hier etwas hervorheben, dort etwas kursiv setzen, hilfreiche Tipps geben“, meint Marissa Epstein, Senior UX Designer. „Hin und wieder streuen wir natürlich auch ein paar Witze ein. Mit Humor lässt es sich einfach besser arbeiten.“

Der funktionsübergreifende Kreativprozess

Natürlich sind lustige Emojis nicht alles. Häufig beginnen Projekte bei Lullabot mit einer Ausschreibung durch den Kunden. Diese Prozesse sind so individuell und komplex, dass die Dokumente äußerst umfangreich werden und eine Vielzahl von Personen daran beteiligt ist. Bei Lullabot hat es sich daher eingebürgert, dass Projekte direkt in Paper begonnen werden. „Dadurch, dass Paper automatisch eine Wiki erstellt und wir Aufgaben zuweisen können, wird der Prozess für uns erheblich vereinfacht“, so Brown.

Sobald alles in trockenen Tüchern ist, stellt das Forschungsteam sicher, dass Lullabot die Ziele des Kunden immer im Blick behält. Forscher, Designer und Entwickler arbeiten in Paper gemeinsam an Nutzer-Gesprächsprotokollen, InVision-Dateien, Web-Architektur-Diagrammen und Programmcode, um eine Richtung vorzugeben und etwaige Überarbeitungen umzusetzen.

„Die Nutzeroberfläche von Paper ist genau so, wie wir arbeiten – flach strukturiert, aufs Wesentliche beschränkt und auf die Hauptziele fokussiert. Ich bin ein echter Fan.“

– Maggie Griner, Senior UX Designer

Die Lullabots, wie sich die Mitarbeiter scherzhaft nennen, sind nicht die einzigen, die Paper verwenden. „Eine meiner Lieblingsfunktionen von Paper ist, wie wenig Struktur es kundenseitig erfordert“, meint Jared Ponchot, Creative Director. „Man schickt einfach den Einladungslink und während man auch als erfahrener Nutzer immer noch neue Feinheiten entdeckt, ist die erste Reaktion beim Kunden: ‚Wow, einfacher geht’s gar nicht!‘ Paper wird besser angenommen als alle anderen Tools, die wir ausprobiert haben.“

Das Wichtigste im Mittelpunkt

Der Sinn von Paper besteht für die talentierten Köpfe bei Lullabot darin, sie bei dem zu unterstützen, was sie am besten können. Und da Paper von InVision-Dateien bis zu GitHub-Issues einen zentralen Arbeitsbereich für verschiedenste Projekte bietet und darüber hinaus auch Slack unterstützt, können Designer und Entwickler gleichermaßen davon profitieren.

„Egal woran ich arbeite, Paper hilft mir, mich auf die Kommunikation zu konzentrieren und meine Finger auf der Tastatur zu lassen, wo sie hingehören“, so Chris Albrecht, Senior Developer. „Man glaubt gar nicht, wie kontraproduktiv ein ständiger Wechsel von Programmen und andauernde Ablenkungen sonst sein können.“

Für ein früheres Großprojekt, das vor allem auf PDF-Dateien basierte, schätzt Griner, dass das Team ohne Paper ungefähr 25 % Mehraufwand hatte. Andere Teammitglieder geben an, dass sie durch Paper jede Woche mehrere Arbeitsstunden einsparen.

„Die Zeitersparnis steht außer Frage“, meint Ponchot. „Aber das ist noch nicht alles, denn Paper hat auch unsere Perspektive in Bezug auf Kollaboration geändert. Es ist ein einzigartiges Werkzeug, das mal als einfacher Notizblock für wichtige Ideen dienen kann und mal als formelle Dokumentation. Es ist einfach der eine Knotenpunkt, an dem alles zusammenläuft.“

Besuchen Sie dropbox.com/paper und finden Sie heraus, wie Ihr Team durch Dropbox Paper noch enger zusammenwachsen kann – egal wie viele tausend Kilometer dazwischen liegen.