Wie man ein funktionierendes Team aufbaut, auch wenn die Mitglieder rund um den Globus verteilt sind

Es kommt immer häufiger vor, dass man in hochqualifizierten Bereichen mit Teams arbeitet, deren Mitglieder auf dem Erdball verstreut sind – so auch im Marketing. Oft haben Teams und sogar ganze Unternehmen gar kein festes Büro mehr. Die Herausforderungen, die ein solches aus der Ferne agierendes Marketingteam mit sich bringt, werden dadurch vergrößert, dass Marketing alle Bereiche eines Unternehmens berührt – sei es Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen, Verkauf oder die Buchhaltung. Und Sie müssen alle auf dem neusten Stand halten.

Damit ihr Team erfolgreich arbeiten kann, müssen Sie dafür sorgen, ihnen eine reibungslose Kommunikation und Technologie sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu bieten. Lassen Sie uns also einen Blick auf die Möglichkeiten werfen, die Sie haben, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Gruppendynamik
Als Manager eines Marketingteams sollten Sie Ihr Bestes tun, um die wahrgenommene Distanz zu reduzieren, die mit einem Arbeitsplatz außerhalb eines realen Büros oft einhergeht.

Am besten fangen Sie damit an, einen festen Zeitpunkt in der Woche für ein E-Meeting zu wählen.  Vorzugsweise sollte das via Video-Chat geschehen, damit alle Mitarbeiter so persönlich wie möglich interagieren können. Zeichnen Sie solche Meetings auf, so können Zweifel über Deadlines und Feedback ausgeräumt werden, da sich Ihre Angestellten das Video einfach nochmal anschauen können.

Aber nicht alles muss so formal ablaufen. Nur weil die Mitglieder Ihres Marketingteams nicht im Büro sind, heißt das nicht, dass Sie kein Mitspracherecht haben. Sie sollten Ideen zwanglos und auf offene Art diskutieren können und sich auch über Dinge austauschen können, die vielleicht nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Tipps & Tools: Finden Sie einen Ersatz für die Kaffeeküche in Ihrem Büro. Ihre Mitarbeiter sollten auch aus der Ferne heraus die Möglichkeit haben, Kontakte mit den Kollegen zu knüpfen. Setzen Sie beispielsweise Chatsysteme wie Slack ein, um einen informellen Kanal zu schaffen. So können Ihre Angestellten sich über den neusten Tratsch aus der Branche und Filme auf Netflix austauschen oder sich sogar Witze schreiben und GIFs zusenden.

Nutzen Sie Videokonferenzen für die etwas formelleren Unterhaltungen. Videochats mit Google Hangouts bieten einen einfachen und schnellen Weg, um Meetings mit Mitarbeitern in der Ferne persönlicher zu gestalten.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden
Wenn Sie gerade aus einem Meeting zum Thema Marketingstrategien kommen, können Sie normalerweise einfach zum Marketingmanager spazieren und ihm ein schnelles Update geben, was die neuen Überlegungen für Anforderungen mit sich bringen. Sie können es zumindest versuchen. Aber seien wir einmal ehrlich: er ist wahrscheinlich nicht da. Er steckt sicherlich in einem anderen Meeting. Oder ist in einer Außenstelle. Oder arbeitet von zu Hause aus.

Die größte Gefahr für ein global verstreutes Marketingteam ist sicherlich, dass die Kommunikation zusammenbricht. Auch wenn Ihre Mitarbeiter an einem Projekt von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, sollten Sie sich als Teil eines Teams fühlen. Und das heißt, dass sie mit allen Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, nicht nur mit dem Management.

Tipps & Tools: Der Informationsfluss ist unerlässlich. Es ist wichtig, dass Ergebnisse aus Team-Meetings und Handlungsanweisungen zentral geteilt werden. Wenn nämlich alles für jeden verfügbar ist, können sich Mitarbeiter auch nicht ausgeschlossen fühlen. Solch eine zentrale Stelle könnte beispielsweise Dropbox Paper sein.

Aber es reicht noch nicht aus, eine Plattform anzubieten, die Zusammenarbeit ermöglicht. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Teammitglieder sie auch nutzen, indem Sie Konversationen verfolgen, die durch Kommentare und Feedback entstehen. Und beteiligen Sie sich ruhig, wenn Sie es für richtig halten. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter auf Benachrichtigungen reagieren, und dass die Plattformen nicht nur zur Interaktion, sondern auch zum Speichern und Teilen von Dateien genutzt wird.

Bleiben Sie im Dialog
Dass die E-Mail vom Aussterben bedroht sein soll, ist ein weitverbreiteter Irrtum. Was vor allem eine immer größer werdende Herausforderung für Marketingprofis wird, ist: die Verwaltung der etlichen E-Mails. Verbringen Sie einfach mal eine Stunde im Meeting oder seien Sie ein paar Stunden offline während eines Fluges oder unterlassen Sie das E-Mail-Checken für eine Weile, um sich auf eine andere Aufgabe zu konzentrieren – und Sie werden mit Sicherheit ein volles Postfach vorfinden. Dabei gilt, manche Nachrichten sind wichtig – andere nicht.

Auch wenn es verlockend scheint, sämtliche Konversationen mit Fernarbeitern einfach über Ihr E-Mail-Postfach ablaufen zu lassen, stacheln Sie unnötige E-Mail-Dialoge nicht noch weiter an.

Tipps & Tools: Schnelle Updates müssen nicht gleich eine E-Mail-Flut anzetteln. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter kurz darüber informieren wollen, dass Sie etwas später vom Meeting zurück sein werden, nutzen Sie einfach Slack oder Dropbox Paper.

Wichtige Updates, die für eine größere Gruppe relevant sind, erfordern sicherlich eine E-Mail. Aber wählen Sie eine geeignete Zeit aus, um sie zu senden. Schicken Sie Updates am besten am Ende des Tage, nicht bereits um 9 Uhr morgens. Dazu müssen sie nicht unbedingt bis 17 Uhr mit dem Schreiben der E-Mail warten, nutzen Sie einfach das „Versenden verzögern“-Feature von Outlook oder das „Später senden“-Feature von Gmail. Falls es eine längere Nachricht an eine Person oder eine kleine Gruppe ist, wäre aber eine E-Mail wohl die bessere Variante. Vielleicht sollten Sie aber auch über einen Videochat nachdenken.