Wieso die Cloud eine echte Zeitersparnis ist
Laut einer vor Kurzem durchgeführten Studie konnten 80 % der Unternehmen, die ihre Geschäfte in die Cloud verlagerten, bereits innerhalb von sechs Monaten Verbesserungen ihrer Geschäftsprozesse feststellen. Wieso? Weil Zeit am Arbeitsplatz ein knappes Gut ist, und häufig verlangsamen veraltete Systeme die Abläufe. Bedenken Sie nur, wie viel Zeit es oft in Anspruch nimmt, eine Datei aufzuspüren, zu prüfen, ob es sich wirklich um die neueste Version handelt, ihr dann nochmal den letzten Schliff zu geben, bevor sie schließlich an Kunden oder Kollegen gesendet werden kann. Diese Zeit kann und sollte für wichtigere und sinnvollere Aufgaben innerhalb des Unternehmens genutzt werden.
Ein Unternehmen, das dies bestätigen kann, ist Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG (WF), ein deutsches Intralogistik-Dienstleistungsunternehmen mit über 500 Angestellten. Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1962 werden laufend neue Technologien eingesetzt, um die Arbeitsabläufe, die Produktivität und die Zufriedenheit der Angestellten zu verbessern.
Interne Arbeitsabläufe vereinfachen
Ulrike Meyer leitet den Bereich Digitale Lösungen bei Willenbrock. Sie erklärte uns, dass es früher sehr zeitaufwendig war, bestimmte Marketing- und Vertriebsmaterialien oder andere Dokumente zu finden. Das lag daran, dass Content auf diversen Servern gespeichert war und nur auf Anfrage herausgegeben werden konnte: „Die Tatsache, dass unterschiedliche Versionen der gleichen Datei an verschiedenen Orten gespeichert waren, hat uns das Leben wirklich schwer gemacht. Wir haben immer eine Menge Zeit dabei verloren, nach der neuesten Version zu suchen.“
Vor über einem Jahr wurde Dropbox Business bei Willenbrock eingeführt. Jetzt sind alle Unternehmensinhalte an einem Ort verfügbar und leicht zugänglich und können außerdem sicher für Kunden freigegeben werden. Meyer erklärt: „Für uns ist es essentiell, die Kontrolle darüber zu behalten, wer Zugang zu welchen Dateien hat. Bei so einem großen Team versteht es sich von selbst, dass wir nicht jedem Mitarbeiter Einblicke in sämtliche Dateien verschaffen können. Dropbox Business macht uns die Kontrolle darüber sehr einfach.“
Da das gesamte Team jetzt aber dasselbe Kollaborationstool nutzt, konnten die internen Arbeitsabläufe bei Willenbrock optimiert werden. Probleme mit Eigentumsrechten, mehreren Kopien des gleichen Dokuments und veralteten Materialien gehören nun der Vergangenheit an, da Mitarbeitern zunehmend die Möglichkeit gegeben wird, so zu arbeiten, wie sie es bevorzugen.
Externe Arbeitsabläufe verbessern
Die Abteilung für Digitale Lösungen bei Willenbrock nutzt die Cloud außerdem für die Zusammenarbeit mit Kunden. Meyer sagt dazu: „Wir arbeiten momentan mit einem Kunden zusammen, bei dem wir Dateien häufig sofort freigeben und bearbeiten müssen. Mit Dropbox Business können wir Dokumente erstellen, die nur auf Einladung aufgerufen werden können und daher optimal geschützt sind. So können sowohl wir als auch unser Kunde Inhalte füreinander freigeben, kommentieren und gemeinsam bearbeiten.“
Wie bei den anderen Unternehmen, für die sich die Cloud bereits ausgezahlt hat, macht sich auch bei Willenbrock eine konkrete Rendite bemerkbar. Laut Meyer spart das Team im Durchschnitt zwei Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter in einer Woche – das sind, auf das gesamte Unternehmen gerechnet, 1.000 Stunden pro Woche. Und diese Zeitersparnis kann jetzt dafür genutzt werden, das Unternehmen voranzubringen: „Die Zeit, die wir dank Dropbox sparen, setzen wir jetzt effektiv für unser Geschäft ein, und um uns über die Trends in unserer Branche zu informieren“, so Meyer.
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