Wir sind vielleicht produktiver im Home-Office, aber etwas fehlt

Laut einer aktuellen Umfrage von Cushman Wakefield unter 50.000 Arbeitnehmern gaben 75 % an, dass sie sich im Home-Office leichter auf ihre Aufgaben konzentrieren. Doch nachdem wir nun alle gut fünf Monate Zeit hatten, uns an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, haben viele Menschen gemerkt, dass Produktivität nicht das größte Problem ist.

Als die Büros geschlossen wurden und Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz zu Hause einrichteten, waren einige besser vorbereitet als andere. Es gab einige Early Adopters aus Unternehmen, die sowieso schon mit Tools wie Zoom, Slack, Trello, Microsoft Teams und Dropbox gearbeitet haben.

Diese Experten in Sachen ortsunabhängiges Arbeiten waren bereits gut ausgestattet für einen reibungslosen Wechsel ins Home-Office. Doch für die Nutzer, die erst lernen mussten, wie Videokonferenzen und cloudbasierte Kollaborationstools funktionieren, war der plötzliche Wechsel zur zweidimensionalen Teamarbeit wahrscheinlich erst einmal recht überwältigend.

Ein halbes Jahr später soll diese Umfrage nun herausfinden, ob Arbeitnehmer die Freiheit im Home-Office genießen oder ob sie eher die persönliche Interaktion vermissen.

Eine neue Umfrage zu aufkommenden Trends beim ortsunabhängigen Arbeiten

Nachdem wir uns mit unserem internen Team über die Hochs und Tiefs im Home-Office unterhalten hatten, wollten wir gerne noch mehr von Arbeitnehmern in anderen Unternehmen und Branchen erfahren, um herauszufinden, wie diese sich an die neue Arbeitsumgebung gewöhnt haben.

Als Leiter der internationalen Forschung bei Dropbox führt Jen DiZio das Forschungsteam „New Frontiers“. Sie hat sich mit Amanda Gail Miller, Senior Design Researcher des Enterprise-Geschäftsbereichs von Dropbox zusammengetan, um eine Studie durchzuführen, die neue Trends beim ortsunabhängigen Arbeiten sowie Chancen für Produktinnovationen aufdeckt.

Sie haben insgesamt 4.000 Personen aus den USA, Kanada, Australien, Frankreich, Großbritannien, Japan und Singapur befragt – in Branchen von Bauwesen, Bildung, Ingenieurswesen und Architektur bis hin zu Finanzen, Healthcare, Medien, Technologie und Immobilien. Außerdem haben sie 36 Arbeitnehmer detaillierter interviewt: die Hälfte aus Unternehmen, die sich mit ortsunabhängigem Arbeiten auskennen, und die andere Hälfte aus Organisationen, die diese Arbeitsweise erst kürzlich eingeführt haben.

Den Arbeitnehmern wurde eine Reihe von Fragen gestellt, darunter zum Beispiel welche Tools sie vor und seit der Corona-Pandemie für die Kommunikation mit Kollegen verwendet haben, vor welchen Problemen sie bei Remote-Meetings standen, wie sie versuchen die Arbeitsgemeinschaft aufrechtzuerhalten und was sie am Büroalltag am meisten vermissen.

Hierbei haben DiZio und Miller herausgefunden, dass – obwohl ortsunabhängiges Arbeiten die Produktivität steigern kann – Arbeitnehmern ein Faktor fehlt, der etwas schwieriger zu messen ist: die menschliche Verbindung.

„Viele Menschen haben die falsche Vorstellung, dass Mitarbeiter sich im Büro treffen müssen, um brillante Ideen zu entwickeln“, so DiZio. „Niemand unterhält sich an der Kaffeemaschine und entscheidet über das Projekt des Jahres! Unserer Meinung besteht der echte Wert des Büros als Raum der Zusammenarbeit aber darin, dass man einfach präsenter ist und sich besser mit den Kollegen abstimmen kann.”

DiZio glaubt, dass diese Momente wichtige Beziehungen zwischen Kollegen schaffen. Ohne diese Verbindungen werden Arbeitnehmer in ihren Rollen isoliert.

„Wir haben zwar entsprechende Technologien, aber die Forschung zeigt, dass wir die physische Anwesenheit noch nicht ersetzen können“, erklärt sie. „Die Metapher des Bindeglieds stach dabei für uns ganz deutlich hervor.“

Wird Technologie diese Lücke in Zukunft schließen können?

Laut der Umfrage von DiZio und Miller sind 41 % der Arbeitnehmer der Meinung, dass die Tools auf dem Markt aktuell noch keine echte spontane Zusammenarbeit möglich machen.

Laut Miller ist psychologische Sicherheit einer der wichtigsten Faktoren, um eine zuverlässige Verbindung zu schaffen, die diese Art von Zusammenarbeit verbessert. Ohne die Möglichkeit, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, fällt es Teams deutlich schwerer, sich produktiv und nützlich zu fühlen.

„Dieses unbezahlbare Vertrauen entsteht nur, wenn man andere auf persönlicher Ebene kennenlernt“, fügt DiZio hinzu. „Und genau das führt zu besserer Zusammenarbeit. Je mehr man anderen vertraut, desto eher denkt man: Das ist eine Person, mit der ich künftig unbedingt zusammenarbeiten möchte.“

„Außerdem haben wir herausgefunden, dass in einem verteilten Unternehmen das Gefühl von Vertrauen und Sicherheit mit der Zeit nachlässt“, so Miller. „Historisch gesehen gleichen Remote-Unternehmen diesen Faktor durch regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen abseits des Büros aus. Dort können Mitarbeiter dann Verbindungen aufbauen, um ein richtiges Team zu werden.“

Da die Pandemie Teams aber daran hindert, sich persönlich zu treffen, müssen neue Technologien entwickelt werden, mit denen Menschen die emotionale Distanz überbrücken können.

„Eine der Fragen, die wir uns während unserer Studie gestellt haben, war: Wie können wir Produktlösungen entwickeln, mit denen virtuelle Teams sich näher kennenlernen und Vertrauen aufbauen können, ohne sich zu treffen?“, erklärt Miller. „Damit könnten wir der emotionalen Distanzierung entgegenwirken und einen wichtigen Bedarf verteilter Unternehmen erfüllen.“

Laut Miller war eine der Erkenntnisse aus der Studie, dass aktuelle Lösungen eher auf Produktivität ausgelegt sind und deshalb eher auf Transaktionen basieren.

„Zusätzlich zu dem Vertrauen und der psychologischen Sicherheit brauchen Menschen in virtuellen Teams auch mehr Kontext“, so Miller. „Warum habe ich dieses Dokument erhalten? Wo genau im Workflow befinden wir uns gerade? Was muss sonst noch erledigt werden? Es gibt Möglichkeiten, diesen Kontext enger in cloudbasierte digitale Plattformen für die Zusammenarbeit zu integrieren. Und es gibt Möglichkeiten, die spontane kreative Arbeit mit Kollegen zu ersetzen.”

Laut Miller müssen sich Unternehmen im Produktbereich zwei wichtige Fragen stellen:

1. Wie können wir direkt im Produkt eine Fortsetzung dieser kollaborativen Beziehungen erreichen? 
2. Wie können wir Lösungen entwickeln, mit denen Teambeziehungen nicht wie aktuell nachlassen?  

„Über den persönlichen Kontakt eine Verbindung aufzubauen, ist etwas sehr Besonderes“, erklärt sie. „Als Gedankenexperiment könnte eine der Fragen im Design beispielsweise lauten: Wie lassen sich Lösungen entwickeln, mit denen Teams nicht mehr von den vierteljährlichen persönlichen Meetings abhängig sind? In dieser imaginären Welt sind ihre Verbindung und ihr kollaboratives Vertrauen so stark, dass persönliche Treffen nicht mehr erforderlich sind.“

Spontane Zusammenarbeit leichter möglich machen

An den Ergebnissen der Studie bemerkte Miller, dass virtuellen Teams eine echte Möglichkeit fehlt, gemeinsam an Konzepten und Ideen zu arbeiten.

„Bei der Entwicklung aktueller Lösungen wie MURAL, Google Präsentationen oder Figma hat dieser Faktor keine Rolle gespielt“, so Miller. „Stattdessen wollen Kunden schnelle, schlanke, einfache und intuitive Lösungen. Eine der Ideen, die während der Studie aufkamen, war ein touchbasiertes Whiteboard, mit dem Teams spontan über ein iPad zusammenarbeiten können.“

„Einige Designteams verlassen sich stark auf Tools wie MURAL“, fügt DiZio hinzu. „Wir haben von anderen gehört, dass das Tool stark auf Design ausgerichtet ist. Für einen Raum voller Grafiker ist MURAL also großartig, aber bei anderen kreativen Mitarbeitern ist es nicht so erfolgreich.“

Und obwohl viele von uns mittlerweile mehrere Stunden pro Tag in Zoom-Meetings verbringen, wollen Arbeitnehmer laut DiZio oft einen gemeinsamen Arbeitsbereich oder ein virtuelles Whiteboard, wo sie simultan Ideen in Echtzeit entwickeln können – ganz wie am Whiteboard im Büro.

Eine weitere Idee, die während der Studie entstand, ist die automatisierte Kalenderorganisation über maschinelles Lernen. Was, wenn KI-Software erkennen könnte, wenn zwei Personen an ähnlichen Projekten arbeiten, und dann automatisch ein Meeting für sie erstellt, damit sie sich absprechen können? Oder wenn euer Kalender erkennen würde, wenn ihr länger nicht mehr mit einem bestimmten Teammitglied gesprochen habt, und ein spontanes Meeting in euren Kalendern erstellt? Eine weitere Idee ist in der Umfrage aufgetaucht: ein virtueller Pausenraum, in dem sich alle einfach treffen und tagsüber mit ihren Kollegen plaudern können.

„Der Vorteil KI-basierter Kalenderorganisation ist, dass sich Mitglieder virtueller Teams trotz unterschiedlichster Zeitzonen bequem nach ihrem Zeitplan mit Kollegen verbinden können“, erklärt Miller. „Wichtig ist natürlich, dass Mitarbeiter nicht zum Aufbau einer Verbindung gezwungen werden, weil man das eben so macht, sondern ihnen eine Plattform zu bieten, auf der sie spontan und locker Beziehungen aufbauen können.“

Entscheidend ist es, dass Menschen auf eine Weise zusammengebracht werden, die echte persönliche Verbindungen vermittelt, anstatt nur produktive Gespräche zu fördern. Laut DiZio haben sich viele Teilnehmer darüber beschwert, dass es bei Meetings immer nur um die Arbeit geht. Und wenn man sich nicht verbunden fühlt, dann werden Meetings schnell ermüdend.

Was können wir in Zukunft besser machen?

„Unserer Meinung nach ist eine andere Definition von Produktivität ganz wichtig“, so DiZio. „In den USA haben wir beispielsweise eine bestimmte Einstellung zum Büroalltag: Wir kommen um 9 Uhr, gehen um 17 oder 18 Uhr und erledigen zwischendurch all unsere Projekte. Aber was, wenn wir unsere Arbeit schneller erledigen können, wenn wir nicht im Büro sind? Warum nicht diese Zeit in andere Initiativen rund um Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion oder andere Bereiche investieren, die uns wichtig sind? „Produktivität“ sollte so viel mehr sein, als nur ein Produkt oder ein Projekt abzuschließen. Wir brauchen einen ganzheitlicheren Ansatz, der den gesamten Beitrag zum Unternehmen und die persönliche Gesundheit einbezieht.“

„Der Fokus von Arbeitsumgebungen liegt nicht nur auf der Maximierung der Produktivität“, fügt Miller hinzu. „Es gibt zahlreiche interessante Methoden, mit denen die Ökonomen im 20. Jahrhundert versucht haben, die Produktivität zu messen. Und viele der Erkenntnisse von Psychologen im Organisationsbereich zeigen, wie Teams am besten zusammenarbeiten können. Hinsichtlich Werken und Büros wurde dieser Bereich bereits umfassend erforscht. Doch wir befinden uns beim Thema vollständig verteilte Unternehmen auf vollkommen neuem Terrain. Uns erwarten in Zukunft noch viele unglaubliche Technologien und Entwicklungen, die unsere Arbeitsweise und den Arbeitsplatz komplett revolutionieren werden.“