So macht eine smarte Informationsarchitektur die Zusammenarbeit für verteilte Teams leichter

Im Home-Office lässt sich meist nur schwer feststellen, wie gut die Kommunikation im Team tatsächlich funktioniert. Sollten die E-Mails lieber kürzer oder umfangreicher formuliert werden? Werden die Kollegen mit zu vielen Informationen überschwemmt oder haben sie eher das Gefühl, etwas zu verpassen? Ohne die Gesichtsausdrücke oder die Körpersprache zu sehen, weiß man es nie so genau.

Mit Videokonferenzen haben wir den persönlichen Kontakt zumindest teilweise wiederhergestellt. Beim Großteil unserer Arbeit kommunizieren wir allerdings nach wie vor schriftlich. Wie können wir also sicherstellen, dass all unsere E-Mails, Meetingnotizen, Projektpläne und kreativen Briefings nicht für mehr Verwirrung, sondern für mehr Klarheit sorgen?

Normalerweise geht es bei Informationsarchitekturen darum, wie Designer und UX-Texter Inhalte strukturieren oder Daten im Web präsentieren. In anderen Kontexten kann es aber auch etwas anderes bedeuten – und der Ausbruch des Corona-Virus hat fraglos einen völlig neuen Kontext erschaffen.

Teams können jetzt häufig nicht mehr wie gewohnt gemeinsam im Büro arbeiten. Viele Mitarbeiter arbeiten sich gerade in neue Tools für die Zusammenarbeit ein und müssen deshalb mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Die Suche nach einer Datei in diversen Ordern oder Ebenen kann sich dabei manchmal ein wenig wie der Gang durch ein Labyrinth anfühlen – selbst wenn die Inhalte eigentlich sogar nachvollziehbar benannt und organisiert sind.

Wir möchten euch gerne helfen, Unternehmensinhalte in den passenden Kontext zu setzen, damit alle Mitarbeiter leichter nach Informationen suchen können. So könnt ihr mit der Informationsarchitektur eine gute Struktur für eure Inhalte aufbauen:

Das Ganze betrachten, nicht nur die Einzelteile

Karen McGrane ist die Gründerin von „UX consultancy Bond Art + Science” und hat außerdem die Bücher Content Strategy for Mobile und Going Responsive geschrieben. Bei ihrer Arbeit als Beraterin ist Karen McGrane aufgefallen, dass viel gute Designarbeit im Front-End auseinanderzufallen droht, wenn die relevanten Hintergrundprozesse und Tools nicht beachtet werden.

Die Probleme entwickeln sich, wenn Teams für Webinhalte, Design oder Entwicklung sich nur auf ihren eigenen Bereich konzentrieren und nicht über die Auswirkungen auf andere Teams nachdenken. Da mittlerweile so vieles in der Wirtschaft von einer gut funktionierenden Zusammenarbeit verteilter Teams abhängt, wiegen Probleme in diesem Bereich noch schwerer.

„Der plötzliche Umstieg auf das Home-Office ist für alle eine große Umstellung“, sagt sie. „Vorher konnten wir alle offenen Fragen selbstverständlich zusammen im Büro klären. Jetzt müssen wir einen Weg finden, um alles über das Internet zu klären.“

Deshalb empfiehlt Karen McGrane einen umfassenden Ansatz, der beim Aufbau einer optimalen Informationsstruktur für das gesamte Team beginnt. Das sind die ersten Schritte:

Zu asynchronen Tools wechseln

In einem verteilten Arbeitsumfeld wird Sprache, Struktur, Kategorisierung und Benennung noch deutlich wichtiger.

„Mein Freund und Kollege, der schon seit 15 Jahren im Home-Office arbeitet, hat einen Tweet-Storm über die Arbeit im Home-Office verfasst“, erinnert sich Karen McGrane. „Ein zentraler Punkt war, dass die kognitive Belastung bei Meetings viel höher ist, wenn wir im Home-Office arbeiten – egal, ob es eine Videokonferenz oder ein Telefonanruf ist.“

„Zu Hause gibt es mehr Ablenkungen durch Haustiere, Kinder und andere Menschen, die auch Meetings oder Telefonanrufe tätigen müssen“, sagt sie. „Das ist eine große Herausforderung für die Mitarbeiter. Denkt darüber danach, diese Unterhaltungen in einem asynchronen Tool wie Dropbox Paper zu führen – dort schreibt jemand das zu lösende Problem in das Dokument und die anderen können kommentieren. Außerdem könnt ihr eine Frist festlegen und die Mitarbeiter dann @erwähnen, damit sie zum Beispiel bis morgen ihre Ansichten teilen und basierend darauf dann eine Entscheidung getroffen werden kann.“

Karen McGrane empfiehlt für umfangreiche Inhalte – wie zum Beispiel Projektpläne, Strategiedokumente oder Kreativarbeiten – asynchrone Tools zu verwenden. Telefonanrufe und Videokonferenzen können dagegen für eine bessere Teambindung genutzt werden.

„Wir müssen über die geeignete Verwendung der uns zur Verfügung stehenden Tools nachdenken“, sagt sie. „Ich habe mit zahlreichen Unternehmen zusammengearbeitet, die für jede Kleinigkeit persönliche Meetings abgehalten haben. Vielleicht sollte man den Mehrwert dieser Meetings überdenken. Wenn es nicht darum geht, den Zusammenhalt und die Zugehörigkeit zum Team zu stärken, sondern nur eine Entscheidung getroffen werden muss, gibt es deutlich effizientere Wege dafür. So kann man letztendlich auch die Tools im Home-Office effizienter nutzen.“

Einheitliche Benennungen festlegen

„Ich erinnere mich noch an die Anfänge der Computertechnik, als Ordnernamen nicht länger als acht Zeichen sein durften“, sagt Karen McGrane. „Die Nutzer haben sich daran gewöhnt, sich kurz zu fassen. Als Computer dann endlich keine Beschränkung mehr bei Ordnernamen vorgaben, hat das alles verändert.“

Bei der Erstellung eines Ordnersystems sind eindeutige Benennungen fundamental wichtig. Das Team sollte sich außerdem auf eine einheitliche Benennung von Dateien geeinigt haben. Nutzt den verfügbaren Platz, um den Inhalt jeder Datei genau zu beschreiben.

Wenn ihr Dateien aus eurem Benennungssystem teilt, erklärt euren Kollegen am besten auch eure Vorgehensweise, damit sie das Format konsistent fortführen können.

„Es muss einfach eindeutig sein“, erklärt Karen McGrane. „Wenn man ein Dokument bearbeitet, sollte man eine neue Version mit einem neuen Dateinamen speichern: Wie sollte die Datei heißen? Das ist einfach grundlegende Dateipflege.“

Inhalte passend nach relevantem Kontext markieren

Bei der Erstellung der Inhaltsstruktur solltet ihr laut Karen McGrane nicht nur genau auf die Markierung von Dateien und Ordnern achten, sondern auch auf die Markierungen der Streams, Kanäle und Aufgaben.

„[Die Markierung] wird noch wichtiger, wenn Mitarbeiter eine große Menge an schriftlichen Informationen verarbeiten müssen“, sagt sie. „Einer meiner Kunden hat sehr viele strenge Sicherheitsanforderungen und hat mir einen PC für die Arbeit gegeben. Zusätzlich habe ich auch noch einen Mac. Also sitze ich mit einem Mac und einem PC und meinem Telefon an meinem Schreibtisch und wechsle ständig zwischen den Geräten hin und her. Ich erhalte Nachrichten über einen bestimmten Kanal, die auf dem anderen wiederum fehlen. Alles, was mir hilft, die eingehenden Informationen besser zu verstehen und zu priorisieren, ist sehr praktisch.“

Eines der Ziele sollte sein, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die für sie unwichtigen Inhalte herauszufiltern. Schon die konkrete Benennung der Slack-Channels kann bei der Entscheidung helfen, welchen Channels die Mitarbeiter beitreten sollten und welche sie ignorieren können. An aussagekräftigen und gut geschriebenen Betreffzeilen erkennt man außerdem leichter, ob man eine E-Mail lesen sollte oder nicht.

Ein gemeinsames Dokument für jedes Projekt erstellen

Bei der Vielzahl an Apps, die verteilte Teams nutzen, sollte in zwei Gruppen unterschieden werden: Apps für eine bessere Kommunikation und Apps für eine bessere Inhaltserstellung und Zusammenarbeit.

„Bei mir sind Twitter, Dropbox, Google Docs und Zoom direkt in Slack integriert“, so Karen McGrane. „Bezogen auf meine Rolle als Manager ist es einfach, alles zu integrieren, damit die Mitarbeiter nicht durch mehrere Systeme wechseln müssen und sofort wissen, wo sie gerade gebraucht werden.”

So viele Kanäle können aber auch zu einer kognitiven Belastung werden. Es gibt mehr Chat-Nachrichten als vorher, aber nicht jede ist wichtig oder bringt das Projekt voran.

„Wir brauchen ein geteiltes Dokument in einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich, in das Teammitglieder ihre Ideen oder Anmerkungen eintragen können. Andere können dort kommentieren und zusammenarbeiten. Das ist aus unserer modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken“, sagt Karen McGrane. „Wenn man über alle Mitarbeiter im Home-Office nachdenkt, ist das für einige von ihnen bestimmt das erste Mal. Es gibt Dropbox Paper, Google Docs und die Slack-Funktion zum Bearbeiten von Dokumenten – ich nutze alle drei gleich intensiv.“

Kommunikation für schnelles Lesen optimieren

Genau wie bei der Erstellung eines eindeutig benannten und leicht durchsuchbaren Datei- und Ordnersystems können die Prinzipien der Informationsarchitektur auch für die Optimierung der Nachrichten innerhalb der Dokumente genutzt werden.

Da Mitarbeiter sich heute durch noch mehr geschriebene Kommunikation als gewöhnlich kämpfen müssen, solltet ihr eure Nachricht kurz und auf das Wesentliche beschränkt verfassen. Kurze E-Mails mit einer klaren und aufgabenorientierten Struktur funktionieren am besten. Jede Notiz sollte so klar und kurzgefasst wie möglich sein.

„Einiges davon kann man schon erreichen, wenn der anfängliche Text einfach formuliert wird“, sagt sie. „Wenn Leser den Text überfliegen, beginnen sie mit den ersten Buchstaben im Satz. Welche Wörter wird sich jemand merken, wenn er die E-Mail nur wenige Sekunden ansieht? Denkt über das Layout eurer E-Mail nach, damit sie auf jedem Bildschirm oder Gerät perfekt angezeigt wird. Ihr könnt nicht vorhersagen, welcher Ausschnitt der E-Mail bei anderen beim ersten Öffnen sichtbar sein wird.“

Um eure Kommunikation übersichtlicher zu gestalten, solltet ihr bei E-Mails fettgedruckte Überschriften verwenden und wenn möglich eure geteilten Dokumente mit H2-Unterüberschriften und Listenpunkten formatieren.

„Wenn es um eine konkrete Aufgabe geht, sollten die relevanten Informationen dazu sich unmittelbar in der Nähe befinden“, fügt sie hinzu. „Oft erhält man lange E-Mail-Threads, in denen zum Beispiel auf das aktualisierte Dokument unten verwiesen wird. Der Anhang kommt aber erst nach 70 Seiten, weil der Thread so lang ist. Dadurch kann ein Mitarbeiter unbeabsichtigt Informationen verpassen oder nicht verstehen, dass er dort etwas tun muss. Die Verlinkung auf ein cloudbasiertes Dokument [anstatt es an die E-Mail anzuhängen], kann das erleichtern.“

Egal, ob ihr mit einem leeren Dokument oder mit einer Vorlage mit vorgefertigten Designs beginnt – ihr solltet den Inhalt unbedingt so strukturieren, dass er die gewünschte Hierarchie widerspiegelt. Kann ein Leser auf den ersten Blick den Zweck eines Dokuments erkennen? Wenn das aktuelle Layout wie aneinander gereihte Textblöcke aussieht, solltet ihr euren Text als Gliederung neu formatieren, damit sich der Leser leichter orientieren kann.

Laut Karen McGrane wird ein Dokument mit geteilten Informationen erst durch eine klare Informationshierarchie zu einem professionellen Dokument. „Es sollte an Folgendes gedacht werden: Sind die Informationen verständlich verfasst? Habe ich die passende Struktur von Überschriften und Unterüberschriften? Sind diese klar und übersichtlich formatiert? Gibt die Gliederung schon einen guten Überblick über den Inhalt des Dokuments? Für mich machen all diese Aspekte eine professionelle Kommunikation aus.“

Bevorzugte Kanäle recherchieren

Wenn ihr Nutzer zu einem geteilten Dokument einladen oder ihnen einen Link zu einem geteilten Ordner senden möchtet, solltet ihr sie an ihrem Arbeitsplatz kontaktieren, um eine schnellere Antwort zu erhalten. Da ihr aber nicht einfach zum Schreibtisch laufen könnt, solltet ihr vielleicht in den verschiedenen Kanälen nach den Kollegen suchen.

Jetzt solltet ihr herausfinden, wo ihr eure Teammitglieder am besten erreichen könnt. Karen McGrane empfiehlt, die Kollegen direkt zu fragen, wie sie in der aktuellen Lage am besten erreichbar sind.

Fragt sie, ob sie lieber E-Mails, Textnachrichten, Slack, Skype, Zoom oder Google Hangouts nutzen – oder ob sie lieber am Telefon sprechen. Vielleicht haben eure Kollegen auch ein bestimmtes Zeitfenster am Ende des Tages, in dem ihr eure Fragen gesammelt stellen könnt.

„Das sind alles nötige Vorbereitungen“, so Karen McGrane. „Denkt über einen geeigneten Kanal für eure Nachrichten nach, damit sie auf jeder Plattform und jedem Gerät gelesen, verstanden und umgesetzt werden können.“

Auch wenn ihr schon neue Arbeitsweisen für ein verteiltes Arbeitsumfeld umsetzt, solltet ihr flexibel bleiben und euch auf ein sich weiterentwickelndes Umfeld anpassen können.

„Bleibt über eure Tools auf dem Laufenden. Das ist das A und O“, so Karen McGrane. „Eure Tools werden sich immer mal wieder verändern – deshalb hängt am besten nicht zu sehr an einem bestimmten Tool.“

Möchtet ihr noch mehr darüber erfahren, wie man mit geteilten Dokumenten eine effektive Informationsarchitektur erstellt? Dann besucht gleich dropbox.com/paper