Als im Zuge der Pandemie plötzlich die Büros geschlossen und die Mitarbeiter nach Hause geschickt werden mussten, wurden ganze Teams auseinander gerissen. Und die Mitarbeiter wurden nicht nur voneinander, sondern auch von ihren Tools isoliert. Teams mussten über Nacht neue Wege finden, um den Kontakt zu halten und produktiv zu bleiben.

Dieser tiefgreifende Wandel hat unsere Arbeitsweise für immer verändert. Er hat uns aber auch die Chance eröffnet, unsere Arbeitsabläufe radikal zu verbessern. Die Erfahrung, die wir in diesem Jahr als vollständig verteilt arbeitendes Team gesammelt haben, hat uns dazu inspiriert, den Sprung in die Zukunft der Arbeit als Virtual First-Unternehmen zu wagen. Remote-Arbeit bildet jetzt unseren täglichen Standardmodus. Wir werden das Gelernte daher anwenden, um Produkte zu entwickeln, die die Hindernisse überwinden, vor denen verteilte Teams stehen.

Eine neue Studie der The Economist Intelligence Unit zeigt auf, welche Auswirkungen diese Hindernisse haben. 68 % der Arbeitnehmer finden, dass es schwieriger ist, neue gemeinsame Projekte zu starten. Über die Hälfte erlebt, dass verstärkt Missverständnisse auftreten. Und da Apps auf mehrere Plattformen und Geräte verteilt sind, werden sie durch ständig eingehende Benachrichtigungen noch häufiger abgelenkt.

Infolgedessen gehen in der Wissensarbeit jedes Jahr 28 % der Zeit durch Ablenkung verloren – Mitarbeitern bleiben nur noch 72 % ihrer Zeit für die produktive Arbeit. Dies entspricht einem jährlichen Verlust von 581 Stunden pro Person, was bei den US-Unternehmen mit einem Produktivitätsverlust von 391 Milliarden US-Dollar zu Buche schlägt.

Dropbox Business möchte bei der Lösung dieser Probleme helfen. Heute führen wir einfache, sichere Lösungen ein, mit denen Ihr Team Projekte organisieren, synchron bleiben, alle Tools verbinden und die Daten Ihres Unternehmens sicher aufbewahren kann.

Zusammenarbeit an Projekten an einem organisierten Ort

Das neue Dropbox Spaces ist ein virtueller Arbeitsbereich, in dem Teams und Projekte zusammenfinden. Spaces bietet Teams einen benutzerfreundlichen Ort, an dem sie an Inhalten zusammenarbeiten, im Team kommunizieren und Projekte von Anfang bis Ende koordinieren können.

• Optimiert eure Arbeit. Wenn Informationen über Tools und Kanäle verteilt sind, wird es schwieriger, Projekte zu starten und zu verwalten. Spaces erleichtert das Zusammenführen von Dateien, Cloud-Inhalten, Aufgaben, Kommentaren und Zeitplänen in einem einzigen Space für Teams.
• Priorisiert euren Tag. Mit konkurrierenden Prioritäten fällt es schwer, effizient zu arbeiten und das zu erledigen, was getan werden muss. Mit Spaces könnt ihr Aufgaben für euch und das Team erstellen, Projektmeilensteine hinzufügen und euren Zeitplan so verwalten, dass ihr keine einzige Frist verpasst.
• Bleibt in Verbindung, um Projekte voranzutreiben. Es ist schwieriger denn je, mit Menschen in Kontakt zu bleiben und laufende Arbeiten im Auge zu behalten. Mit Spaces können Sie Projektupdates teilen, auf Feedback antworten und von überall den menschlichen Kontakt der Zusammenarbeit erleben.

Das neue Dropbox Spaces ist jetzt als private Betaversion erhältlich. Fordert den Zugang unter dropbox.com/beta_spaces an.

Haltet eure Arbeit am Laufen, egal wo ihr seid

Bleibte mit eurem Team synchronisiert und auf eure Kunden konzentriert. Diese Funktionen wurden entwickelt, damit ihr in Verbindung bleiben und Termine, Feedback und den Workflow auf Kurs halten könnt.

• HelloSign hat das Vorbereiten und Senden neu gestaltet und führt Benutzer jetzt Schritt für Schritt durch den Prozess des Hochladens, Vorbereitens und Versendens eines Dokuments zur Unterschrift. Damit können verteilte Teams die Arbeit an ihren wichtigsten Geschäftsvereinbarungen mit elektronischen Unterschriften noch einfacher vorantreiben.
• Freigabe mit Branding: Neue Verbesserungen machen es Unternehmen sogar einfacher, ihre Marken zu etablieren. Und Administratoren können Endbenutzern die Möglichkeit bieten, ihr Branding anzupassen (jetzt für Dropbox Business Advanced und höher verfügbar)

• Datenverkehr und Transparenz: Verfolgt Interaktionen beim Freigeben von Dateien (jetzt für Dropbox Business Advanced und höher verfügbar)
• Computer-Sicherung: Ermöglicht Teams die automatische Sicherung ihrer lokalen Desktop-, Dokumente- und Download-Ordner in Dropbox, den sicheren Zugriff von unterwegs und das einfache Abrufen selbst dann, wenn ihre Hardware ausfällt oder abhanden kommt (jetzt für alle Dropbox Business-Teams verfügbar)
• Dropbox Passwords Beta bietet eurem Team die Möglichkeit, sich nahtlos bei Websites und Apps anzumelden, da Kennwörter gespeichert und über Geräte hinweg synchronisiert werden. Da Passwords Anmeldeinformationen mit Zero-Knowledge-Verschlüsselung schützt, könnt ihr beruhigt davon ausgehen, dass die Kontodaten eures Teams sicher sind. (Jetzt in der Betaversion für Dropbox Business-Teams im Rahmen bestimmter Dropbox Business-Pläne mit Vorabzugriff auf die Funktion verfügbar)

• Add-on für Kreativtools: Dieses neue Add-on wurde speziell für Medienprofis verschiedener Branchen entwickelt und überwindet die Hindernisse im Prozess Ihrer Zusammenarbeit.
• App Center: Mit über 30 neuen Apps können Teams die besten Tools von Dropbox-Partnern entdecken und nutzen (jetzt in der Betaversion für alle Einzelbenutzer und bestimmte Dropbox Business Standard- und Dropbox Advanced-Teams verfügbar)
• Folgen: Bleibt über die Aktivitäten in euren wichtigsten freigegebenen Ordnern auf dem Laufenden (jetzt für alle Dropbox-Benutzer verfügbar)

Sicherheit auf Unternehmensebene auch für zu Hause

Bringt Inhalte und Benutzer aus dem gesamten Unternehmen an einem sicheren, zentralen Ort zusammen, an dem ihr euch darauf verlassen könnt, dass eine zuverlässige Plattform auf Unternehmensebene alles schützt.

• Warnungen und Benachrichtigungen informieren euch in Echtzeit über verdächtiges Verhalten, riskante Aktivitäten und potenzielle Datenlecks. (Als Betaversion in Dropbox Enterprise verfügbar.)
• Datenklassifizierung ermöglicht euch die Kennzeichnung persönlicher und sensibler Daten, damit diese sensiblen Informationen leicht identifiziert und ihre Offenlegung verhindert werden kann. (Als Betaversion für Dropbox Enterprise-Teams verfügbar.)
• Externe Freigabeberichte bieten euch Einblick in die Freigabe von Daten außerhalb des Unternehmens – wer gibt Daten frei, wann werden Daten freigegeben und welche Dateitypen werden freigegeben. (Als Betaversion für Dropbox Enterprise- und Business Advanced-Teams verfügbar.)
• Mit dem Add-on „Dropbox Data Governance“ legt ihr Aufbewahrungsrichtlinien für Daten fest, die für die Einhaltung von Compliance- und Regulierungsanforderungen sorgen. (Für alle Dropbox Business-Teams zusätzlich erwerbbar.)

Weitere Informationen zur Betaversion für die Sicherheit von Dropbox Enterprise findet ihr unter experience.dropbox.com/enterprise-security 

In unseren Videos zu den Virtual First-Tools und den Sicherheitsfunktionen für mobile Arbeit erfahrt ihr mehr über die neuen Funktionen, mit denen euer virtuelles Team organisiert und sicher arbeitet.

Hinweis: Dropbox Showcase wird am 31. Januar 2021 eingestellt. Die Auswertung der Nutzung von Showcase hat ergeben, dass es hauptsächlich mit Analysen für die endgültige Bereitstellung verwendet wurde. Daher haben wir beschlossen, uns für diese Anforderungen auf die Entwicklung dedizierter Tools zu konzentrieren, wie die Freigabe mit Branding, Datenverkehr und Transparenz sowie Dropbox Transfer. Weitere Informationen finden Sie im Hilfecenter.