So unterstützt HelloSign drei Unternehmen beim Bewältigen der geschäftlichen Herausforderungen
Was haben eine britische gemeinnützige Organisation, ein deutsches Unternehmen für digitale Immobilieninvestitionen und ein französischer Kinderbuchverlag gemeinsam?
Mehr als ihr vielleicht denkt.
The Growth Company, Exporo und Unique Heritage Media hatten alle Probleme, angesichts der riesigen Mengen an Papierkram, der bei ihnen anfällt, effizient zu arbeiten. Berge von Dokumenten, stundenlanges Hinterherlaufen nach Unterschriften und ewig lange Papierablagen führten dazu, dass diese sehr unterschiedlichen Unternehmen verzweifelt nach einer neuen Lösung für ihre Signaturverfahren suchten.
Das Problem spitzte sich durch die COVID-19-Pandemie drastisch zu und verlangte nach einer einfachen und schnellen Lösung.
Die Implementierung der API für elektronische Signaturen von HelloSign in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens brachte für alle Unternehmen erhebliche Vorteile.
Die Herausforderung
In allen Unternehmen dauerte der durchschnittliche herkömmliche Unterzeichnungsprozess auf Papier von der Erstellung der Dokumente bis zu ihrer Ablage nach der Unterzeichnung Wochen bis Monate.
Laut Juliette Zerah, Chief Legal Officer und Office Manager bei Unique Heritage Media, war die reine Menge der Dokumente für die Verlangsamung des Prozesses verantwortlich: „Jeder einzelne Autor hat allein in einem Jahr etwa 20 Dokumente zu unterzeichnen, seien es die ersten Verträge, Änderungen an bestehenden Verträgen oder etwas anderes.“
Louise Ryder arbeitet als Business Operations Manager bei The Growth Company. Für sie war die Lage beim Darlehensgenehmigungsprozess nicht besser. „Bei jedem Darlehensantrag durchliefen wir einen physischen Prozess mit sieben Schritten, um die Anträge unterschrieben und zurückgeschickt zu bekommen. Stellt euch vor, ihr bearbeitet ungefähr 10.000 Anträge pro Jahr. Das heißt, dass wir fast 200 Mal pro Woche denselben Prozess durchlaufen müssen.“
Die Corona-Pandemie wirkte sich laut Sören Krüger, IT-Sicherheitsbeauftragter bei Exporo, noch stärker auf den ohnehin schon langsamen Prozess aus. „Diese Probleme wurden mit dem Ausbruch der aktuellen Pandemie nur noch schlimmer, da jeder Vorgang, bei dem rechtsverbindliche Unterschriften erforderlich waren, drastisch verlangsamt wurde. Das hätte unternehmenskritische Vorgänge für uns stark gefährden können.“
Alle drei Unternehmen erkannten die dringende Notwendigkeit einer Veränderung und setzten auf die Integration der API für elektronische Signaturen von HelloSign. Und das haben sie erreicht:
Optimierte Arbeitsabläufe
Für Louise hat sich das durchschnittliche Darlehensverfahren drastisch verkürzt. „Früher dauerte es 2 Wochen, bis das Geld auf dem Konto des Antragstellers einging. Jetzt dauert es nur noch Minuten.“
Unique Heritage Media hat ähnlich profitiert. Wir können jetzt den gesamten Vertragsprozess von Anfang bis Ende an einem Tag erledigen, mit all dem Hin und Her, das damit verbunden ist. Vorher hätte das zwei oder vielleicht drei Wochen gedauert“, so Juliette.
Auch für das Team von Exporo hat sich die Veränderung ausgezahlt. „[Unsere Teams und Treuhänder] haben alle festgestellt, wie viel schneller wir Unterschriften beisammen haben – viel schneller als erwartet.“ Sörens Angaben zufolge geht es sogar so schnell, dass das Unternehmen eine Massenmail-Kampagne innerhalb von etwa vier Stunden fertigstellen kann.
Deutliche Steigerung der Effizienz
Die beträchtliche Verringerung an Teamarbeitszeit hat auch zu mehr Effizienz in anderen Bereichen geführt.
„Wir haben sehr viel Geld gespart“, so Sören. „Das liegt nicht nur daran, dass weniger gedruckt wird, weniger Papier, Ordner und adressierte Umschläge verbraucht werden, sondern auch, weil weniger Arbeitszeit benötigt wird.“
Für The Growth Company hatte dies erhebliche Auswirkungen auf die Personalplanung. Louise sagt: „Für alle administrativen Aufgaben, die das Unterzeichnen der vielen Formulare beinhaltete, war ein Team mit mindestens vier Mitarbeitern erforderlich. Jetzt kann nur eine Person die gleiche Arbeit erledigen. Also habe ich drei Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben in anderen Bereichen meiner Abteilung zur Verfügung.“
Unique Heritage Media konnte seine Ressourcen laut Juliette ebenfalls effektiver nutzen. „Wir und auch die Autoren sparen so viel Zeit, dass wir uns stärker auf andere Projekte konzentrieren können.”
Begeisterte Kunden
Und der dritte wesentliche Vorteil? Zufriedenere Kunden.
„Natürlich spielen Geld und Einsparungen eine wichtige Rolle für Unternehmen“, so Louise. „Aber damit Unternehmen überleben können, sind bei allen Änderungen auch Verbesserungen für die Kunden unerlässlich.“
Glücklicherweise konnten alle drei Unternehmen dies mithilfe von HelloSign erreichen.
„Oft hören wir von Lieferpartnern, dass der Kunde das Geld schon auf seinem Bankkonto hat, bevor er überhaupt weiß, dass der Kredit bewilligt wurde, weil das System so schnell ist“, freut sich Louise.
Laut Juliette verlief die Umstellung auf HelloSign besonders reibungslos. „Ich hatte ursprünglich gedacht, dass die Autoren eher mit Zurückhaltung reagieren und mehr Fragen zum neuen System haben würden, aber das war erstaunlicherweise gar nicht der Fall.“
Sören sagt ganz klar, was dies für sein Unternehmen im weiteren Sinne bedeutet. „Wir gehen einen Schritt weiter in unserer Entwicklung zu einem wirklich digitalen Unternehmen. Für unsere Teams und unsere Treuhänder ist das sehr begrüßenswert. Sie haben alle festgestellt, wie viel schneller wir Unterschriften beisammen haben.“
Nahtlose Arbeitsabläufe mit HelloSign
Vor diesem Hintergrund überrascht es nicht, dass die Unternehmen HelloSign in Zukunft verstärkt einsetzen möchten. Exporo hat das Tool bereits auf drei separate Anwendungsfälle innerhalb seines Unternehmens ausgeweitet, während Unique Heritage Media es weiter im gesamten Unternehmen einsetzen wird.
Laut den Prognosen eines IDC Worldwide-Reports wird die Branche für elektronische Signaturen in den nächsten 5 Jahren um 22 % pro Jahr wachsen und diese drei Unternehmen sind in der glücklichen Lage, hier Trendsetter zu sein.
Das Schlusswort gehört Sören von Exporo: „Je eher ihr auf HelloSign umstellt, desto schneller könnt ihr davon profitieren. Ihr werdet staunen, was man damit alles schaffen kann.“
Weitere Informationen darüber, wie die Technologie für elektronische Signaturen von HelloSign euer Unternehmen voranbringen kann, erhaltet ihr in unserem E-Book, das ihr hier herunterladen könnt. Ihr wollt euch ansehen wie unsere Kunden die HelloSign API anwenden? Dann schaut euch unsere Webinare an.
Schluss mit Drucken, Scannen und lästigen E-mail Anhängen:
