Home-Office: Wie wirkt sich das Home-Office auf unsere Produktivität aus?

Während einer Pandemie über Produktivität zu reden, ist wie eine Kritik an den noch spielenden Musikern auf der Titanic, als die Passagiere in die Rettungsboote flüchteten: „Was? Keine Zugabe?“

Ihr müsst euch gerade um vieles kümmern und könnt euch dabei nicht auch noch über eure Arbeitsleistung Gedanken machen – besonders wenn ihr in einem systemrelevanten Bereich arbeitet. Wenn ihr glücklicherweise im Home-Office arbeiten könnt, ist es fast schon eine Leistung, aufzustehen und den Tag zu bewältigen. Unsere Arbeit vermittelt jetzt auch das Gefühl, gebraucht zu werden. Aber wer behält die erledigte Arbeit im Blick, wenn sich jeder nur von Tag zu Tag hangelt?

Laut aktuellen Studien hängt das vor allem von der befragten Person ab. Da sehr viele Mitarbeiter jetzt im Home-Office arbeiten, ist eine lebhafte Diskussion über die Auswirkungen auf die Produktivität entstanden.

Laut YouGov gaben 54 % an, dass sie im Home-Office durch weniger Meetings, weniger Pendeln und ohne Ablenkungen durch die Kollegen produktiver arbeiten. Die Mitarbeiter bei der Social Security Administration gaben an, dass sie durch das Home-Office schneller arbeiten können.

Andererseits meint der Co-Autor der bekannten Studie über die positiven Auswirkungen des Home-Offices aus dem Jahr 2015, dass die aktuelle Home-Office-Situation eine Katastrophe für unsere Produktivität sei. Denn bei der Arbeit von zu Hause haben wir jetzt die Kinder um uns, arbeiten an ungeeigneten Arbeitsplätzen, haben keine andere Wahl und auch keine Tage im Büro.

Im dritten Teil unserer Home-Office-Reihe fragen wir Dropboxer-Mitarbeitern, ob sie sich produktiver oder weniger produktiv bei der Arbeit fühlen, seit sie im Home-Office arbeiten. Hier sind die 10 Kernaussagen aus der Befragung von Dropboxern aus Deutschland, Frankreich, Irland, Israel, Australien und den USA, nachdem nun alle schon seit fast drei Monate verteilt arbeiten.

Mehr Flexibilität und mehr Zeit für Konzentration

„Da ich schon seit 15 Jahren bei verschiedenen Unternehmen und Arbeitsstellen 2 oder 3 Tage im Home-Office gearbeitet habe, betone ich schon lange dessen Produktivität”, so Micha Sprinz, European Communications Manager bei Dropbox. „Wenn es darum geht, einen Plan zu erstellen, eine Story zu entwickeln oder konstruktive persönliche Gespräche zu führen, sind für mich die Ruhe und Konzentration im Home-Office einfach unschlagbar.”

„Als Mitarbeiterin, die außerhalb des Hauptsitzes arbeitet und in mehreren Regionen tätig ist, bin ich es gewohnt, über technische Tools mit internationalen Kollegen, Partnern und Kunden zu  kommunizieren. Die virtuelle Kommunikation funktioniert aber am besten, wenn die Beziehungen bereits durch persönliche Meetings vor Ort gefestigt wurden.“

„Durch das Home-Office lässt sich der Tag auch flexibler gestalten”, so Micha Sprinz. „Morgens gehe ich immer laufen. Dann konzentriere ich mich, solange ich noch fit und voller Adrenalin bin, mit einem Kaffee auf die wichtigsten Aufgaben. Danach gehe ich duschen und beginne mit den Meetings und den eher verwaltungstechnischen Aufgaben.“

„Im Home-Office kann man sich auch freie Zeitfenster einplanen, wenn es wichtigere Dinge gibt. Während der Coronakrise sind meine beiden Kinder zu Hause und ich kann mir einen bestimmten Zeitraum in meinem Arbeitstag freihalten, um ihnen bei den Hausaufgaben zu helfen, Filme zu drehen, neue Kuchenrezepte auszuprobieren, Möbel oder WarHammer-Sets zu lackieren. Ich kann aber auch ganz einfach die Gelegenheit nutzen und bei schönem Wetter an der frischen Luft Spaß haben.”

Durch neue Kanäle auf dem Laufenden bleiben

„Im Home-Office bin ich deutlich produktiver“, sagt Edouard Manche, Enterprise Account Executive für Dropbox Education und HelloSign. „Ich arbeite normalerweise im Pariser Büro und verliere durch das Pendeln fast eine Stunde meines Tages, was ziemlich anstrengend ist – Paris ist eine hektische Stadt! Durch diese gewonnene Stunde in meinem Arbeitstag bin ich konzentrierter und habe weniger Kontakt zu meinen Kollegen: Die Mischung aus sozialen Kontakten in der Arbeit und der Konzentration hat sich hin zu Letzterem verschoben.“

„Als Vertriebsmitarbeiter bin ich für die Umsatzziele verantwortlich. Deshalb setze ich mir selbst Ziele, um diese zu erreichen oder sogar zu übertreffen“, so Edouard Manche. Dafür muss ich mit Kollegen aus verschiedenen Bereichen, wie dem indirekten Vertrieb (Channel), Marketing und Pre-Sales, zusammenarbeiten. Damit alle auf dem gleichen Stand sind, braucht es keine regelmäßigen Meetings. Diese vermeiden wir so gut es geht und nutzen Slack-Channel oder ganz klassisch Telefonate, um Projekte voranzubringen.“

Kinderbetreuung und Arbeitsaufgaben in Einklang bringen

Laut Jonathan Seroussi, Engineering Manager und Site Lead in unserem Dropbox-Büro in Tel Aviv, Israel, gab es keine Auswirkungen auf die Produktivität ab dem 8. März, als das Team ins Home-Office gegangen ist.

„Als die Kindergärten und Schulen ab dem 15. März geschlossen wurden, hat sich für mich und viele andere einiges geändert“, sagt er. „Meine Frau und ich haben Zwillinge im Alter von viereinhalb Jahren. Wir beide arbeiten Vollzeit, deshalb haben wir unseren Tag in 6-Stunden-Schichten eingeteilt und wechseln uns zwischen Arbeit und Kinderbetreuung ab. Da ich die Gesamtarbeitszeit reduziert habe, kann ich mich jetzt besser auf das Wesentliche konzentrieren.“

„Als langsam klar wurde, dass diese Situation noch mindestens ein paar Monate andauern wird, habe ich meine Liste an Aufgaben und Prioritäten halbiert“, sagt Jonathan Seroussi. „Ich habe viele der strategischen Initiativen zurückgestellt und nur die wirklich notwendigen behalten. Ich habe auch einige meiner Meetings und persönlichen Gespräche entfernt, trotzdem versuche ich natürlich, an so vielen Meetings wie möglich teilzunehmen.“

„Das ist vielleicht die schlimmste Auswirkung auf meine Produktivität. Als Manager verlasse ich mich darauf, mich mit den Mitarbeitern treffen und eine Beziehung aufbauen zu können. Die fehlende Körpersprache und die zusätzliche Zeit in Zoom wirken sich deutlich auf meine Gelassenheit und Produktivität aus, weil ich ständig an mein Team denke.“

„Bei der Teamarbeit war die Produktivität bei laufenden Projekten höher“, sagt Jonathan Seroussi. „Meilensteine waren von der Situation nicht betroffen. Projekte, die noch in der Forschungs- oder Anfangsphase steckten, kamen allerdings schlechter in Schwung, weil die Teams häufig nicht genug Meetings abhalten konnten. Das liegt vor allem an den zeitlichen Einschränkungen der Mitarbeiter mit Kindern.“

„Ich habe eine kleine Tochter”, sagt Cappi Williamson, Head of EMEA Communications bei Dropbox. „Deshalb muss ich meine Tage jetzt viel überlegter vorausplanen als früher. Die Zeit, die ich vorher an einem Arbeitstag hatte, scheint im Vergleich unendlich. Ich frage mich, welche Meetings auf jeden Fall stattfinden müssen, wie ich die Kinderbetreuung mit meinem Mann aufteile und was die wichtigsten Aufgaben an jedem Tag und in jeder Woche sind. So konnte ich einige unnötigen Aufgaben reduzieren und meine Zeit besser nutzen. Es ist nicht immer einfach, aber irgendwie schaffe ich es.”

Leichter mit anderen Zeitzonen abstimmen

„Mehrere Teammitglieder haben gesagt, dass die Zusammenarbeit mit den Kollegen in der Bay Area jetzt eigentlich besser funktioniert“, so Jonathan Seroussi. „Wenn die Kollegen aus San Francisco nicht zur Arbeit pendeln müssen, können wir Meetings leichter auf eine frühere Uhrzeit am Abend ansetzen. Außerdem sagen die Teammitglieder, dass sie angesichts der aktuellen weltweiten Situation eine stärkere Bindung zueinander hätten aufbauen können, als das vorher möglich gewesen wäre, so eine Art Kameradschaftsgeist.”

„An der Westküste können wir Meetings jetzt etwas leichter mit anderen Zeitzonen abstimmen“, sagt McKenna Haniger, Analyst Relations bei Dropbox. „Die morgendlichen Pendelstunden sind jetzt frei und so haben wir ein paar Alternativen mehr, um uns mit den Kollegen an der Ostküste oder in Europa per Videochat zu treffen.”

„Ein Vorteil ist natürlich, dass ich nicht mehr überlegen muss, in welchem Zeitfenster ich zwischen meinem letzten Telefonat in der EMEA-Region und einer Besprechung mit einem Kollegen in San Francisco pendeln kann“, fügt Linus Haferkemper, Head of Customer Success für Deutschland, Österreich, Schweiz und Skandinavien, hinzu.

Regionale Standorte scheinen plötzlich weniger weit weg

„Da jetzt das gesamte Team verteilt arbeitet, gibt es keinen Unterschied mehr zwischen unserem Hauptsitz in San Francisco und den regionalen Standorten oder dem Home-Office“, sagt Le Tran, Head of Communications für die Region Asien-Pazifik und Japan. „Vorher mussten sich die regionalen Teams deutlich stärker am Hauptsitz orientieren – das gilt jetzt für alle. Jetzt arbeiten wir alle verteilt und es gibt keinen festen Mittelpunkt mehr, wir sind also alle gleichgestellt.“

Entgegenkommender werden

Linus Haferkemper sagt, dass sich sein Zeitmanagement durch das Home-Office vor allem aus zwei Gründen verbessert hat: „Erstens: Ich muss nicht mehr pendeln. Oft gehe ich morgens mit meiner Frau spazieren. Jetzt verbringe ich so viel mehr Zeit mit ihr. Wir unterhalten uns mehr und tiefgründiger. Auch unsere Ehe verbessert und stärkt sich dadurch. Zweitens: Die Menschen sind entgegenkommender. Im Vergleich zu Freunden, die aus verschiedenen Gründen nicht im Home-Office arbeiten können oder sogar ihre Arbeit verloren haben, bin ich sehr glücklich und dankbar, für Dropbox zu arbeiten – ein Unternehmen, das von umsichtigen Führungskräften gelenkt wird, die sehr menschlich agieren.“

„Ich hatte ein virtuellen Fireside Chat über die EMEA-Region mit Olivia [Nottebohm, Chief Operating Officer bei Dropbox] und sie hat genau die gleichen Aufgaben wie jeder von uns: Kochen, Waschen, den Rasen mähen“, sagt er. „Aktuell gibt es einfach ein viel größeres Verständnis dafür, dass man nicht unbegrenzt zur Verfügung stehen kann, dass es Wichtigeres im Leben gibt, als in einem Meeting zu sitzen.“

„Ich führe viele Videokonferenzen mit Kunden und sie alle sind in der gleichen Situation. Bei den Konferenzen habe ich häufig Kinder ins Bild laufen sehen. Dann unterbreche ich die Unterhaltung kurz, weil die Teilnehmer dann üblicherweise ihr Mikrofon stummschalten, die Kinder wegschicken und peinlich berührt sind. Ein kurzer Hinweis – wie zum Beispiel ‚Hey Daniel, bitte schau doch kurz nach ihr/koch bitte einen Tee/mach bitte einen kleinen Snack‘ – ist viel wichtiger als unsere Unterhaltung zum Thema Domainüberprüfung. Ich hoffe, dass die Verbesserungen bei den zwischenmenschlichen und geschäftlichen Beziehungen auch anhalten werden.“

Die Vorteile des eigenen Zuhauses schätzen

„Meine Produktivität hat sich in den ersten Wochen im Home-Office deutlich gesteigert. Ich war schon von meiner vorherigen Arbeitsstelle an das Home-Office gewöhnt“, sagt Linus Haferkemper. „Außerdem bin ich zu Hause besonders gut ausgestattet: höhenverstellbarer Schreibtisch, ein guter Bürostuhl – das ist einfach toll. Natürlich weiß ich, dass nicht jeder einen eigenen Raum für den Schreibtisch und so weiter hat. Deshalb verstehe ich, dass es viele Kollegen nicht erwarten können, endlich wieder im Büro arbeiten zu dürfen.“

Für Linus Haferkemper hat sich das Home-Office also nicht negativ auf seine Produktivität ausgewirkt. „Das liegt vielleicht auch daran, dass wir in unserem kleinen Hamburger Büro auf viele Dropboxer von anderen Standorten angewiesen sind“, erklärt er. „Ich konnte also noch nie einfach zu meinem Manager oder an den Platz eines Kollegen gehen. Die Zusammenarbeit lief dann eben über 75 Slack-Nachrichten oder 25 Minuten Videokonferenz – daran hat sich nichts geändert.“

Mit der Monotonie leben lernen

„Das Schwierigste am Confinement, wie es in Frankreich genannt wird, ist die Monotonie“, sagt Micha Sprinz. „Natürlich bin ich an das Home-Office gewöhnt und schätze es sehr und auch meine Familie ist mir sehr wichtig, aber die Abwechslung gibt dem Leben etwas Schwung – das Schwierigste am Lockdown war für mich, dass ich den Wechsel zwischen Zuhause und Home-Office nicht mehr mit einem Rockkonzert, meiner Chorgruppe oder einem schönen Abendessen in einem Bistro mit einem Freund durchbrechen konnte.“

„Anfangs fiel es mir sehr schwer, mich an die monotone Art der Arbeit, der Kommunikation und der Zusammenarbeit über einen einzigen Bildschirm anzupassen – und manchmal ist es immer noch schwer“, so Le Tran. „Mir fehlen die Unterbrechungen und Ablenkungsmöglichkeiten mit persönlichen Gesprächen, Small Talk in der Kaffeeschlange, Scherzen im Büro oder einfach nur für einen bestimmten Zeitraum konzentriert in Ruhe zu arbeiten.“

„Jetzt habe ich mich an das Home-Office gewöhnt und schätze die Ruhe am Morgen. Statt mich morgens fertig zu machen und zum Bus zu rennen, nutze ich die Zeit für einen Kaffee, Yoga oder einfach für eine ruhige Minute für mich selbst vor der Anmeldung. Es ist schön, den Tag entspannt angehen zu lassen.“

Sich produktiver, aber gleichzeitig auch unkreativer fühlen

„Meine Routine hat sich seit dem angeordneten Home-Office in San Francisco deutlich verändert“, sagt Natalie Mason aus unserem Product Communications-Team bei Dropbox. „Ich arbeite in Teilzeit als Fitnesstrainerin, also hat sich meine Routine von den Sweat-Sessions um 6 Uhr morgens, dem Pendeln und dem Einstieg in den Tag am Schreibtisch völlig verändert.“

„Während dieser Zeit fühle ich mich produktiver, aber auch unkreativer“, sagt Natalie Mason. „Ich bin sehr aufgabenorientiert, weil ich mein Team auf keinen Fall im Stich lassen möchte. Ohne die persönliche Kommunikation fühlt es sich aber eher so an, als würde man einzelne Schritte abarbeiten, statt gemeinsam am besten Ergebnis zu arbeiten.“

Neue Konzentrationsmöglichkeiten finden

„Im Home-Office habe ich nicht die typischen Büroabläufe und mir ist klar geworden, wie sehr mein Arbeitstag davon beeinflusst ist“, sagt McKenna Haniger. „Normalerweise finden Meetings und Präsentationen in Konferenzräumen statt. Beim Mittagessen tausche ich mich mit Kollegen aus. An einem ruhigen Platz lese ich Berichte und an meinem Schreibtisch kann ich mich perfekt auf die Arbeit konzentrieren. Zu Hause mache ich das jetzt alles von einem Platz aus. Ich kann mich schwerer an die unterschiedlichen Aufgaben anpassen, wenn ich keinen Ortswechsel habe, um meine Konzentration zu fördern.“

Dieser dritte Teil aus unserer Home-Office-Reihe beschreibt, wie sich unser Team an die verteilte Arbeitsweise anpasst.

Teil 1 lesen: Bürozeiten neu definiert – wie die Grenzen zwischen ,,Home’’ und ,,Office’’ verschwimmen

Teil 2 lesen: Wie dezentrale Teams die Grenze zwischen „Home“ und „Office“ ziehen